Paano ayusin ang mga bagay at makasabay sa lahat: isang kumpletong gabay sa GTD system

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Mula sa teorya hanggang sa template upang makatulong sa pagpaplano ng anumang proyekto.

Bakit maganda ang GTD?

Ang problema sa mga serbisyo sa pagiging produktibo ay ang lahat ay pumuwesto sa kanilang sarili bilang isang lugar kung saan maaari nilang lutasin ang lahat ng mga problema, mag-imbak ng impormasyon, makipag-usap. Karamihan sa mga serbisyo ay humihiling sa iyo na unahin at kumilos ayon sa mga ito.

Ngunit kakaunti ang maaaring tumutok sa pagsasagawa ng mahahalagang gawain at hindi nagbibigay-pansin sa lahat ng uri ng maliliit na bagay: mga kagyat na gawain, mga kahilingan mula sa mga kasamahan, kaibigan o kakilala. Kapag maraming gawain, mahirap harapin ang mga ito. Samakatuwid, sa pagsasagawa, kailangan mong gumamit ng ilang mga serbisyo para sa pamamahala ng mga gawain. Kapag maraming bagay ang dapat gawin, magsisimula kaming malito sa mga serbisyo at listahang ito at sa huli ay ihinto ang paggamit sa mga ito.

Ang Getting Things Done (GTD) methodology ay nagbibigay ng unibersal na blueprint para sa pagbuo ng isang sistema kung saan maaari mong lutasin ang anumang problema. Magagawa mong mag-relax at huwag mag-alala, dahil sigurado ka na wala kang makakalimutan. Sa tamang oras, ipo-prompt ng system kung ano ang kailangang gawin at kung ano ang dapat pagtuunan ng pansin.

Kaya bakit napakaraming nagtatrabaho nang hindi produktibo?

Nagsisimulang magtrabaho nang hindi produktibo ang mga tao kapag maraming proyekto, kaso at gawain. Mahirap para sa kanila na itago ang lahat ng ito sa kanilang mga ulo, huwag mag-prioritize. Samakatuwid, alinman sa walang ginagawa, o kung ano ang pinakamadaling gawin, at ang mga mahahalagang bagay ay ipinagpaliban hanggang mamaya. Ang isa pang problema ay lilitaw: kapag ang mga kagyat na gawain ay kailangang lutasin kahapon.

Bilang karagdagan, ang tao ay nagsisimulang mapagod nang mas mabilis, nagiging magagalitin. Siya ay patuloy na tumatakbo tulad ng isang ardilya sa gulong ng nakagawiang, at talagang mahalaga, ang mga monetary at strategic na proyekto ay naiwan sa gilid.

Ang sistemang Getting Things Done, na inilarawan ni David Allen sa isang aklat na inilathala noong 2001 at naging bestseller sa mundo, ay makakatulong upang makayanan ang sitwasyong ito.

Sabihin sa akin ang tungkol sa mga pangunahing konsepto ng GTD na kailangan mong malaman

nakagawian - ito ang mga gawa, pag-iisip at alalahanin na nakakagambala, nakakagambala at nag-aaksaya ng enerhiya. Hanggang sa maisasalin ang routine sa mga gawain, hindi ito makokontrol. Ang pag-iisip sa parehong mga problema nang maraming beses ay isang hindi epektibong paggamit ng malikhaing enerhiya na lumilikha ng pagkabigo at stress.

Ang layunin ng GTD ay palayain ang iyong ulo mula sa gawain at alisin ang panloob na stress.

Memorya ng operasyon ng tao- ang lugar ng utak kung saan matatagpuan ang panandaliang memorya. Ito ay kung saan karaniwan naming inilalagay ang kasalukuyang hindi natapos na negosyo, mga pangako na ginawa sa ibang tao at iba pang mga kaisipang bumabagabag sa amin. Sa kasamaang palad, may limitasyon sa dami ng routine na maiimbak mo para gumana ng maayos ang utak mo. Kung puno ang iyong RAM, maa-distract ka sa maliliit na gawain at makakalimutan mo ang iyong mga layunin, na humahantong sa stress.

