Paano hindi takutin ang mga customer at kasosyo: masamang gawi kapag nagsusulat ng mga email

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang ilang mga pagkakamali na ginagawa namin kapag nagsusulat ng mga email ay hindi napapansin ng addressee. Upang hindi ipakita ang iyong sarili bilang isang karaniwang tao, tingnan ang pinaka-magaspang sa kanila.

Sa trabaho, maraming tao ang literal na inaatake ng malaking bilang ng mga email na dapat sagutin. Naturally, napakahirap makayanan ang ganoong dami ng mga gawain at gawin ito nang may kakayahan. Gayunpaman, may mga pagkakamali na dapat talagang iwasan.

Ang pag-master ng mga pangunahing alituntunin ng etiketa sa email ay hindi kinakailangan upang gawing obra maestra ng fiction ang iyong mga titik. Ito ay ganap na walang silbi. Ngunit kung maaari mong alisin ang mga gawi na nagpapahiwatig ng hindi propesyonalismo, ang iyong negosyo ay magiging mas mahusay.

Ano ang mga pinakakaraniwang pagkakamali kapag nagsusulat ng mga mensaheng email?

1. Pang-aabuso sa markang "Urgent"

Kung kumilos ka tulad ng batang lalaki sa talinghaga na sumigaw ng “Mga Lobo! Mga Lobo!”, At ilagay ang markang “Mapilit” sa lahat ng mga titik nang sunud-sunod, at sa lalong madaling panahon ang mga addressee ay titigil sa pagseryoso sa iyo. Kapag talagang kailangan mo ng agarang tugon, walang magpapansin sa talang ito.

2. Labis na impormal

Ang pagpili ng istilo ng komunikasyon ay nakasalalay sa kalidad ng relasyon sa pagitan mo at ng kausap. Ang sobrang impormal ay nagpapahiwatig ng kakulangan ng propesyonalismo.

Subukang mag-ingat sa mga tandang padamdam, emoticon, may kulay na teksto, magarbong font, internet jargon, at acronym. Tiyak na hindi ka nila matutulungan na hubugin ang imahe ng isang makaranasang manggagawa.

Gayundin, bigyang-pansin ang katotohanan na ang ilang mga tao ay hindi nakakaintindi ng mga acronym. Piliin ang tono ng komunikasyon sa mga dayuhan at iba pang henerasyon lalo na nang maingat.

Tandaan, ang isang liham pangnegosyo ay dapat na madaling basahin. Upang gawin ito, gamitin ang mga font na Arial, Calibri o Times New Roman, itakda ang laki sa 10 o 12 na mga yunit. Pagdating sa kulay, itim ang pinakamagandang pagpipilian.

3. Masyadong malamig ang tono ng komunikasyon

Kasabay nito, hindi dapat maramdaman ng addressee na nakikipag-usap siya sa robot. Ang ilang mga email mula sa mga totoong tao ay mukhang sinasagot nila ang mga mensahe ng machine.

Kung makikita mo ang iyong personalidad at ang iyong sigasig mula sa iyong liham, makakatulong ito upang bumuo ng isang positibong imahe ng ikaw bilang isang business interlocutor sa addressee. Ang pangunahing bagay ay hindi labis na labis.

4. Maling paggamit ng "Reply All"

Ang mga email na mensahe ay hindi sinadya upang maging isang maginhawang chat. Kung tumutugon ka sa isang mensahe na ipinasa mo sa isang pangkat ng mga tao, bago i-click ang pindutang "Ipadala sa lahat", siguraduhing talagang kawili-wili ang iyong sagot at kailangan ng lahat sa pangkat na ito.

5. Pagpasa ng mensahe nang walang pag-apruba ng nagpadala

Nakakainis kung sabihin. O maaari itong makabuluhang pahinain ang iyong kredibilidad.

Hindi mahalaga kung ano ang iyong ipo-post. Baka gusto mong magpadala ng mensahe mula sa iyong boss sa isang kliyente na nagbabanggit sa kliyenteng iyon. O hindi mo maaaring labanan ang tukso na isama ang iyong kasamahan sa hanay ng mga tatanggap ng isang email na naglalaman ng ilang personal na impormasyon. Sa anumang kaso, hindi mo dapat gawin ito nang walang pahintulot ng nagpadala.

6. Pagpapadala ng mga blind carbon na kopya ng mga titik

Kapag nagpadala ka sa isang tao ng bulag na kopya ng isang liham, naiisip ng kausap: "At kanino ka pa nagpadala ng ganoong kopya?" Lumilikha ito ng kawalan ng tiwala at lumilikha ng pakiramdam na may itinatago ka.

Kung gusto mong magpasa ng email sa isang taong hindi dapat kasama sa forwarder, kopyahin at i-paste lang ang text na gusto mo sa isang hiwalay na bagong mensahe.

