Paano epektibong ilapat ang GTD system sa buhay

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Isang step-by-step na plano, na sumusunod kung saan madali mong maipapatupad ang productivity technique na ito sa iyong buhay, magtakda ng mga priyoridad at laging makakahanap ng oras para sa mahahalagang bagay.

Ang materyal na ito ay isang pagpapatuloy ng artikulong "". Una, ito ay nagkakahalaga ng pamilyar dito, dahil marami sa mga konsepto na ginamit ay ipinaliwanag nang detalyado doon.

Ang artikulong ito ay isang step-by-step na gabay sa kung paano ilapat ang GTD sa totoong buhay. Sa pagsulat, sumunod ako sa mga sumusunod na prinsipyo:

• Kagalingan sa maraming bagay. Ang mga ideyang inilarawan dito ay unibersal, at sa tulong nila lahat ay bubuo ng isang GTD system para sa kanilang sarili na gagana nang eksakto sa mga serbisyong nakasanayan nila.
• pagiging simple. Ang sistema ay dapat na madaling gamitin. Ang pinakamababang oras at lakas ay dapat na ginugol sa pagpasok at pagproseso ng impormasyon, pati na rin sa pagpaplano ng mga susunod na hakbang. Pagkatapos lamang ay gagana ang system sa mahabang panahon at kahit na pagkatapos ng mahabang pahinga: halimbawa, kung magbabakasyon ka ng isang buwan, pagkatapos ay bumalik ka, maibabalik mo ang iyong diskarte sa pamamahala ng negosyo.
• pagiging maaasahan. Ang pinakamahalagang bagay ay ang maging tiwala sa iyong system, ibig sabihin, na hindi mo malilimutan ang anumang binalak, dahil makakakita ka ng isang paalala sa tamang oras.
• Pagkonsentrasyon sa kung ano ang mahalaga. Dapat tulungan ka ng system na tumuon pareho sa iyong ginagawa sa ngayon at sa mga bagay na mahalaga sa pangmatagalan.
• Kasiyahan. Ang sistema ng pamamahala ng kaso at gawain ay dapat magdulot sa iyo ng kasiyahan. Halimbawa, kapag nakahiga ka sa sopa pagkatapos ng isang mahirap na araw sa trabaho habang hawak ang iyong telepono, tinawid mo ang mga natapos na gawain mula sa listahan at nakakakuha ka ng tunay na kasiyahan mula rito. Lalo na kapag nakikita pa rin ito ng paglaki ng iyong productivity graph.

5 pangunahing yugto ng GTD system

Stage 1. Pangangalap ng impormasyon

Kinakailangan na ganap na kolektahin ang lahat ng mga kaso, kahit na ang pinakamaliit, kung gayon ang ating kamalayan ay magiging dalisay at tayo ay kikilos nang produktibo hangga't maaari.

Iyon ang dahilan kung bakit ang mga karaniwang listahan ng dapat gawin ay hindi gumagana, dahil karamihan sa mga tao ay madalas na nagtatala lamang ng pinakamahalagang bagay, at daan-daang mga gawain na hindi gaanong mahalaga ay hindi isinasaalang-alang. Ngunit tiyak na ang mga maliliit na gawain, na regular na nagpapaalala sa kanilang sarili, na gumagamit ng isang mahalagang bahagi ng mga mapagkukunan ng utak at lumikha ng mga karagdagang karanasan na humahantong sa pagkapagod at stress.

Ang isa sa mga mahahalagang prinsipyo ng GTD system ay ang ganap na alisin ang lahat ng mga gawain mula sa iyong ulo at ilagay ang mga ito sa isang maaasahang sistema na makakatulong sa iyong matandaan ang mahahalagang bagay sa tamang oras.

Kailangan mo ring isaalang-alang na dapat mayroong isang minimum na bilang ng mga basket para sa pagkolekta ng papasok na impormasyon. Sa isip, isa. Pagkatapos ito ay magiging pinakamadaling hawakan.

Stage 2. Pagproseso ng impormasyon

Sa yugtong ito, pinoproseso namin ang impormasyong nasa aming Inbox.

Mayroong tatlong mga opsyon para sa kung paano tayo magpapatuloy sa yugtong ito:

• Markahan ang gawain bilang "Action", na nagpapahiwatig ng susunod na hakbang para sa pagkumpleto nito at ang deadline. Maaari mong laktawan ang pagtukoy ng deadline kung wala ka pang malinaw na pag-unawa kung kailan mo kailangang tapusin ang gawain.
• Ilipat ang impormasyon sa "Directory" kung wala kang kailangang gawin dito, ngunit maaari itong maging kapaki-pakinabang sa hinaharap.
• Tanggalin ang impormasyon, na tinutukoy na ito ay "Basura": iyon ay, hindi mo kailangang gumawa ng anuman dito at hindi ito magiging kapaki-pakinabang sa hinaharap.

