Paano namin hinahayaan ang email na kontrolin kami at kung ano ang gagawin tungkol dito

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ito ay isang sipi mula sa isang libro ng American journalist at speaker na si Phil Simon. Ito ay tungkol sa kung paano nilusob ng mga tao ang buhay ng isa't isa sa pamamagitan ng email at kung paano ito haharapin.

Kung, kapag nagtatrabaho sa e-mail, tila sa iyo ay naglalaro ng isang laro kung saan kailangan mong "mahuli" sa isang martilyo ang isang nunal na biglang gumapang sa isa o sa iba pang lungga, hindi ka nag-iisa. Bilang default, ang email ang pangunahing channel para sa mga komunikasyon sa negosyo. Ayon sa Radicati Group, ang karaniwang klerk ng opisina ay tumatanggap ng mga 100 email sa isang araw. Ang bilang na ito ay tumataas taun-taon ng 15%. Noong Hulyo 2012, naglathala ang consultancy na McKinsey Global Institute ng isang ulat na pinamagatang The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Sinasabi nito na ang mga front-line na empleyado ay gumugugol ng 28% ng kanilang oras sa pamamahala ng email.

Pag-isipan mo. Kung mayroon kang 50 oras na linggo ng trabaho, 14 na oras ng linggong iyon ang gugugol sa pagbabasa at pagsusulat ng mga email. Halos hindi ka gumugugol ng maraming oras sa Word, Excel, o iba pang mga programa sa trabaho.

Maaaring hindi problema ang mga numerong ito kung ang email ay talagang isang epektibong channel ng komunikasyon. Sa halip, ito ay para sa ilang mga kumpanya. Ngunit sa karamihan ng mga kaso, hindi ito ang kaso. Siyempre, may karapatang umiral ang email, ngunit huwag madala. Ipinakita ng pananaliksik na ang patuloy na pagsuri sa iyong inbox ay nagpapababa ng iyong antas ng IQ.

Sa mga nagdaang taon, ang email ay naging isang tunay na salot ng mga komunikasyon sa negosyo. Gayunpaman, hindi mo siya dapat sisihin sa lahat ng problema. Ang teknolohiyang paninisi ay maginhawa: ito ay isang magandang dahilan upang hindi tumingin sa salamin. Pagkatapos ng lahat, kung titingnan natin ang loob, mauunawaan natin na ang problema ay hindi sa email bilang ganoon, ngunit sa kung paano natin ito ginagamit.

Ang punto ay hindi mag-opt out sa email (bagama't may ilan). Ang punto ay gamitin ito sa makatwiran.

Saan magsisimula?

Unawain ang email ≠ pag-uusap

Hindi ka maaaring magsagawa ng dialogue sa pamamagitan ng e-mail sa parehong paraan tulad ng sa totoong buhay. Palaging may mga agwat sa oras sa pagitan ng mga titik, at ang mga text message ay hindi nagpapahiwatig ng malapit na mapagkaibigang pagpapakita sa kausap. Justin Kruger ng New York University at Nicholas Epley ng Unibersidad ng Chicago na ang kakulangan ng mga di-berbal na pahiwatig ay mali ang interpretasyon ng mga tao sa mga email.

Natuklasan ng mga psychologist na posible lamang na maipaliwanag nang tama ang mood sa isang text message sa kalahati ng mga kaso. Ang mga ngiti, sayang, ay hindi makakatulong, halimbawa, na makilala ang katatawanan mula sa panunuya. Madalas itong humantong sa hindi pagkakaunawaan. Handa ka na bang mag-flip ng barya sa tuwing sinusubukang hulaan kung naiintindihan ng iyong kausap ang iyong mensahe?

Sundin ang tatlong titik na tuntunin

Kapag natanggap mo na ang katotohanan na ang email ay hindi ang pinakamagandang lugar para sa puso-sa-pusong pag-uusap, magpatuloy sa pagkilos.

Gamitin ang panuntunan ng tatlong titik: kung hindi naresolba ang isyu sa tatlong email, kailangan ng personal na pagpupulong.

Naaangkop ito sa parehong mga gawaing pang-administratibo (tulad ng pag-iskedyul ng pulong) at personal. Makakatipid ito ng maraming oras at maraming pagkabigo. Gayunpaman, hindi lahat ay nagustuhan ito, maging handa sa hindi kasiyahan ng ilang mga kasama. Sa isang makatwirang halaga ng pagpapalagay, ngunit oras na upang mapupuksa ang "mail para sa lahat ng mga katanungan" na saloobin.

Huwag lutasin ang mga kagyat na bagay sa pamamagitan ng email

Kung talagang mahalaga ang problema at nangangailangan ng agarang aksyon, huwag itong tugunan sa mga email. May telepono para dito. Gawin itong panuntunan sa iyong kumpanya.

Huwag gumamit ng email upang pamahalaan ang mga gawain

Ang email ay hindi isang task manager. Ngunit maraming tao ang gumagamit ng email bilang ganoon. Hindi nakakagulat, sila ay patuloy na ginulo. Binuksan ko ang aking inbox upang tingnan ang aking mga gawain, at isang stream ng trabaho at mga personal na mensahe ang nahulog sa iyo. Madaling lumipat sa kanila, nalilimutan kung bakit mo binuksan ang mail client.

May mga standalone na application para sa pamamahala ng gawain: DropTask, at iba pa. Ang mga ito ay hindi isang kapalit para sa email, sila ay nakatuon sa mga layunin na sinusubukan mong makamit.

Ito ay pareho sa pamamahala ng proyekto., o Basecamp - maginhawa at abot-kayang mga tool na magliligtas sa iyo mula sa mga kilometro ng chain ng mensahe.

Huwag ituring ang komunikasyon na parang pagmimina ng karbon sa isang minahan

Iilan ang libre sa kanilang mga relasyon sa trabaho. Marami, kasama na dahil hindi nila mapipili ang kanilang mga kasamahan, kliyente at kasosyo. Ang ilan sa kanila ay masyadong "abala" upang makipag-usap sa telepono - mas gugustuhin nilang magsulat ng isang dosenang mensahe sa halip na talakayin ang lahat sa salita sa loob ng dalawang minuto.

Sa kasong ito, kailangan mong bigyang-pansin ang paraan ng kanilang komunikasyon (mga salita, parirala, at iba pa). Tanungin ang iyong sarili kung gusto mo talagang makipag-ugnayan sa mga taong umiiwas sa telepono at nagsasalita. Tingnang mabuti ang mga naghahanap ng trabaho para sa isang bakanteng posisyon sa iyong kumpanya, mga potensyal na kliyente o mga potensyal na supplier sa hinaharap. Kung sa una ay nakikipag-usap sila na parang nagmimina sila ng ore sa isang minahan, ano ang mga pagkakataon na sila ay magbago?

Alalahanin ang buhay sa labas ng email

Siya ay! Huwag matakot na isara ang iyong mailbox. Hindi guguho ang mundo. Ito ay malinaw, ngunit para sa marami maaari itong maging isang paghahayag. Halimbawa, sa Klick Health, ang mga empleyado ay gumagamit ng e-mail. Ayon sa CEO nito, ang email ay isang tool na nagbibigay ng kontrol sa sarili nito sa ibang tao.

Ano sa tingin mo: ang email ba ay talagang namamahala sa mga taosa pamamagitan ng pagpapataw ng mga gawain at ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pagpapatupad sa kanila?