Mga Tool sa Pagtitipon ng Impormasyon- kung saan napupunta ang impormasyon at kung saan mo itinatala kung ano ang kailangang gawin. Halimbawa:

• mga organizer;
• mga kuwaderno;
• Email;
• kalendaryo;
• recorder ng boses.

Basket na "Inbox"- isang solong imbakan para sa nakagawiang ginagawa mong mga gawain at gawain. Isa sa pinakamahalagang panuntunan para sa pagtatrabaho sa iyong Inbox ay ang regular na paglilinis nito.

Mga simpleng aksyon - isang hakbang na pagkilos na tumatagal ng mas mababa sa dalawang minuto upang makumpleto. Sa pagsasagawa, mas maginhawang maglaan ng limang minuto para sa gayong mga bagay.

Proyekto - isang gawain na nangangailangan ng higit sa isang hakbang upang makumpleto. Kinakailangang mag-iwan ng paalala tungkol sa proyekto at ilarawan ang mga unang hakbang para sa pagpapatupad nito. Bilang resulta, ang proyekto ay nagiging isang simpleng aksyon na maaaring makumpleto sa susunod na limang minuto at makuha ang huling resulta.

Ang proyekto ay dapat may link sa isang card o file, na naglalarawan sa mga detalye: responsable, mga deadline, kategorya (halimbawa, "Marketing", "Legal", "Development"), mga link sa mas maliliit na card na may mga gawain. Ang istraktura na ito ay maginhawa upang ayusin sa Trello.

Listahan ng konteksto - isang listahan ng mga gawain na madaling gawin sa ilalim ng ilang mga kundisyon. Halimbawa, sa listahan ng konteksto na "Mga Pagbili" magkakaroon ng listahan ng mga bagay at produkto na kailangang bilhin sa tindahan. Ang listahan ng Mga Tawag ay maaaring maglaman ng isang listahan ng mga tawag na gagawin kapag ikaw ay libre.

Maginhawang gumawa ng mga indibidwal na listahan ayon sa konteksto para sa mga taong kasama mo sa trabaho at pakikipag-usap. Kapag nakikipagpulong sa isang partikular na tao, maaari mong mabilis na buksan ang listahan at malutas ang mga kinakailangang isyu.

Paano ko gagamitin ang kalendaryo?

Ang mga sumusunod ay dapat ipasok sa kalendaryo:

• mga aksyon na dapat gawin sa isang tiyak na oras (mga pulong, mga pulong sa negosyo, mga seminar);
• mga aksyon na kailangang gawin sa isang tiyak na araw (tapusin ang proyekto sa isang tiyak na petsa, makilahok sa kumperensya);
• impormasyon tungkol sa mga partikular na petsa (anibersaryo, kaarawan, pista opisyal).

Gumagamit ako ng Google Calendar upang subaybayan ang lahat ng mga bagay na ito. Maginhawa ang serbisyong ito dahil:

• naa-access pareho mula sa telepono at mula sa computer;
• ilang mga kalendaryo ang maaaring ipakita sa isang screen nang sabay-sabay;
• may mga paalala sa smartphone.

Kung nagdagdag ka ng isang bagay sa kalendaryo, gagawin mo ito o ipagpaliban ito sa ibang petsa. Hindi na kailangang kalat ang kalendaryo ng isang listahan ng dapat gawin na regular na na-reschedule araw-araw. May mga hiwalay na solusyon para sa mga naturang listahan.

Kung kailangan mong regular na tumawag sa mga customer, supplier o contractor sa isang tiyak na oras, mas mainam na gumamit ng CRM system para dito.

Anong mga listahan ang dapat mong gawin?

Mga listahan ng priority action

Pag-compile ng isang lingguhang ulat, pagsusuri sa website ng isang kakumpitensya, pag-clear sa inbox sa iyong mailbox, pagguhit ng isang teknikal na pagtatalaga para sa mga designer - lahat ng mga pagkilos na ito ay tumatagal ng higit sa dalawang minuto, ngunit hindi sila maaaring italaga sa sinuman. Inilalagay namin ang mga naturang bagay sa mga listahan ng mga priyoridad na aksyon at isinasagawa ang mga ito sa araw.

Mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa mga naturang listahan:

• Hindi dapat maraming listahan, sapat na ang dalawa o tatlo. Halimbawa, Personal, Trabaho, Pamilya. Kung mayroon kang gawain mula sa listahan para sa isang partikular na araw, magtakda ng paalala sa iyong kalendaryo.
• Maginhawang markahan ang mga gawain sa listahang ito ayon sa konteksto: "Sa kalsada", "Sa computer", "Basahin", "Bumili", "Mga Pangako". Ang mga gawain ay maaaring magkaroon ng isa o higit pang mga label. Halimbawa, ang gawaing "Walk the Dog" ay tumutukoy sa "Personal" na proyekto at ang "Mga Pangako" na label.
• Bago magdagdag ng gawain sa listahan, isaalang-alang kung kailangan mo itong gawin. Kung oo ang sagot, magpasya kung kailangan mong personal na kumpletuhin ang kaso. Pagkatapos ng lahat, maaari kang magpadala ng isang voice message sa isang subordinate at italaga sa kanya. Ang mga gawain na iyong itinalaga ay lalagyan ng label na "Nakatalaga." Maglalaman ito ng mga kaso mula sa parehong listahan ng Trabaho at Personal na listahan.
• Regular na suriin ang mga listahan. Gawin ito kapag mayroon kang libreng minuto. Itaas ang mga gawain na kailangang gawin muna.
• Linisin ang iyong mga listahan ng gagawin kahit isang beses sa isang buwan.

Listahan ng "Balang araw"

Kasama sa listahang ito ang mga bagay na hindi nangangailangan ng aktibong pagkilos. Maaari itong maging:

• mga libro, talaan, video na pagsasanay na gusto mong bilhin;
• kapaki-pakinabang na mga kasanayan na nais mong makabisado;
• mga lugar na gusto mong bisitahin;
• mga bagay na gusto mong bilhin.

Kailangan mong pana-panahong tingnan ang listahang ito, kumuha ng mga tala at gawing mga layunin kung saan isasagawa ang gawain.

Paano ka nag-iimbak ng reference na impormasyon na magiging kapaki-pakinabang sa hinaharap?

Ang impormasyong ito ay hindi nangangailangan ng anumang aksyon. Ang pangunahing pamantayan para sa imbakan ng impormasyong ito:

• Maginhawang paghahanap ayon sa mga pamagat, tag, maikling paglalarawan.
• Dali ng paglalagay ng impormasyon sa repositoryo.
• Intuitive na istraktura ng imbakan ng impormasyon. Kapag pumasok ang bagong data, kailangan mong mabilis na piliin ang kategorya at subcategory kung saan ito ilalagay.
• Availability ng storage mula sa anumang device.

Mayroon bang mga mandatoryong ritwal ng GTD?

Oo, may ilan sa kanila.

Koleksyon ng lahat ng impormasyon sa basket na "Inbox."

Mayroong maraming mga tool para sa pagkolekta ng impormasyon. Ngunit ang lahat ng ito ay dapat dumaloy sa isang lugar, kung saan magpapatuloy kang magtrabaho.

Tinatanggalan ng laman ang Inbox Trash

Minsan o dalawang beses sa isang linggo, kakailanganin mong suriin ang listahan ng Inbox at pagbukud-bukurin ang mga naipon ayon sa mga folder o mga shortcut. Ang ritwal na ito ay dapat maging isang ugali, na nabuo mula sa isang naiintindihan na algorithm ng mga aksyon at ang kanilang sistematikong pag-uulit.

Dapat ay mayroon kang simple, sunud-sunod na plano para sa kung paano mo linisin ang iyong system na gagawin linggu-linggo. Lumikha ng isang kalendaryo kung saan mamarkahan mo ang mga araw kung kailan hinarap ang mga kaso. Magtalaga ng premyo sa iyong sarili kung, halimbawa, sa loob ng 30 araw ng hindi bababa sa 20, wala kang laman ang iyong Inbox at tatawid ang mga araw sa iyong kalendaryo.

