"0 papasok" - isang malinaw na sistema para sa pagpapanatili ng zero inbox

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Sa pagbabasa ng artikulong ito, ikaw ay magiging hari ng mga email. Sa totoo lang.

Para sa marami, ang e-mail ay isa pa ring walang kalaban-laban na tool sa pagtatrabaho at araw-araw na pagdurusa. May pitong papasok na liham, at mabilis niyang aayusin ang mga ito ngayon. May 46 incoming, pero sa isang araw, sanay na rin siya. Para sa bawat tao, mayroong isang tiyak na limitasyon para sa bilang ng mga papasok na email bawat araw, na makakayanan niya nang hindi inaantala ang pagproseso sa susunod na araw at, nang naaayon, nang hindi gumagawa ng mga blockage sa e-mail box. Maaari mong tawaging "natural" ang threshold na ito.

Kung mayroong higit pang mga email kaysa sa maaaring iproseso ng isang tao, kailangan mong baguhin ang iyong diskarte sa pamamahala ng email. Tataasin nito ang threshold sa halagang kinakailangan sa isang partikular na kaso. Kailangang pamahalaan ang 100 email sa isang araw? Nangangahulugan ito na magagawa mo ang 100, gamitin lamang ang tamang pamamaraan kapag nagtatrabaho sa mail. Alin? Sabihin na natin ngayon.

Ang tanging tagapagpahiwatig na ang isang tao ay maaaring humawak ng mail ay zero na papasok na mail sa pagtatapos ng araw ng trabaho. Ang pangunahing prinsipyo ng karampatang pagproseso ng mga papasok na mensahe ay ang pag-unawa kung anong uri ng liham ang nasa harap mo. Una kailangan mong matutunan kung paano malinaw na uriin ang mga titik at malaman kung ano ang gagawin sa bawat uri.

Ang lahat ng mga papasok na email ay maaaring hatiin sa pitong kategorya:

1. Hindi mo kailangang sumagot, hindi mo kailangang basahin. Mayroong dalawang paraan para sa mga naturang titik: i-archive o tanggalin. Kung nakatanggap ka ng isa pang newsletter na hindi mo nabasa, pagkatapos ay gawin ang iyong sarili ng isang pabor - mag-unsubscribe. Isang aksyon kapalit ng pag-alis ng dose-dosenang mga naturang email sa hinaharap. Nais naming matutunan kung paano makayanan ang daloy ng mga titik sa isang araw? Mas madaling hawakan ang mas kaunting daloy. Huwag matakot na makaligtaan ang isang bagay na mahalaga. Dadalhin ka ng talagang kinakailangang impormasyon sa ibang paraan at lalabas sa harap mo kahit isang beses pa.
2. Sa mga kalakip na file. Ang mga ito ay maaaring mga abiso tungkol sa pangangailangang magbayad para sa isang bagay o impormasyon para sa kasalukuyan o hinaharap na trabaho. Ito ay kapaki-pakinabang upang lumikha ng hiwalay na mga folder para sa naturang mga titik, ngunit walang panatismo. Masyadong maraming folder? Pasimplehin. Upang makahanap ng isang bagay na kailangan mo sa ibang pagkakataon, kailangan mo ng hindi isang libong mga folder, ngunit ang kakayahang gamitin ang mga function ng paghahanap ng mailer.
3. Sumagot sa kalooban. Ang sagot ay tila opsyonal, ngunit kung minsan ang kagandahang-loob ay nakakatulong. Dito, kumilos nang eksklusibo ayon sa sitwasyon.
4. Sa isang margin ng oras para sa familiarization. Kawili-wiling basahin, ngunit hindi kinakailangan. Subukang ikategorya ang pinakamaraming email hangga't maaari dito at sa nakaraang kategorya. Ito ang susi sa epektibong paghawak ng mail.
5. Kailangan kong sagutin ngayon. Ang lahat ay simple dito: kunin at sagutin alinman ngayon, kung ang isang bagay ay napaka-kagyat, o sa pagtatapos ng araw ng trabaho.
6. Kailangan kong sumagot, ngunit hindi ngayon. Ang kagandahan ng email ay hindi ito isang chat o isang telepono. Walang umaasa at hindi dapat umasa ng agarang tugon sa pamamagitan ng email, kung hindi ito nakasaad sa header ng liham. Kung ang isang partikular na araw ay pinangalanan bilang ang deadline para sa isang tugon, o ikaw mismo ang nakakaalam at naiintindihan kung gaano katagal kailangan mong magbigay ng sagot, pagkatapos ay ilagay ang mga naturang titik sa naaangkop na folder. Halimbawa, "Tumugon sa Lunes," "Tumugon sa Martes," at iba pa. Gumawa ngayon ng iyong sarili ng checklist, na naglalaman ng item na "Sa umaga, ipagpaliban ang proseso ng mail para sa araw na ito." Mayroon ding mga espesyal na tool sa automation para sa mga naturang layunin: para sa Gmail, at.
7. Hindi maintindihan na sulat. May mga titik na mahirap ikategorya. Huwag pahirapan ang iyong sarili sa mga pagmumuni-muni at sumang-ayon sa iyong sarili na uriin ang mga naturang titik sa isa sa mga kategoryang nakalista sa itaas.

Batay sa pag-uuri na ito, kailangan namin ng mga folder para sa mga kategorya 2, 3, 4 at 6.

