Paano pamahalaan ang mail: 10 tip mula sa kawani ng TED

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang empleyado ng TED na si Michael McWaters ay nagbahagi ng 10 tip sa kanyang blog para panatilihing malinis ang kanyang inbox.

Sino, kung hindi mga editor at tagapamahala ng TED, ang maaari mong pag-usapan ang mga paraan ng pagharap sa masikip na mail. Ayon sa kanila, daan-daang liham ang dumarating sa kumpanya araw-araw, at ang counter ng mga papasok na email para sa ilang empleyado ay lumampas na sa isang libo matagal na ang nakalipas.

Si Michael McWaters, TED UX Architect, ay nag-aalok ng 10 solusyon sa problemang ito.

Wala ka nang oras sa hinaharap kaysa sa ngayon

Napansin ni Michael na maraming tao ang nagpapaliban sa pagpapadala ng koreo para sa ibang pagkakataon dahil naniniwala sila na sa isang punto sa hinaharap ay magkakaroon sila ng mas maraming oras para gawin ito. hindi. Ang antas ng iyong trabaho ay malamang na manatili sa susunod na linggo, buwan, taon. Baka matuwa ka pa dito. Ngunit magkakaroon ng parehong dami ng oras para sa mail. Kaya simulan ang pakikipagtulungan sa kanya ngayon.

Subukang magsimula sa simula

Mayroong dalawang paraan upang gawin ito:

1. Maglaan ng ilang oras at pumunta upang linisin ang iyong mail sa ilang hakbang. Depende sa kung gaano karaming mga email ang mayroon ka, aabutin ka ng hanggang sampung pass para i-clear ang mga ito. Kung ito ay mahirap, hatiin ang trabaho sa ilang 15 minutong tipak.
2. Go for broke. Maglaan ng tatlo o apat na oras at gawing perpekto ang iyong Inbox sa kalinisan at kaayusan.

Maglaan ng ilang oras bawat araw

Para kay Michael, ito ang pinakamahirap na bahagi ng plano. Kakailanganin mong magtrabaho sa iyong mail nang maraming beses araw-araw. Pinapayuhan niya na maglaan ng 15 minuto bawat apat na oras at tumuon lamang sa iyong inbox.

Kung ang liham ay hindi masyadong mahalaga - tanggalin

May isang tukso na ipadala ang bawat isa o hindi gaanong mahalagang sulat sa isang hiwalay na folder upang harapin ito sa ibang pagkakataon. Ngunit kung ang liham ay hindi karapat-dapat sa iyong pansin sa ngayon, tanggalin ito.

Mag-unsubscribe sa bawat hindi kinakailangang mailing

Madalas akong nagkakasala sa pamamagitan lamang ng pagtanggal ng mga email mula sa mga mail na hindi kawili-wili sa akin. Si Michael ay mas kategorya:

Kung ang newsletter ay hindi kawili-wili sa iyo, hindi lamang tanggalin ang sulat, ngunit mag-unsubscribe din dito.

Sa ibaba ng bawat titik ay may button na "Mag-unsubscribe" o Mag-unsubscribe. Gamitin ito ayon sa itinuro. At mas madalas mas mabuti. Maaari mo ring gamitin ang serbisyo ng Unroll.me, na aming pinag-usapan dito. Awtomatikong ia-unsubscribe ka nito mula sa mga hindi kinakailangang mailing.

Kung ang mensahe ay nasa iyong inbox pa rin, basahin ito

Kung na-verify ang liham, at hindi ka nag-unsubscribe at hindi mo agad tinanggal, basahin ito. Kung ito ay maikli, basahin ito kaagad. Kung mahaba ito, ipadala ang email sa naunang ginawang Read folder at bumalik dito kapag mayroon kang mas maraming libreng oras. Naniniwala si Michael na kung tapat ka sa iyong sarili, ang pinakamababang porsyento ng lahat ng mga titik ay mahuhulog sa folder na ito.

Mas mainam na sagutin kaagad ang mga maikling email

Kung ang email na iyong ipinadala ay nangangailangan ng mabilis na tugon, mangyaring tumugon … kaagad. Huwag maghintay. Pagkatapos ipadala ang iyong tugon, tanggalin ang email. Kung ang sulat ay naglalaman ng kopyang ipinadala sa ibang tatanggap, at hindi niya kailangang malaman ang iyong sagot, alisin ito sa mga tatanggap.

Magpasa ng mga email sa mga kasamahan kung makakatugon sila nang mas mahusay

I-redirect ang email na may kaunting paliwanag at tanggalin ito sa iyong inbox.

Maging abala sa pag-uuri

Ang anumang serbisyo ng mail ay nagbibigay sa mga user ng kakayahang lumikha ng mga folder. Ito ang pinakamahusay na tool para sa pagharap sa masikip na mail. Gumawa ako ng folder para sa trabaho, litrato, pag-aaral at iba pang bagay. Iminumungkahi ni Michael ang paggawa ng mga folder na "Mga Proyekto", "Iba pa", "Tumugon sa Mamaya". Ang pangunahing bagay ay ang pakiramdam mo ay komportable.

Piliin ang tamang application

Para sa akin, ang Mailbox ay naging isang application. Si Michael din ang pinili niya. Ngunit mayroong maraming mga pagpipilian. Maaari mong ipasok ang salitang "mail" at ang pangalan ng OS kung saan hinahanap mo ang isang kliyente sa paghahanap para sa Lifehacker. Ipinapangako ko na makakahanap ka ng angkop.

kinalabasan

Kung hindi mo mabasa ang artikulo (sabihin sa amin kung bakit), narito ang isang maikling listahan ng lahat ng mga hakbang:

1. I-disassemble ang iyong Inbox sa ilang round.
2. Magpasya kung ano ang gagawin sa sulat sa sandaling dumating ito.
3. Linisin ang iyong mail paminsan-minsan.
4. Mag-unsubscribe mula sa mga hindi kinakailangang mailing.