Stage 3. Organisasyon ng mga aktibidad

Ang lahat ng mga aksyon ay dumaan sa susunod na funnel.

Filter 1 - "Clipping"

Tanungin ang iyong sarili ang tanong: dapat ko ba talagang gawin ang pagkilos na ito? Kung may pagdududa, tanggalin ito.

Filter 2 - "Delegasyon"

Tanungin ang iyong sarili ng tanong: kung kailangan itong gawin, kailangan ko ba talagang gawin ito nang personal? Kung hindi, itinatalaga namin at ipinapahiwatig ang responsableng tao, ang huling resulta, mga intermediate na yugto ng kontrol (nodal point) at ang deadline.

Kung ang aksyon ay gagawin mo, pumunta sa susunod na filter.

Filter 3 - "Aksyon"

Tanungin ang iyong sarili ng isang tanong: tatagal ba ang pagkilos na ito ng higit sa 2-5 minuto? Kung hindi, gawin ito ngayon at palayain ang iyong ulo. Kung oo, mangyaring magparehistro.

Ang mga pagkilos sa system ay maaaring sa mga sumusunod na uri.

"Ang mga sumusunod na aksyon" - mga simpleng gawain na binubuo ng isang aksyon (tumawag, sumulat, pumunta, at iba pa). Halimbawa, ang aksyon na "Palitan ang mga gulong ng taglamig sa mga gulong" ay binubuo ng mga sumusunod na simpleng pagkilos: tumawag at mag-sign up para sa isang serbisyo ng kotse, mag-iskedyul ng oras sa kalendaryo, at magmaneho papunta sa isang serbisyo ng kotse sa tamang oras.

Maginhawang kolektahin ang mga naturang aksyon sa mga listahan ayon sa lugar at mga pangyayari (mga listahan ng konteksto). Maaaring ito ay ang listahan ng In Store, kung saan mo inilista ang lahat ng kailangan mong bilhin kapag nasa tindahan ka, o ang In the Chair list, kung saan ka magdagdag ng mga bagay at gawain na maaari mong gawin sa gabi pagkatapos ng trabaho sa iyong paboritong upuan. O isang listahan ng "mga tanong ng boss", kung saan isusulat mo ang lahat ng mga tanong na mayroon ka para sa iyong boss, nang sa gayon ay malutas mo silang lahat nang sabay-sabay.

Karaniwan kong itinatala ang lahat ng naturang pagkilos alinman sa "Google Calendar" (mga appointment at kaganapan), o sa Todoist, isang serbisyo sa ulap kung saan maginhawang ayusin ang mga gawain.

"Mga Proyekto" - mga gawain na nangangailangan ng higit sa isang hakbang upang makumpleto. Upang mailabas ang proyekto, kailangan mong ilarawan ang mga unang hakbang para sa pagpapatupad nito at mag-iwan ng paalala nito sa isang maaasahang sistema. Bilang isang resulta, ang proyekto ay nagiging isang kadena ng mga simpleng aksyon, ang bawat isa ay maaaring maisagawa sa susunod na limang minuto at makuha ang resulta.

Nag-post ako ng mga proyekto sa mga Trello card. Ang card ay isang mainam na lalagyan para sa mga proyekto kung saan maaari mong ilagay ang:

• paglalarawan at layunin ng proyekto;
• mga link sa iba pang mga dokumento tungkol sa proyekto;
• ang mga pangalan ng mga responsable;
• deadline;
• mga checklist na may mga sumusunod na hakbang;
• komento sa proyekto;
• mga kinakailangang file at iba pa.

Mga Naantalang Aksyon … Kung hindi namin maplano ang mga susunod na aksyon nang walang karagdagang mga kaganapan o impormasyon (halimbawa, naghihintay kami ng isang kaibigan na magpadala ng numero ng telepono ng isang serbisyo ng kotse, kung saan posible na palitan ang mga gulong nang kumita), inilalagay namin ang mga naturang aksyon sa "Na-postpone "listahan. Opsyonal, maaari kang magtakda ng paalala upang suriin ang isang bagay.

Ang mga nasabing listahan ng dapat gawin ay maaari ding isaayos bilang mga listahang ayon sa konteksto. Halimbawa, gumawa ng listahan na may mga gawaing itinalaga mo sa iyong assistant.

