Isang hindi halata ngunit gumaganang paraan upang bawasan ang iyong oras sa pagpapadala

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Upang ma-optimize ang oras na ginugugol mo sa pagtatrabaho sa iyong mail, huwag subukang ayusin ang iyong mga email sa perpektong pagkakasunud-sunod. Ang lahat ay mas simple, sabi ng isang empleyado ng MailChimp. Isang pares ng mga simpleng hakbang - at kakailanganin mo lamang ng isa at kalahating oras sa isang araw upang harapin ang lahat ng mga titik.

Naisip ni Jon Smith ng koponan ng suporta ng MailChimp ang perpektong formula ng email sa pamamagitan ng pagsubok at pagkakamali. Una, gumawa siya ng maraming folder, pagkatapos ay tinanggal ang bawat isa, ngunit wala sa mga pamamaraang ito ang gumana. At pagkatapos ay dumating siya sa isang ganap na naiibang sistema.

Sa kabila ng katotohanan na ang mga tugon sa mga liham ay halos sentro sa kanyang trabaho, nagawa niyang bawasan ang oras na ginugol sa iba't ibang mga aksyon gamit ang koreo sa isa at kalahating oras sa isang araw. Nalaman niya na kahit na ang mailbox ay puno ng mga titik, ang ilang simpleng pagkilos ay maaaring magpabago ng mga bagay.

Ang hindi mo dapat sayangin ang iyong oras

Tulad ng sinabi ni John, sa una sinubukan niyang pag-uri-uriin ang mga titik at lumikha ng lahat ng uri ng mga folder: para sa mga mensahe mula sa boss, para sa impormasyon sa iba't ibang mga proyekto, mga mensahe kung saan kinakailangan na gumawa ng anumang aksyon, at iba pa. Naniniwala siya na makakatulong ito sa kanya na makatipid ng oras. Ngunit sa katunayan, nagsimula siyang gumugol ng mas maraming oras sa pagsisikap na kabisaduhin ang kanyang sistema ng pag-uuri at mas kaunting oras sa trabaho mismo.

Halimbawa, nakatanggap ako ng mensahe mula sa aking boss tungkol sa isang proyektong ginagawa ko, at ang mensaheng ito ay nangangailangan din sa akin na gumawa ng ilang mga aksyon. Saang folder dapat ito ilagay? At ano ang posibilidad na maalala ko kung saan hahanapin ang liham na ito mamaya?

John Smith

Kaya nagpasya si John na tanggalin ang lahat ng mga folder, at ganap na kaguluhan ang naghari sa kanyang mail. Ang kakulangan ng isang sistema ay hindi mas mahusay kaysa sa isang sobrang kumplikadong sistema. Pagkatapos ay nagpasya si John na muling isaalang-alang ang kanyang diskarte sa pagtatrabaho sa mail. Nagpasya siyang pagbukud-bukurin ang mga titik hindi ayon sa paksa, ngunit ayon sa uri ng aksyon na kailangan nilang gawin. Narito kung paano ito gawin.

Huwag masyadong kumplikado

Iwanan lang sa iyong Inbox ang mga mensaheng kailangan mong sagutin. Ang pinakamahalaga, kung hindi mo maisip ang mga ito kaagad, markahan ang mga ito bilang hindi pa nababasa.

Marahil ito ay tila hindi makatwiran sa iyo, dahil ang pinaka-nasusunog na mga bagay ay dapat gawin nang mabilis hangga't maaari. Ito ay, at kung minsan ay talagang kailangan na agad na tumugon sa gayong mga mensahe. Ngunit sa pamamagitan ng pagmamarka ng mga mahahalagang mensahe na hindi pa nababasa, tiyak na hindi mo ito mawawala sa pangkalahatang misa. Dagdag pa, sa ganitong paraan hindi mo kailangang ilipat ang mga email na ito: mananatili sila sa iyong Inbox at patuloy na nakakakuha ng atensyon hanggang sa maabot mo sila.

Sinisikap kong tiyakin na higit sa 60–70 mensahe ang hindi maipon sa aking mailbox nang sabay-sabay. Ito ay eksaktong bilang ng mga titik na madali kong mahawakan sa isang upuan.

John Smith

Lumikha ng isang regular na iskedyul ng pagpapadala para sa iyong sarili

Naglalaan si John ng isang oras tuwing umaga para linisin ang mailbox. Tulad ng nabanggit na, madalas siyang nag-iiwan ng mga kagyat na mensahe na "hindi pa nababasa". Mabilis na nabasa ni John ang mga newsletter at mga komunikasyon sa panloob na kumpanya at tumugon sa pinakamaraming hindi agarang mensahe hangga't maaari niyang hawakan sa loob ng oras na iyon.