Mga Panuntunan para sa Mabisang Pagproseso ng Email

• Maglaan ng 30 minuto sa pagtatapos ng iyong araw ng trabaho upang gawing zero ang iyong inbox. Ito ay mas epektibo kaysa sa pagsubok na agad na tumugon sa bawat email. Ang mga tao ay hindi multitask. Mas kaunting distractions at paglipat, mas kahusayan.
• Ano ang gagawin sa mga agarang email? Itakda ang iyong sarili ng agwat kung saan titingnan mo ang iyong inbox sa buong araw. Halimbawa, isang beses sa isang oras. Suriin ang iyong inbox para sa mga agarang mahahalagang email at, kung wala, bumalik sa trabaho. Tandaan ang bentahe ng mail: hindi ito isang paraan ng instant na komunikasyon. Posible na ang problemang binanggit sa isa sa mga hindi kagyat na email ay malulutas nang wala ang iyong pakikilahok sa pagtatapos ng araw, o sa pagtatapos ng araw ay makakatanggap ka ng higit pang impormasyon, na magbibigay-daan sa iyong malutas ang problema nang mas mabilis at mas mahusay.
• Sa tuwing hindi mo sinusuri ang iyong mail, panatilihing nakasara ang mailer. Isara ang notipikasyon. I-save ang iyong sarili sa nakakagambalang pagmumuni-muni sa bilang ng mga papasok na titik. Ngayon ay mayroon kang isa pang trabaho, at ang oras para sa mail ay hindi pa dumarating. Sa mga sandali ng pag-aalinlangan tungkol sa kawastuhan ng diskarteng ito, tandaan: wala ka sa isang planta ng nuclear power, ngunit kahit na naroon ka, hindi ka sana nalaman tungkol sa sobrang pag-init ng reaktor sa pamamagitan ng email.
• Gamitin ang iyong pagnanais na tapusin ang iyong araw ng trabaho sa oras upang mapabilis ang pagproseso ng mail. Iyon ang dahilan kung bakit inirerekomenda na i-disassemble ang inbox sa zero sa pagtatapos ng araw. Mayroon kang 30 minuto at gusto mong matapos ito nang mabilis. Talaga, ito ay lumalabas na isang uri ng laro, ngunit maaari mo ring sinasadyang gamify ang pagproseso ng email.
• Maging maikli at sa punto.
• Maging positibo at palakaibigan. Ang mga email ay maaaring bumuo at magwasak ng mga relasyon. Sa halip na lutasin ang talagang mahahalagang isyu, ang mga tao kung minsan ay napupunta sa mga pagtatangka na tawagin ang kalaban bilang isang idiot bilang maselan at patago hangga't maaari, at ang buong teksto ay batay dito. Walang kakaiba sa pagpapahayag ng iyong positibong saloobin sa addressee na may isang maliit na kaaya-ayang parirala sa katawan ng liham. Ang iyong kabaitan ay babalik sa iyo, at ang iyong mga sulat ay magiging mas makabuluhan at epektibo.
• Kailangan mong magsaliksik ng mga titik sa reverse order. At kaya lang. Mukhang mas lohikal na magsimula sa mas lumang mga titik, ngunit ang aming layunin ay zero inbox, na nangangahulugang sa pagtatapos ng araw ng trabaho ay makakarating kami sa pinakaunang sulat na natanggap. Kung magpapakasawa ka sa iyong sarili at simulan ang pag-iwan sa mga huling liham na natanggap mo ngayon para bukas, pagkatapos ay ang buong pamamaraan ay hihinto sa paggana. Bakit mo gustong matuto ng mahusay na pagpapadala sa koreo kung hindi mo sinusunod ang isang pangunahing tuntunin? Patuloy na magtrabaho tulad ng dati at magdusa.
• Buksan lamang ang mga titik na kailangan mo, ipadala ang natitira sa archive o para sa pagtanggal. Masyado kaming gumagamit ng mga subscription sa mga hindi kinakailangang bagay (isang subscription sa Lifehacker, sa kabaligtaran, ay lubhang kailangan) at bilang resulta nakakakuha kami ng higit pang impormasyon kaysa sa nababasa namin. Paano makilala ang mga titik na gusto mo? May isang simple, ngunit napaka-epektibong panuntunan: buksan lamang ang mga liham na personal na naka-address sa isang partikular na tao sa iyo. Ang natitira - sa isa sa mga kategorya na inilarawan sa simula ng artikulo ayon sa sitwasyon.
• Lumikha ng mga template. Kadalasan, ang mga tugon sa mga email ay medyo karaniwan, iyon ay, isinulat mo ang parehong bagay. Napansin mo ba na madalas mong isulat ang pariralang ito? Gumawa ng template para sa mabilisang pagkopya-paste o gawin ito sa mismong serbisyo ng mail.
• Kung ang mail ay naproseso na, at may oras pa, kailangan mong gamitin ito nang makatwiran. Pumunta kami sa kategorya ng mga titik na numero 3, 4 at 6 at inilalagay ang mga bagay doon.

Ang tutorial na ito, na batay sa tamang pag-uuri, tulad ng nakikita mo, ay isang mahusay na karagdagan sa mas pangkalahatang mga tip sa email mula sa CEO ng LinkedIn na si Jeff Weiner. Gayundin, huwag palampasin ang 10 tip sa email ni Leo Babauta. Sa katunayan, maraming karagdagang paraan upang masulit ang iyong email. Subukan ang mga diskarte na naaangkop sa iyo, pag-aralan ang mga resulta, at huwag kalimutang iwanan sa mga komento ang iyong sariling mga tip para sa pagpapabuti ng kahusayan ng pagtatrabaho sa e-mail.