Paano magplano ng mga bagay gamit ang ALPEN method at makipagsabayan sa lahat

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Pamamahala ng oras na may katumpakan ng Aleman.

Ano ang ALPEN method

Ito ay isa pang paraan upang magplano ng mga bagay upang ikaw ay garantisadong magkaroon ng oras para sa lahat at kasabay nito ay hindi mabaliw sa pagkarga. Ito ay naimbento ng German economics professor at time management expert na si Lothar Seivert.

Hinati ito ng may-akda ng pamamaraan sa limang bahagi. Ang mga unang titik sa mga pangalan ng mga hakbang ay nabuo sa salitang Aleman na ALPEN (sa Russian "Alps"):

A - paggawa ng listahan ng mga gawain (Aufgaben);

L - isang pagtatantya ng kinakailangang oras (L änge schätzen);

P - pagpaplano ng buffer time (Pufferzeiten einplanen);

E - prioritization ng gawain (Entscheidungen treffen);

N - pagbubuod (Nachkontrolle).

Ang kakanyahan ng pamamaraan ay upang maunawaan kung aling mga gawain ang talagang nagkakahalaga ng paglalaan ng oras, at kung alin ang maaaring iwan para sa ibang pagkakataon. Dagdag pa, maging makatotohanan tungkol sa oras na kakailanganin mong gugulin, at tandaan na ang pagtatrabaho nang walang pagkaantala ay ang landas sa pagka-burnout.

Sa esensya, ang ALPEN method ay isang kumbinasyon ng block scheduling kasama ang Eisenhower matrix mula sa classical time management.

Paano magplano ng mga kaso gamit ang paraan ng ALPEN

Gumawa ng listahan

Isulat ang lahat - lahat ng bagay na gusto mong gawin ngayon. Isulat lang ito: sa isang papel na notebook, note-book o planner sa iyong telepono.

Ang tukso na gumawa ng listahan ng isip ay, siyempre, mahusay, ngunit ang mga mapagkukunan ng memorya ng "nagtatrabaho" ng tao ay hindi limitado. Ayon sa ilang ulat, maaari itong sabay na mag-imbak ng hanggang apat na gawain o bagay.

Huwag mag-aksaya ng oras na unahin ang mga bagay - isulat lamang kung ano ang naiisip. Ang listahan ay tiyak na magiging nakakatakot na kahanga-hanga. Okay lang dapat ganun.

Tantyahin kung gaano katagal

Sinuman na sinubukang magplano ng mga bagay nang hindi bababa sa isang beses halos tiyak na tumapak sa paboritong rake ng mga bagong dating sa pamamahala ng oras: gumawa siya ng isang listahan ng 15 mga gawain, ngunit sa huli ay hindi niya ginawa kahit kalahati, dahil sila, lumalabas, sa pisikal. hindi magkasya sa isang araw ng trabaho. Bilang resulta, nagalit ako at tinalikuran ko ang lahat ng makabagong pamamaraan sa pamamahala ng oras na ito.

Upang maiwasang mangyari ito, kailangan mong maunawaan ang mga gastos sa oras. Isipin kung ilang minuto o oras ang aabutin ng bawat gawain sa iyong listahan. Maging makatotohanan hangga't maaari. Bumuo sa nakaraang karanasan, at huwag kalimutan ang iyong mga katangian ng personalidad kung, halimbawa, mabilis kang mapagod o magtatagal. Dapat tandaan na ang lahat ng mga bagay na ito ay para sa iyo, hindi para sa isang haka-haka na superman.

Kapag tapos ka nang magkalkula, isulat ang tinantyang oras sa tabi ng bawat item.

Planuhin ang iyong mga oras ng buffer

Ang isa pang karaniwang pagkakamali ay ang pagplano ng mga bagay nang paisa-isa. Ang ganitong diskarte, una, ay hindi isinasaalang-alang na ang isang tao ay kailangang magpahinga, at pangalawa, ito ay humahantong sa katotohanan na ang lahat ng mga plano ay may panganib na bumagsak dahil sa isang maliit na pagkaantala o force majeure.