Pagbabago ng listahan ng mga priyoridad na aksyon at ang listahang "Balang Araw", pag-prioritize

Kapag nire-rebisa ang mga listahan, mahalagang unahin ang tama at maging makatotohanan tungkol sa iyong mga lakas. Ito ay kinakailangan upang hindi ma-overload ang iyong sarili sa napakaraming mga gawain at hindi magdusa mula sa pagsasakatuparan ng iyong kawalan ng kakayahan.

Pagsira ng mga hindi kinakailangang basket

Kadalasan, habang nakikipag-usap sa mga kasamahan at kasosyo, lumalabas ang mga bagong mailbox, dokumento, at listahan.

Ang iyong gawain ay i-automate ang lahat hangga't maaari upang ang data ay dumaloy sa folder ng Inbox.

Maaari itong maging isang mailbox o isang electronic planner. Para sa automation at pag-redirect ng impormasyon, ang mga serbisyo ng IFTTT at Zapier ay angkop. Dapat mayroong mas kaunting mga basket para sa pagkolekta ng impormasyon.

Paano magtrabaho kasama ang Inbox basket at ayusin ang mga naipon na case?

Una, kunin ang gawain, kaso, o impormasyon mula sa iyong inbox at sagutin ang tanong na, “Ano ito? May kailangan ka ba talagang gawin?"

Kung wala kang kailangang gawin, mayroon kang dalawang pagpipilian. Kung basurang hindi na kapaki-pakinabang, itapon mo. Kung ito ay kapaki-pakinabang na impormasyon, ilagay ito sa archive. Dapat itong nakaayos ayon sa kategorya at tag, kaya madaling mahanap ang iyong hinahanap.

Kung kailangan mong gumawa ng isang bagay sa impormasyon, mayroong tatlong mga opsyon:

1. Kumpletuhin ang kinakailangan. Kung ang aksyon ay mahalaga at hindi hihigit sa 2-5 minuto.

2. Delegado sa isang tao. Kung ang aksyon ay tumatagal ng higit sa dalawang minuto, isaalang-alang kung maaari mo itong italaga sa isang tao.

Kapag nagdelegasyon sa isang tao, dapat isulat ang sumusunod:

• huling resulta;
• plano sa trabaho (landas sa layunin);
• ang deadline para sa pagkumpleto ng gawain;
• ang petsa ng kontrol at ang resulta na dapat maging handa para dito (intermediate o final).

3. Ipagpaliban para sa kinabukasan. Sa paggawa nito, ipahiwatig:

• ninanais na resulta;
• ang pinakamalapit na susunod na aksyon na gagawin. Tandaan: imposibleng makumpleto ang proyekto sa kabuuan, maaari ka lamang gumawa ng mga tiyak na simpleng hakbang na magdadala sa iyo ng mas malapit sa huling resulta;
• deadline. Kung walang eksaktong timeframe, idagdag ang pagkilos sa listahan ng "Balang Araw."

Maaari kang magpadala ng mga mensahe sa iyong sarili upang matanggap ang mga ito sa takdang araw. Para dito, ang "Google Calendar" na may paalala sa tamang araw, at ang Boomerang mail application, na magpapadala sa iyo ng email sa isang partikular na oras, ay angkop.

Paano planuhin ang iyong trabaho?

Ang lahat ng trabaho ay maaaring nahahati sa tatlong hakbang:

1. Pagpapatupad ng binalak nang maaga. Maaaring ito ay parehong madiskarteng mahahalagang bagay na naglalapit sa iyo sa iyong layunin, o isang gawain na kailangan lang gawin.
2. Gumagawa ng trabaho sa hindi inaasahang paglitaw nito. Ito ay kapag ang mga gawain mula sa mga kasamahan, tagapamahala, mga sulat mula sa mga kliyente ay dumating sa araw.
3. Pagpaplano para sa karagdagang trabaho: pagguhit at pagrerebisa ng mga listahan, pagtatakda ng mga priyoridad. Ang puntong ito ay hindi dapat tumagal ng masyadong mahaba para sa iyo upang gawin ang pagpaplano para sa kapakanan ng pagpaplano.

