12 madaling trick upang magawa ang mga bagay nang mas mabilis sa Excel

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2024-01-13 03:13

Paano mabilis na magdagdag ng data, gumawa ng smart table, o mag-save ng hindi na-save na file.

1. Mabilis na magdagdag ng bagong data sa chart

Kung ang bagong data ay lilitaw sa sheet para sa naka-plot na diagram, na kailangang idagdag, pagkatapos ay maaari ka lamang pumili ng isang hanay na may bagong impormasyon, kopyahin ito (Ctrl + C) at pagkatapos ay i-paste ito nang direkta sa diagram (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Ipagpalagay na mayroon kang isang listahan ng mga buong pangalan (Ivanov Ivan Ivanovich), na kailangan mong gawing mga pinaikling pangalan (Ivanov I. I.). Upang gawin ito, kailangan mo lamang simulan ang pagsulat ng nais na teksto sa katabing hanay sa pamamagitan ng kamay. Sa pangalawa o pangatlong linya, susubukan ng Excel na hulaan ang aming mga aksyon at awtomatikong magsagawa ng karagdagang pagproseso. Ang kailangan mo lang gawin ay pindutin ang Enter key upang kumpirmahin, at lahat ng mga pangalan ay mako-convert kaagad. Katulad nito, maaari mong kunin ang mga pangalan mula sa email, mga pangalan ng pandikit mula sa mga fragment, at iba pa.

3. Kopyahin nang hindi sinira ang mga format

Malamang na alam mo ang magic autocomplete marker. Ito ay isang manipis na itim na krus sa ibabang kanang sulok ng cell, kung saan maaari mong kopyahin ang mga nilalaman ng isang cell o isang formula sa ilang mga cell nang sabay-sabay. Gayunpaman, mayroong isang hindi kasiya-siyang nuance: ang ganitong pagkopya ay madalas na lumalabag sa disenyo ng talahanayan, dahil hindi lamang ang formula ang kinopya, kundi pati na rin ang format ng cell. Ito ay maiiwasan. Kaagad pagkatapos hilahin ang itim na krus, mag-click sa matalinong tag - isang espesyal na icon na lumilitaw sa kanang sulok sa ibaba ng kinopyang lugar.

Kung pipiliin mo ang opsyon na Punan Nang Walang Pag-format, kokopyahin ng Excel ang iyong formula nang walang pag-format at hindi masisira ang layout.

4. Pagpapakita ng data mula sa isang Excel spreadsheet sa isang mapa

Sa Excel, mabilis mong maipapakita ang iyong geodata sa isang interactive na mapa, gaya ng mga benta ayon sa lungsod. Upang gawin ito, pumunta sa Office Store sa tab na Insert at i-install ang plugin ng Bing Maps mula doon. Magagawa ito mula sa site sa pamamagitan ng pag-click sa button na Kunin Ito Ngayon.

Pagkatapos magdagdag ng module, maaari mo itong piliin mula sa drop-down na listahan ng My Apps sa tab na Insert at ilagay ito sa iyong worksheet. Nananatili itong piliin ang iyong mga cell na may data at mag-click sa button na Ipakita ang Mga Lokasyon sa module ng mapa upang makita ang aming data dito. Kung ninanais, sa mga setting ng plugin, maaari mong piliin ang uri ng tsart at mga kulay na ipapakita.

5. Mabilis na tumalon sa kinakailangang sheet

Kung ang bilang ng mga worksheet sa file ay lumampas sa 10, magiging mahirap na i-navigate ang mga ito. I-right-click ang alinman sa mga pindutan ng pag-scroll ng mga tab ng sheet sa kaliwang sulok sa ibaba ng screen. Lalabas ang talaan ng mga nilalaman, at maaari kang tumalon kaagad sa anumang nais na sheet.