Ang pagpupulong ay tumagal ng kaunti kaysa sa nakatakdang oras, ang kontratista ay nagbigay ng utos sa ibang pagkakataon, ang ilan sa mga kasamahan ay nahuli, ikaw ay naipit sa isang masikip na trapiko, ang bata ay nagbibihis ng mahabang panahon sa kindergarten - at iyon lang, ang mga sumusunod na bagay ay kailangang ipagpaliban, o kahit na kanselahin at muling iguhit sa buong araw. Ito ay kadalasang napakagalit at nakakabigo.

Samakatuwid, pagkatapos ng bawat gawain, mahalagang isama sa plano ang tinatawag na buffer time, iyon ay, isa na hindi mo sinasakop sa anumang bagay.

Kung magkaproblema, tutulungan ka ng mga walang laman na slot na ito na makayanan ang natitirang bahagi ng negosyo. At kung walang force majeure na nangyari, gagamitin mo ang buffer time para magpahinga: uminom ng kape, mamasyal, magbasa ng libro, o umupo lang sa katahimikan. Sa wakas, maaari mong italaga ang oras na ito sa mga karagdagang gawain o personal na proyekto.

Dapat mong tukuyin ang laki ng mga buffer block sa iyong sarili. Sa isip, ayon sa paraan ng ALPEN, dapat silang mag-account ng hanggang 40% ng oras ng pagtatrabaho.

Unahin ang mga gawain

Sa yugtong ito, kadalasang nagiging malinaw na, dahil sa kinakailangang oras at mga buffer block, ang listahan ng dapat gawin na unang pinagsama-sama ng tao ay pisikal na imposibleng madaig sa isang araw. Samakatuwid, kailangan mong unahin at piliin kung aling mga gawain ang dapat panatilihin at kung alin ang kakanselahin o muling iiskedyul.

Para dito, angkop ang isang klasikong tool - ang Eisenhower matrix. Ayon dito, ang lahat ng mga gawain mula sa listahan ay may kondisyong nahahati sa apat na kategorya:

1. Mahalaga at apurahan. Kailangang matugunan muna sila.
2. Mahalaga ngunit hindi kagyat. Maaari kang maglaan ng ilang oras para sa mga ito pagkatapos mong harapin ang unang grupo.
3. Apurahan ngunit hindi mahalaga … Mas mainam na italaga ang mga ito o gawin ang mga ito sa ikatlong puwesto pagkatapos ng mga mahalaga, upang hindi sila italaga sa buong araw at hindi mahulog sa bitag ng pangangailangan ng madaliang pagkilos.
4. Hindi urgent at hindi mahalaga … Dapat itong tanggalin, ipasa sa isang tao, o ilagay sa back burner.

Kaya, ang iyong listahan ay makabuluhang mababawasan at magiging mas malapit sa katotohanan.

Ibuod

Sa pagtatapos ng araw, buksan ang iyong day planner at tanungin ang iyong sarili ng ilang tanong:

• Ano ang nagawa mong gawin at ano ang hindi?
• Nagkaroon ka ba ng sapat na oras para sa lahat ng nakatakdang gawain?
• Natantya ko ba nang tama ang oras na kinakailangan, o dapat ba akong maglagay ng higit pa sa susunod?
• Nagkaroon ba ng sapat na buffer time sa aking plano upang mabayaran ang force majeure at magkaroon ng oras upang magpahinga?
• Mayroon ba akong oras upang harapin ang parehong mahalaga at apurahang mga bagay upang hindi makagambala sa mga deadline, ngunit sa parehong oras ay hindi mabalaho sa isang nakagawiang gawain?
• Ano ang maaari mong gawin upang gawing mas komportable ang plano para sa akin sa susunod?

Kapag sinagot mo ang mga ito, muling iiskedyul ang mga gawain na hindi mo pa nagagawa sa susunod na araw. At gumawa ng bagong plano na nasa isip ang "pagwawasto ng mga pagkakamali".