Ang pagsasanay sa pagpaplano ng mga kaso at gawain (memo book) ay inilarawan sa aklat ni David Allen.

David Allen Personal Performance at Time Management Consultant, may-akda ng GTD Productivity Methodology

Para sa isang commemorative book, kailangan mo ng 43 folder: 31 na minarkahan ng mga numero mula 1 hanggang 31, isa pang 12 na may pangalan ng mga buwan. Ang mga pang-araw-araw na folder ay inilalagay sa harap simula bukas. Sa likod ng folder na may numerong 31 ay ang folder para sa susunod na buwan, at sa likod nito ay ang mga folder na may mga natitirang buwan.

Ang mga nilalaman ng folder para sa susunod na araw ay araw-araw na inililipat sa basurahan, pagkatapos ay ilalagay ang folder sa likod ng huli sa mga pang-araw-araw na folder (na parang dinadala sa susunod na buwan). Kapag nabakante mo ang folder 31 para sa kasalukuyang buwan, magkakaroon ng folder na may pangalan ng bagong buwan sa likod nito, na sinusundan ng mga folder na may mga araw ng bagong buwan. Gayundin, ang folder na may kasalukuyang buwan kapag lumipas na ito ay ililipat sa susunod na taon.

Sa isang partikular na folder, kailangan mong mag-imbak ng mga dokumento na nangangailangan ng mga partikular na aksyon (isang form na dapat punan, isang sulat na ipapadala).

Para gumana ang system, kailangan itong i-update araw-araw. Kung nakalimutan mong i-update ang folder ng bukas, hindi mo mapagkakatiwalaan ang system. Mapapalampas ang mahalagang impormasyon, na kailangang harapin sa ibang mga paraan.

Kung aalis ka ng ilang araw, pagkatapos bago umalis kailangan mong suriin ang mga folder para sa mga araw kung saan ikaw ay wala.

Paano ito ayusin sa pagsasanay, na isinasaalang-alang ang mga modernong sistema ng pagpaplano:

1. Sa halip na isang di-malilimutang aklat, gumamit ng organizer na may mga listahan ng dapat gawin para sa bawat araw at ilagay dito ang mga gawain para sa kasalukuyang araw. Ang mga pagpupulong at mga gawaing nakatali sa oras ay dapat na itala muna at ang mga paalala ay dapat itakda upang ang sistema ay maabisuhan sila nang maaga.
2. Gumawa ng file na may listahan ng gagawin sa loob ng isang buwan. Ito ay isang listahan ng kung ano ang gusto mong gawin sa panahong ito. Nagdagdag ka ng mga kaso dito sa buong buwan. Ang pagbabago ng mga gawain ay dapat mangyari isang beses sa isang linggo. Kapag nagpaplano ng iyong pinakamahahalagang gawain, ikalat ang linggo bawat linggo upang maunawaan mo ang iyong mga priyoridad. Gagawin mo ang mga ito sa unang lugar, kung hindi, ang lahat ng oras ay mapupunta sa maliliit at kagyat na mga bagay.
3. Gumawa ng file na may mga plano para sa taon. Dapat itong suriin minsan sa isang buwan. Ang mga kaso mula sa file na ito ay inililipat sa mga buwanang plano.
4. Gumawa ng mga plano para sa taon batay sa mga pangmatagalang layunin para sa 3-5 taon. Mas mainam na magreseta ng mga bagay na ito alinman sa katapusan ng taon, o sa panahon ng bakasyon, kapag ang ulo ay hindi puno ng mga pang-araw-araw na gawain.

Ang apat na puntong ito ay tinatawag ni David Allen na natural na sistema ng pagpaplano. Ang sistemang ito ay nagpapahintulot sa iyo na lumipat patungo sa mga layunin na mahalaga sa iyo at hindi mag-aksaya ng oras sa gawain.

Mayroon bang one-size-fits-all na plano na magagamit sa pagpaplano ng anumang proyekto?

Oo naman. Tinatawag itong Natural Planning Model ni David Allen. Binubuo ito ng ilang hakbang.

Hakbang 1. Layunin at larawan ng perpektong resulta

Tukuyin ang isang layunin o perpektong resulta, isipin na nakamit mo ito.