Kapag natapos na ang oras para sa pagpapadala ng koreo, hindi isinasara ni John Smith ang mailbox, ngunit hindi gaanong binibigyang pansin ito. Sa pagdating ng mga bagong mensahe, mabilis niyang ini-scan ang mga nilalaman ng mga ito at mga pangalan ng nagpadala upang unahin ang mga ito. Kung ang isang mensahe ay masasagot nang hindi nakakaabala sa iba pang mga aktibidad sa mahabang panahon, ginagawa ito ni John. Ngunit hindi na siya muling nagsisimulang mag-mail.

Sa pagtatapos ng araw ng trabaho, naglalaan si John ng isa pang 30 minuto para italaga sila ng eksklusibo sa pagtatrabaho gamit ang koreo. Sa oras na ito, siya ay nakikibahagi sa mga liham na nangangailangan sa kanya na gumawa ng anumang aksyon: magbigay ng pag-apruba, magsulat ng isang detalyadong sagot, o gumawa ng anumang desisyon. Doon niya binibigyang pansin ang mga mensaheng minarkahan niyang hindi pa nababasa.

Maaari akong gumugol ng mas maraming oras sa pagtatrabaho sa mail, ngunit ang gayong mga hadlang sa oras ay nakakatulong sa akin na mas makapag-concentrate at maging mas produktibo.

John Smith

Pag-uri-uriin ang mga email ayon sa uri ng tugon

Para sa ilang mensahe, gumawa pa rin si John ng hiwalay na mga folder. Ang ilang mga titik na hindi niya minarkahan na hindi pa nababasa, ipinamahagi niya lamang sa dalawang direksyon. Ang mga mensaheng nangangailangan ng anumang aksyon o tugon mula sa isang kasamahan (hindi kinakailangang apurahan), inilalagay ni John sa folder na "Gawin". Ito ay para sa mga email na maaaring makitungo sa susunod na araw o mamaya sa linggo.

Kahit na hindi gaanong kagyat na mga titik ay inilipat ni John sa folder na "Basahin". Bilang karagdagan, gumagamit ito ng mga espesyal na filter na awtomatikong naglalagay ng newsletter sa folder na ito. Tumatagal lamang ng ilang minuto upang mai-install ang mga filter, ngunit ang simpleng hakbang na ito ay makakatipid sa iyo ng maraming oras at pagsisikap sa susunod.

Kung gagamitin mo ang paraang ito, makakakuha ka ng tatlong aktibong folder, na naiiba sa pangangailangang tumugon sa mga mensahe: Inbox na may mga hindi pa nababasang mensahe, Gagawin at Basahin.

I-archive ang mga mensahe

Para sa lahat ng iba pa, ginagamit ni John Smith ang tampok na pag-archive ng mensahe. Nakakatulong ito sa kanya na i-clear ang mailbox at pinuno ng mga hindi kinakailangang gawain.

Sa sandaling basahin ko ang mensahe at gawin ang kinakailangang aksyon, maging balita ng kumpanya o newsletter kung saan ako naka-subscribe, i-archive ko ito.

John Smith

Kung ang isang mensahe ay naglalaman ng mahalagang impormasyon na gustong panatilihin ni John para sa sanggunian sa hinaharap, minarkahan niya ang naka-archive na mensahe ng isang asterisk upang mas mabilis itong mahanap.

Maging lalo na maingat kapag nagpapasyang tanggalin ang isang post

Bihirang gamitin ni John ang feature na tanggalin ang mensahe. Ito ay isang aral na natutunan niya sa totoong pagsasanay. Isang araw, tinanggal ni John ang isang mensahe mula sa isang kasamahan na naglalaman ng impormasyon na hindi niya itinuturing na mahalaga noong panahong iyon. Pagkaalis ng empleyadong ito sa kumpanya, kailangan ni John ng impormasyon mula sa liham na iyon. Pagkatapos ay napagtanto niya na siya ay nasa problema.

Pagkatapos nito, sinimulan kong tanggalin lamang ang mga titik na tiyak na hindi magiging kapaki-pakinabang sa akin sa hinaharap. Huwag masaktan, mahal na mga kasamahan, na nagpapadala sa akin ng mga cute na-g.webp

John Smith

Upang makarating sa sistemang ito, sinubukan ni John Smith ang maraming iba't ibang paraan na hindi sapat para sa kanya. Sinubukan niya ang mga pamamaraan na ginamit ng ibang tao, ngunit sa lalong madaling panahon napagtanto niya na kailangan niyang sumubok ng ibang bagay. Napagpasyahan ni John na ang anumang sistema ay gumagana lamang kapag ito ay angkop sa mga kondisyon ng iyong partikular na trabaho.

Subukan ang paraang ito o maghanap ng sarili mong bagay. Maaari kang makahanap ng isang paraan upang gumugol ng mas kaunting oras sa mail.