Paano hindi maging isang email slave: 7 tip mula sa pinuno ng LinkedIn

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang isang malaking bilang ng mga tao ay nahaharap sa parehong problema araw-araw: ang email, na idinisenyo upang i-streamline at ayusin ang mga proseso ng trabaho at komunikasyon, ay madalas na nagiging isang mabagsik na tagapangasiwa, na pinipilit kang bantayan ang mga papasok na tao, na parang nagtatrabaho ka sa isang conveyor belt. Sa sandaling magambala ka, ang patuloy na naipon na impormasyon ay mabilis na ginagawang isang dump ang isang malinis at malinis na mailbox, na magiging mas mahirap linisin kapag mas matagal kang hindi bumalik sa mail.

Ngayon, hatid namin sa iyo ang ilang simpleng tip para sa pamamahala ng iyong mga pakikipag-ugnayan sa email mula kay Jeff Weiner, CEO ng LinkedIn. Ang lalaking ito na naka-duty ay napipilitang makipag-ugnayan sa daan-daang tao araw-araw, at mayroon siyang ilang mga trick na nagbibigay-daan sa kanya na hindi malunod sa avalanche ng impormasyon na ito.

Ang aking inbox ay naging pangunahing sentro ng aking daloy ng trabaho - regular akong nakikipag-ugnayan sa mahigit 4,300 empleyado sa 26 na lungsod sa buong mundo sa pamamagitan ng koreo. Hindi ito nangangahulugan na ako ay palaging tagahanga ng email, o na wala akong mga sitwasyon kung saan ang aking trabaho sa mail ay kahawig ng trabaho sa Sisyphean.

Anyway, sa paglipas ng mga taon ay nakabuo ako ng ilang praktikal na alituntunin na nagbigay-daan sa akin na lumipat mula sa konsepto ng "mail controls me" sa konsepto ng "I control the mail".

1. Gustong makatanggap ng mas kaunting mail - magpadala ng mas kaunting mail

Ang payo na ito ay tila katawa-tawa na simple, lalo na sa konteksto ng isang karaniwang problema, ngunit para sa aking sarili, itinuturing ko itong ginintuang panuntunan para sa matagumpay na pamamahala ng email.

Ang konklusyong ito ay dumating sa akin sa panahon ng aking trabaho sa isang nakaraang kumpanya, kung saan dalawa sa mga taong pinakamalapit sa akin ang umalis sa kumpanya. Nakipag-usap sila nang napakahusay sa mga tao, nagsumikap at, tulad ng nangyari, nagpadala ng maraming mail. Habang nagtatrabaho sila para sa kumpanya, ang dami ng mga sulat na dumarating sa pamamagitan ng e-mail ay tila ganap na normal, gayunpaman, pagkaalis nila, nalaman ko na ang trapiko sa aking mail ay bumaba ng mga 20-30%.

Ang lahat ng aktibidad na ito sa koreo ay hindi lamang ang kanilang mga liham: naroon ang aking mga sagot sa kanila, ngunit mayroon ding mga liham at sagot mula sa lahat ng mga addressee na nakalakip sa sulat. Kadalasan ang mga mensaheng ito ay hindi nangangailangan ng aking obligadong pakikilahok sa talakayan.

Mula sa sandaling iyon, itinakda ko ang aking sarili ng isang malinaw na kondisyon - huwag magsulat nang hindi kinakailangan. Ang resulta: mas kaunting mail at mas maraming inbox order nang hindi nakompromiso ang mga aktibidad sa trabaho. Simula noon, sinubukan kong huwag lumihis sa panuntunang ito.

2. Markahan ang mga nakabinbing email bilang hindi pa nababasa

Ang pagmamarka ng isang email bilang hindi pa nababasa ay pangunahing nagbago sa paraan ng pagtatrabaho ko sa mail. Sapat na para sa akin na mabilis na dumaan sa mga papasok na titik, agad na sagutin ang mga pinaka-kagyat, at tanggalin ang mga hindi kailangan. Ang parehong mga titik na kailangan kong bumalik sa ibang pagkakataon, kung may oras, minarkahan ko bilang hindi pa nababasa. Tinatanggal nito ang takot na ang isang mahalagang liham, na binasa at hindi nasagot, ay makalimutan at ilibing sa bituka ng mailbox. Ang parehong diskarte ay nagbibigay-daan sa amin upang ipatupad ang isang uri ng listahan ng ToDo, na kailangan kong bumalik sa ibang pagkakataon.

Sinisikap kong tapusin ang bawat araw ng trabaho na may kaunting mga nakabinbing sulat, at sa isip ay hindi dapat. Kung sa araw na ito ay wala akong oras upang bumalik sa kanila, pagkatapos ay magsisimula ako sa kanila sa susunod na umaga ng trabaho.