7. Hindi tumpak na salita ng paksa

Kung maglalagay ka ng isang bagay tulad ng "Ako ito", "Hello" o "Para sa iyong impormasyon" sa field na "Paksa," hindi ito nagbibigay ng ideya sa tatanggap tungkol sa nilalaman ng liham. Bilang resulta, malaki ang posibilidad na hindi mababasa ang iyong mensahe.

Kung nagsasagawa ka ng mga sulat sa negosyo, kung gayon ang paksa ng iyong liham ay dapat na maikli, maikli at tumpak. Kung naiintindihan kaagad ng tatanggap kung ano ang iyong isinusulat sa kanya, kung gayon, malamang, babasahin niya ang iyong liham at sasagutin ito nang mas mabilis.

8. Maling paggamit ng mga pribadong mensahe

Ang mga biro, nakakaantig na kwento at nakakaganyak na mga quote ay kung minsan ay napakaangkop. Ngunit sa malaking bilang, mabilis nilang napapagod ang tatanggap. Huwag bombahin ang mga inbox ng iyong mga kasamahan sa trabaho ng mga walang kabuluhang mensahe, kahit na gawin mo ito nang may pinakamahusay na intensyon. Maaga o huli, sisimulan na lamang ng mga tatanggap na tanggalin ang mga naturang sulat nang hindi binabasa ang mga ito.

9. Mga magaspang na sagot

Labanan ang tuksong ipahayag ang matuwid na galit sa kausap sa iyong liham, kahit na karapat-dapat sila sa gayong reaksyon. Kahit na naghihintay ka para sa iyong package sa loob ng ilang buwan. Wag na lang. Laging natatandaan ng mga tao ang pagiging bastos, at makakaapekto ito nang masama sa imahe ng iyong negosyo.

Sa halip, isulat ang mensaheng balak mong ipadala sa tatanggap na nagpagalit sa iyo at iwanan ito sa iyong folder ng Mga Draft sa loob ng ilang araw. Pagkatapos ay i-edit ito at alisin ang anumang mga bastos na expression. Sa ganitong paraan maipapakita mo ang iyong propesyonalismo.

10. Pamilyar

Kung kilala mo nang husto ang tatanggap ng mensahe, kung minsan ay makakayanan mo ang ilang magagandang papuri. Ngunit kung ito ang iyong kasosyo sa negosyo o kliyente, panatilihin ang isang magalang, maingat na tono ng komunikasyon. Pagkumpleto ng isang liham tulad ng "See you soon!" sa kasong ito ito ay magiging hindi naaangkop.

11. Paggamit ng isang nakakatawang email address

Ang mga mapagpanggap, bulgar, o talagang katawa-tawa na mga address ay makakaakit ng negatibong atensyon mula sa mga tatanggap ng iyong mga mensahe. Kung hindi ka makakapaghiwalay sa iyong [email protected] mailbox, pagkatapos ay lumikha ng isang hiwalay na account para sa pagsusulatan ng negosyo.

12. Isang malaking bilang ng mga typo

Ang pagpapadala ng mga mensahe mula sa iyong telepono ay hindi nakakaalis sa iyong obligasyon na suriin ang iyong mga email para sa mga error. Kung gumawa ka ng higit sa isang typo bawat titik, ipapakita mo ang iyong sarili na hindi sa iyong pinakamahusay na panig. Kung kailangan mong magpadala ng mensahe habang naglalakbay, napakahalagang suriin ito nang mabuti bago ito ipadala.

13. Pagpapadala ng mga mensahe sa madaling araw

Minsan, kapag bumangon ka ng maaga at pakiramdam mo ay sapat na ang pagiging produktibo mo, natutukso kang tanggalin ang iyong mga sulat sa negosyo sa lalong madaling panahon. Gayunpaman, karamihan sa mga tatanggap ay binibigyang pansin ang oras ng pagpapadala ng liham. Kung magpadala ka ng isang mensahe sa alas-tres ng umaga, kung gayon sa pinakamainam ay maituturing kang isang workaholic, at sa pinakamasama - hindi ganap na malusog na tao.

Kung makakita ka ng inspirasyon sa kalagitnaan ng gabi, i-save lang ang sulat sa mga draft at ipadala ito sa oras ng negosyo.

14. Pagbubuo ng mga titik na masyadong mahaba

Karamihan sa mga tao ay nag-scan lamang ng mga mensahe nang hindi binabasa ang teksto. Isaalang-alang ito kapag nagsusulat ng iyong liham. Ang malalaking bloke ng teksto ay nagpapahirap sa pagbasa, kaya hatiin ang iyong mensahe sa maliliit na talata.

Gumamit ng mga listahan. Gagawin nilang mas madaling mabasa ang iyong sulat. Bilang karagdagan, maaari mong i-highlight ang pinakamahalagang bahagi ng iyong mensahe sa italics o bold.

Iwasan ang mga pagkakamaling ito, at pagkatapos ay maaari kang bumuo ng isang magandang impresyon sa iyong sarili, na walang alinlangan na mag-aambag sa iyong karera.