Ilarawan ito kasama ang lahat ng pamantayan para sa tagumpay (pera, tao, pagkilala). Kung mas detalyadong inilalarawan mo ang resulta, mas magiging malakas ang motibasyon, lalo na sa mga sandaling kailangan mong magsagawa ng mga partikular na aksyon, ngunit walang oras para dito.

Hakbang 2. Mga Prinsipyo

Ilarawan ang mga prinsipyong susundin mo habang nakamit mo ang iyong layunin. Halimbawa: "Bibigyan ko ang mga tao ng ganap na kalayaan sa pagkilos kung sila … (manatili sa loob ng badyet, kumpletuhin ang proyekto bago ang isang tiyak na deadline)." Tanungin ang iyong sarili: "Anong mga aksyon ang maaaring makagambala sa aking mga aktibidad? Paano ko sila mapipigilan?"

Ang mga prinsipyo ay malinaw at nagbibigay ng maaasahang patnubay para sa pamamahala ng mga aktibidad.

Hakbang 3. Brainstorming

Mag-brainstorm habang isinusulat ang lahat ng iba't ibang ideya na pumapasok sa isip.

Mga pangunahing prinsipyo ng brainstorming:

• Huwag manghusga;
• huwag makipagtalo;
• huwag suriin;
• huwag punahin;
• isipin ang tungkol sa dami, hindi kalidad;
• sideline analysis at organisasyon.

Hakbang 4. Plano ng proyekto sa anyo ng isang listahan

Ayusin ang iyong mga resulta ng brainstorming sa isang listahan ng gagawin. Simulan ang pagpaplano sa dulo at bumalik sa iyong paraan. Gagawin nitong madali para sa iyo na magplano at tukuyin ang unang hakbang patungo sa iyong layunin. Isang halimbawa ng pagpaplano mula sa dulo:

Layunin (ideal na resulta): Marunong akong magsalita ng Espanyol at makaintindi ng mga tao.

Bakit ito: Gusto kong makipag-usap nang walang pakikilahok ng mga tagasalin sa panahon ng negosasyong negosyo sa mga kasosyong Espanyol at malayang makipag-usap sa iba habang nagbabakasyon sa Espanya.

Mga hakbang sa layunin:

• Isang hakbang bago maabot ang layunin: Nakahanap ako ng katutubong nagsasalita ng Espanyol at nakausap ko siya dalawang beses sa isang linggo.
• Isang hakbang bago: Naipasa ko ang pagsusulit sa kasanayan sa wikang B1.
• Isang hakbang bago: Naipasa ko ang pagsusulit sa kahusayan sa A1.
• Isang hakbang bago iyon: Kumuha ako ng mga klase sa Espanyol walong beses sa isang buwan at natapos ang lahat ng aking takdang-aralin.
• Isang hakbang bago iyon: Nag-sign up ako para sa kursong Espanyol at nagbayad para sa isang buwang pag-aaral.
• Isang hakbang bago: Nangolekta ako ng impormasyon tungkol sa mga kursong Espanyol at gumawa ng talahanayan ng paghahambing.
• Unang hakbang: Nagplano ako ng oras sa kalendaryo kapag nangongolekta ako ng impormasyon tungkol sa mga kursong Espanyol.

Kapag ang isang pangkat ay gumagawa ng isang gawain at kailangang ayusin ang buong plano sa isang lugar, ito ay maginhawang gumamit ng Gantt chart. Ang unang haligi sa loob nito ay ang mga yugto sa daan patungo sa layunin, ang pangalawang haligi ay ang mga responsable. Magkakaroon pa ng mga column na may yugto ng panahon. Ang mga cell ay maglalaman ng katayuan ng isang partikular na yugto, halimbawa, "Planned", "In progress", "Completed", "Postponed".

Ang GTD at ang natural na sistema ng pagpaplano ay maaaring mukhang nakakatakot. Ngunit kapag na-customize mo ito para sa iyong sarili at nagsimulang gamitin ito nang regular, madarama mo na ang lahat ay mas madali kaysa sa tila sa unang tingin.