Paano magpadala ng mga empleyado sa mga paglalakbay sa negosyo nang walang papeles: personal na karanasan

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Sinasabi namin sa iyo ang tungkol sa mga pangunahing problema sa paglalakbay sa negosyo at ipinapaliwanag kung paano mo malulutas ang mga ito.

Problema # 1. Tamad na sistema ng pag-apruba

Ang bawat biyahe ay isang grupo ng mga sulat kung saan ako ay gumaganap bilang isang tagapamagitan. Ito ay tumatagal ng maraming oras upang magpadala ng mga mensahe, bukod sa may pagkakataon na malito at magkamali, lalo na kapag maraming tao ang lumilipad.

Minsan napagkamalan ko ang isang empleyado at pumayag ako ng tiket para sa maling flight. Ito ay hindi maibabalik, kaya ang kumpanya ay kailangang gumastos ng pera sa pangalawang tiket, na may tamang petsa, at mawalan ng halos 10 libong rubles.

Paano malutas ang problema

maikli: i-automate ang proseso.

Ang mga serbisyo para sa online na pag-book ng mga biyahe ay nakayanan ang gawaing ito - sinubukan ko ito. Maaari itong magamit upang magplano ng mga paglalakbay sa negosyo, bumili ng mga tiket sa eroplano at tren, at mag-book ng mga hotel. Hindi mo kailangang magbayad para sa pagkonekta at paggamit ng serbisyo.

Ang serbisyo ay maaaring gamitin hindi lamang ng head at office manager, kundi pati na rin ng lahat ng empleyado ng kumpanya. Walang limitasyon sa bilang ng mga gumagamit, kaya agad kong in-upload ang data ng lahat ng mga lalaki na pumunta sa mga business trip sa profile ng Lifehacker sa OneTwoTrip for Business. Maaari mo itong idagdag nang manu-mano o mula sa XLS at CSV file. Upang gawin ito, sa seksyong "Mga Empleyado" mayroong isang "Import" na pindutan.

Kapag nagdadagdag ng isang user, maaari mong agad na ipasok ang data ng mga Russian at dayuhang pasaporte, upang hindi mapunan muli ang mga ito sa bawat oras.

Para sa bawat empleyado, maaari kang magtakda ng limitasyon sa paglalakbay at paghigpitan ang mga karapatan sa pag-access. Halimbawa, magtakda ng limitasyon para sa isang order at pumili ng hotel hanggang tatlong bituin. Kapag umalis ang isang empleyado, na-block ang kanilang profile. Hindi niya maipasok ang kanyang personal na account, ngunit ang buong kasaysayan at pag-uulat tungkol sa kanya ay mananatili.

Ito ay lubos na pinasimple ang aking trabaho: ang isang empleyado ay maaaring mag-log in sa kanyang personal na account gamit ang kanyang password, piliin ang nais na flight at hotel at i-book ang mga ito nang hindi nagbabayad. Upang sumang-ayon sa mga tiket, hindi mo kailangang magpadala ng mga screenshot sa Telegram: ang direktor, bilang isang administrator, ay nakikita ang mga reserbasyon at mga order ng lahat ng empleyado sa seksyong "Mga Order".

Problema # 2. Mataas na gastos

Sinusubukan naming magplano ng mga biyahe nang maaga upang makabili ng mga tiket nang mas mura. Totoo, hindi ito palaging gumagana.

Paano malutas ang problema

maikli: makatipid sa mga tiket at hotel sa pamamagitan ng pagbili ng mga ito sa pamamagitan ng online na serbisyo sa paglalakbay.

Ang OneTwoTrip for Business ay ginagarantiyahan na ang mga tiket sa eroplano ay pareho o mas mura kaysa sa mga indibidwal.

Ang mga pagtitipid ay nakakamit sa pamamagitan ng mataas na turnover at direktang pagkontrata sa mga airline at hotel.

Nag-aalok ang site ng humigit-kumulang 2 milyong mga opsyon sa tirahan para sa iba't ibang badyet: mga hotel, apartment, hostel. Mahigit sa 1,000 sa mga pinakasikat ang may sariling relasyon sa OneTwoTrip for Business. Kung ang bagay na kailangan ng kliyente ay wala sa system, ang serbisyo ay maaaring magtapos ng isang kontrata dito kapag hiniling.

Kung ang mga plano ay nakumpirma at ang paglalakbay ay naaprubahan, ang mga tiket ay maaaring mabili sa dalawang pag-click. Kung hindi, kanselahin lamang ang iyong reserbasyon. Ang lahat ng airline loyalty card ay may bisa, kaya maaari kang magpatuloy sa pag-iipon ng milya. Ang serbisyo ay nag-aayos ng mga promosyon sa mga bangko: halimbawa, maaari itong magbalik ng cashback na may mga bonus para sa mga pagbili gamit ang isang corporate card.