Listahan ng "Balang araw" naglalaman ng mga gawain na hindi nangangailangan ng aktibong pagkilos ngayon, ngunit nais naming magawa sa hinaharap.

Maaari itong maging:

• mga libro, video na pagsasanay at kurso na gusto mong bilhin;
• kapaki-pakinabang na mga kasanayan na nais mong makabisado;
• mga lugar na gusto mong bisitahin;
• mga bagay na gusto mong bilhin.

Kailangan mong pana-panahong tingnan ang listahang ito, kumuha ng mga tala at gawing mga layunin na iyong gagawin.

Stage 4. Regular na pagsusuri

Para gumana ang system, kinakailangan na regular na suriin ang mga pangunahing gawain at proyekto upang matanggal ang mga hindi na nauugnay, at ayusin ang mga bago ayon sa priyoridad at ipadala ang mga ito sa trabaho.

Upang panatilihing regular ang pagsusuring ito, sundin ang mga tip na ito:

• Mag-iwan ng 30-60 minuto sa iyong iskedyul para sa pagsusuri (sa una isang beses sa isang linggo ay sapat na).
• Gumawa ng checklist o plano para sa naturang pagsusuri, kung saan nabaybay ang pagkakasunod-sunod, kung ano ang kasunod ng ano. Ang planong ito ay hindi dapat masyadong kumplikado at ang pagsusuri ay hindi dapat magtagal sa iyo, o hindi mo ito gagawin nang regular.

Nasa ibaba ang isang halimbawa ng aking lingguhang pangkalahatang-ideya na checklist. Ginawa ko ito sa format ng isang cheat sheet na may pagkakasunod-sunod ng mga aksyon, na naglalarawan ng mga serbisyo / dokumento na tinitingnan ko. Maaari mo itong ayusin gamit ang isang regular na listahan o gumuhit ng isang freehand diagram na maginhawa para sa iyo.

I-print ang apat sa mga checklist na ito bawat buwan. Sa lingguhang pagsusuri, dalhin ang isa sa mga ito sa kamay at i-cross ang mga nakumpletong item mula sa listahan. Ang simpleng ehersisyo na ito ay mag-uudyok sa iyo na patuloy na gawin ang mga pagsusuring ito.

Stage 5. Actions

Kapag ang plano para sa linggo ay iginuhit, pagkatapos ay nananatili itong kumilos. Iwasan ang isa sa mga pinakamalaking pagkakamali ng baguhan sa GTD kapag gumugugol ka ng masyadong maraming oras sa pag-aayos ng mga gawain sa halip na aktwal na kumpletuhin ang mga ito.

Narito ang ilang tip para gawing mas epektibo ang iyong mga aksyon.

1. Gumawa ng plano para sa araw batay sa plano para sa linggo. Hatiin ang iyong araw sa mga bloke, paggawa ng 2-3 bloke para sa mahahalagang gawain at ilang bloke para sa iba pang mga gawain. Ang tagal ng mga bloke ay 60–120 minuto sa karaniwan. Maglagay ng libreng oras sa pagitan ng mga bloke para sa mga hindi inaasahang gawain.
2. Magtrabaho sa sistema ng Pomodoro, para dito maaari kang magtakda ng timer sa iyong telepono. Ang kakanyahan nito ay simple: bawat 25-30 minuto ng trabaho, magpahinga ng limang minuto, at pagkatapos ng ikatlong bloke ng trabaho - mas mahabang pahinga (15-30 minuto). Ang kabuuan ay tatlong bloke ng 30 minuto, na may mga pahinga ng limang minuto, na sinusundan ng mahabang pahinga ng 15-30 minuto. Maaari kang gumawa ng 2-4 na mga cycle bawat araw, depende sa kung gaano kadalas ka naa-distract.
3. Sa panahon ng mga bloke na may mahahalagang bagay, subukang huwag magambala ng ibang mga tao at mga kakaibang tunog (para dito, maaari mong i-on ang espesyal na musika para sa konsentrasyon sa mga headphone).
4. Tukuyin kung kailan pinakamataas ang antas ng iyong enerhiya (halimbawa, mula 7 hanggang 9 ng umaga), at sa panahong ito, gawin ang pinakamahalagang bagay na maglalapit sa iyo sa iyong mga personal na layunin.
5. Huwag magplano ng masyadong maraming mahahalagang bagay para sa araw: 1-3 ay sapat na. Mahalaga na sa pagtatapos ng araw, pagkatapos tingnan ang mga naka-cross out na mga gawain sa iyong plano, ikaw ay nasiyahan at gumawa ng parehong makatotohanang plano para bukas.