3. Magtatag ng malinaw na iskedyul ng pagpapadala sa koreo

Sa nakalipas na ilang taon, ang buhay ko sa mga araw ng trabaho ay naaayon sa isang medyo malinaw na iskedyul. Gumising ng 5: 00-5: 30 ng umaga, isang oras sa post office, nagbabasa ng balita, almusal, nakikipaglaro sa mga bata, pagsasanay, opisina, pag-uwi, pagpapatulog ng mga bata, hapunan kasama ang kanyang asawa, pahinga (kadalasan ito ay nanonood ng TV na may kasamang paglilinis ng inbox folder sa panahon ng mga ad at boring moments).

Ito ay lumabas na ang pagsunod sa gayong iskedyul, madali kong mapamahalaan ang mail, gayunpaman, sa sandaling mabago nang kaunti ang iskedyul, nagsisimula ang kaguluhan sa mailbox.

Sa kasong ito, hindi mo mararamdaman ang tumataas na presyon mula sa pagkaunawa na ang iyong kahon ay biglang maiiwan nang hindi nag-aalaga. Ang pagsubaybay sa iskedyul ay makakatulong na panatilihing kontrolado ang mga bagay. Nakatulong ito kay Benjamin Franklin, nakatulong din ito sa iyo.

4. Ipahayag ang iyong sarili nang mas malinaw

Tandaan ang sirang laro ng telepono? Ito ay medyo nakakatawa noon, ngunit ngayon ang lahat ay isinasaalang-alang sa konsepto ng trabaho at negosyo, at walang oras para sa mga laro.

Napakahalaga ng mga salita at dapat piliin nang maingat upang maiwasan ang kalabuan at hindi pagkakaunawaan. Kung mas hindi malabo at malinaw na maunawaan ang iyong teksto, mas malamang na makakatanggap ka ng pangalawang liham na humihiling na linawin ang una.

5. Isipin ang mga tatanggap

Madalas na tila ang To at Cc na mga field ay nakikita ng marami na pareho. Sa katunayan, sa kanilang tulong, maaari mong malinaw na linawin kung alin sa mga tatanggap ang inaasahan mong tugon, at kung kanino ipinadala ang isang kopya ng liham upang mapanatili siyang alam.

Sa katunayan, ang hindi pag-highlight sa mga tatanggap kung saan kinakailangan ang isang tugon ay ang pinakamabilis na paraan upang lumikha ng gulat at pagkalito sa sulat. 6 na tatanggap sa halip na 1 tatanggap at 5 kopya ay 5 dagdag na posibleng tugon, na ang bawat isa ay maaaring lumaki sa isang buong hiwalay na hanay ng mga titik.

6. Kumpirmahin ang resibo

Kung ikaw ay ipinahiwatig bilang ang tatanggap, at ang liham ay talagang naka-address sa iyo, huwag maging tamad na ipaalam sa nagpadala na natanggap mo ang liham. Hindi mo kailangan ng maraming salita, isang simpleng "natanggap" o "natanggap" ay sapat na. Ito ay magiging isang senyales na natanggap mo ang impormasyon nang buo at sa angkop na dami at na ang nagpadala ay hindi na kinakailangang magpadala sa iyo ng ibang bagay sa parehong paksa.

Kung hindi mo nakumpirma ang resibo, ang nagpadala ay nananatiling ganap na hindi alam ang sulat. Marahil ito ay nawala sa kaibuturan ng iyong kahon? Kung ito ay mahalagang impormasyon, kung gayon ang pagdududa at pagkabalisa ay pipilitin ang nagpadala na sumulat sa iyo ng isa pang liham na may kahilingan upang kumpirmahin ang pagtanggap ng unang liham, o upang magtanong sa ibang tao tungkol sa iyong presensya sa lugar ng trabaho. Dagdag na tao ang kasangkot, dagdag na liham ang ipinapadala at natatanggap.

7. Panatilihin ang mga emosyon sa labas ng mail

Ang email ay maaaring maging isang kapaki-pakinabang na tool kung ginamit nang tama. Maaari rin itong maging isang mapanirang puwersa kung ginamit nang hindi tama. Ang pinakakaraniwang halimbawa ay ang paggamit ng mail upang talakayin ang mga kontrobersyal, magkasalungat at sensitibong mga isyu.

Ito ay hindi tumitigil sa paghanga sa akin kung paano ginagamit ng mga tao ang mga salita at ekspresyon sa mga sulat na hindi nila sasabihin sa harap ng parehong madla.

Kung biglang nahanap mo ang iyong sarili sa gayong sulat, pagkatapos ay gawin ang isang simpleng bagay - huminto. Maaari mong lutasin ang isang hindi pagkakaunawaan o salungatan sa pamamagitan ng pagkuha sa telepono at pagtawag sa addressee, o sa pamamagitan ng personal na pakikipagpulong sa kanya. Ang ganitong mga maselang bagay ay hindi dapat pag-usapan sa textual na sulat. Ang teksto ay hindi naghahatid ng emosyonal na bahagi, intonasyon at iba pang mahahalagang bagay na maaaring maging mapagpasyahan para sa isang nakabubuo na solusyon sa isyu.

(sa pamamagitan ng Jeff Weiner)