Problema # 3. Mahabang ticketing at pagsingil

Kapag napagkasunduan na ng manager ang mga ticket at hotel, nakikipag-ugnayan ako sa airline at hotel para makatanggap ng invoice para sa pagbabayad. Ang bawat organisasyon ay may sariling mga patakaran sa pagbabayad para sa mga legal na entity: sa isang lugar kailangan mong sumulat sa e-mail, sa isang lugar na kailangan mong punan ang isang Excel file na may mga detalye ng kumpanya, sa isang lugar - isang form sa website. Nagkataon na kailangan kong paulit-ulit na tumawag sa hotline para makakuha ng mga dokumento. Ito ay tumatagal ng maraming oras, at ang pag-isyu ng tiket kung minsan ay tumatagal ng ilang araw. Ang ilang mga kumpanya ay hindi nagbibigay ng mga invoice sa mga legal na entity. Sa ganitong mga kaso, kailangan mong isuko ang pagbili at maghanap ng ibang flight o hotel.

Paano malutas ang problema

maikli:magbayad para sa mga tiket at sa hotel na may isang invoice sa website ng serbisyo para sa pag-aayos ng mga paglalakbay sa negosyo.

Sa OneTwoTrip for Business, ako at ang iba pang mga empleyado na may naaangkop na access ay maaaring mag-book at magbayad para sa mga tiket at hotel nang kasingdali ng mga indibidwal. Ang buong proseso ay tumatagal ng 2-3 minuto: ipinasok mo ang iyong personal na account, punan ang petsa at patutunguhan at piliin ang nais na flight. Hindi mo kailangang ipasok ang data ng pasaporte at numero ng bonus card, awtomatiko silang mai-load kapag pumili ka ng isang empleyado mula sa listahan.

Bilang karagdagan, maaari kang lumikha ng isang kumplikadong itinerary o ayusin ang iyong paglalakbay nang mas flexible. Halimbawa, lumipad isang araw kasama ang iba't ibang airline: sa umaga mula Ulyanovsk hanggang Moscow kasama ang Aeroflot, at sa gabi pabalik sa Pobeda. Ito ay pinapayagan dahil ang online na serbisyo ay maaaring "magdikit" ng mga tiket mula sa iba't ibang airline sa isang order. Kung ikaw mismo ang mag-aayos ng iyong biyahe, sa kasong ito, aabutin ng mas maraming oras: pagsusulatan sa dalawang airline, dalawang invoice para sa pagbabayad, dalawang beses sa dami ng pagsasara ng mga dokumento.

Maaari kang magbayad para sa mga tiket at hotel sa dalawang paraan: sa pamamagitan ng deposito at paggamit ng corporate bank card. Gumagamit ako ng deposito - kailangan mong lagyan muli ito nang maaga para sa anumang halaga sa pamamagitan ng pag-invoice mula sa seksyong "Account". Ang pagbili ay nagaganap kaagad, at hindi lamang sa mga oras ng pagbubukas ng bangko.

Para sa anumang problema, maaari kang makipag-ugnayan sa service support team. Nagtatrabaho siya sa buong orasan at magbibigay ng tulong, kahit na mangyari ang force majeure sa gabi o sa katapusan ng linggo.

Problema Blg. 4. Pagsasara ng mga dokumento

Ang business trip ay hindi nagtatapos sa pagbili ng mga ticket at hotel reservation. Higit pang pagsisikap ang kailangan upang maihanda ang mga dokumento ng pagsasara. Dapat silang hilingin nang hiwalay sa airline at hotel, na nagpapadala sa kanila ng eksklusibo sa papel. Kadalasan, ang mga pagpapadala ay hindi dumarating sa pamamagitan ng koreo at nawawala. Ibinunyag ito sa panahon ng pag-uulat, kaya kailangan mong agarang hanapin ang contact ng isang taong maaaring duplicate ang mga dokumento sa pagsasara.

Paano malutas ang problema

maikli:ipagkatiwala ang pagbuo ng mga pagsasara ng mga dokumento OneTwoTrip for Business.

Sa OneTwoTrip for Business na may mga invoice at ulat, mas simple ang lahat. Bawat buwan ay nakakatanggap kami ng isang aksyon para sa lahat ng mga serbisyo at isang invoice para sa mga hotel na may VAT, bawat quarter - isang pagkilos ng pagkakasundo. Ang lahat ng mga invoice at ulat ay iniimbak sa seksyong "Mga Dokumento." Maaari mong i-configure kung sino sa mga empleyado ang may access sa kanila - sekretarya, accountant, manager. Ang mga dokumento ay walang limitasyon sa panahon ng pag-iimbak sa iyong personal na account at magagamit anumang oras.

Ano ang ilalim na linya

Ang pag-aayos ng mga paglalakbay sa negosyo sa pamamagitan ng nakakatipid ng pera at oras. Ang serbisyo ay nagpapahintulot sa iyo na:

• tanggihan ang mahabang sulat sa mga airline at hotel;
• i-coordinate ang mga biyahe nang direkta sa ulo;
• mag-book ng pinaka-pinakinabangang mga opsyon sa paglipad at tirahan;
• mag-isyu ng mga tiket at hotel sa loob ng 2-3 minuto sa isang lugar;
• magbayad para sa mga tiket nang hindi naghihintay para sa invoice;
• gawing simple ang paghahanda at pag-iimbak ng mga pagsasara ng mga dokumento.