6. I-convert ang mga row sa column at vice versa

Kung kinailangan mong ilipat ang mga cell mula sa mga hilera patungo sa mga hanay sa pamamagitan ng kamay, pagkatapos ay pahalagahan mo ang sumusunod na trick:

1. I-highlight ang saklaw.
2. Kopyahin ito (Ctrl + C) o, sa pamamagitan ng pag-click sa kanang pindutan ng mouse, piliin ang "Kopyahin" (Kopyahin).
3. I-right-click ang cell kung saan mo gustong i-paste ang data at pumili ng isa sa mga opsyon na I-paste ang Espesyal mula sa menu ng konteksto - ang icon ng Transpose. Ang mga lumang bersyon ng Excel ay walang icon na ito, ngunit maaari mong ayusin ang problema sa pamamagitan ng paggamit ng Paste Special (Ctrl + Alt + V) at pagpili sa opsyong Transpose.

7. Drop-down na listahan sa isang cell

Kung sa anumang cell dapat itong magpasok ng mahigpit na tinukoy na mga halaga mula sa pinapayagan na hanay (halimbawa, "oo" at "hindi" lamang o mula lamang sa listahan ng mga departamento ng kumpanya at iba pa), kung gayon madali itong maisaayos gamit ang ang drop-down list.

1. Pumili ng cell (o isang hanay ng mga cell) na dapat magkaroon ng ganoong limitasyon.
2. I-click ang button na "Validation" sa tab na "Data" (Data → Validation).
3. Sa drop-down na listahan na "Uri" (Payagan) piliin ang opsyon na "Listahan" (Listahan).
4. Sa field na "Pinagmulan," tukuyin ang hanay na naglalaman ng mga variant ng sanggunian ng mga elemento, na pagkatapos ay mag-drop out kapag nagta-type.

8. Matalinong mesa

Kung pipili ka ng range na may data at sa tab na "Home" i-click ang "Format as a table" (Home → Format as Table), ang aming listahan ay mako-convert sa isang smart table na maaaring gumawa ng maraming kapaki-pakinabang na bagay:

1. Awtomatikong lumalawak kapag may idinagdag na mga bagong row o column dito.
2. Ang mga inilagay na formula ay awtomatikong makokopya sa buong column.
3. Ang header ng naturang talahanayan ay awtomatikong naayos kapag nag-scroll, at kasama dito ang mga pindutan ng filter para sa pag-filter at pag-uuri.
4. Sa lumabas na tab na "Disenyo" sa naturang talahanayan, maaari kang magdagdag ng isang hilera ng mga kabuuan na may awtomatikong pagkalkula.

9. Sparklines

Ang mga sparkline ay mga maliliit na chart na iginuhit mismo sa mga cell na nagpapakita ng dynamics ng aming data. Upang gawin ang mga ito, i-click ang pindutan ng Linya o Mga Hanay sa pangkat ng Sparklines sa tab na Insert. Sa window na bubukas, tukuyin ang hanay na may orihinal na numerical data at ang mga cell kung saan mo gustong ipakita ang mga sparkline.

Pagkatapos ng pag-click sa pindutang "OK", lilikha ang mga ito ng Microsoft Excel sa tinukoy na mga cell. Sa tab na "Disenyo" na lilitaw, maaari mong higit pang i-customize ang kanilang kulay, uri, paganahin ang pagpapakita ng minimum at maximum na mga halaga, at iba pa.

10. I-recover ang mga hindi na-save na file

Isipin: isinara mo ang ulat kung saan mo kinalikot ang huling kalahati ng araw, at sa lalabas na dialog box na "I-save ang mga pagbabago sa file?" biglang sa ilang kadahilanan pinindot mo ang "Hindi". Ang opisina ay nag-aanunsyo ng iyong nakakabagbag-damdamin na hiyaw, ngunit huli na: ang huling ilang oras ng pagtatrabaho ay nasira.

Sa katunayan, may pagkakataon na maitama ang sitwasyon. Kung mayroon kang Excel 2010, pagkatapos ay mag-click sa "File" → "Recent" (File → Recent) at hanapin ang button na "I-recover ang Mga Hindi Na-save na Workbook" sa kanang sulok sa ibaba ng screen.

Sa Excel 2013, ang landas ay bahagyang naiiba: File → Mga Detalye → Kontrol sa Bersyon → File - Mga Katangian - I-recover ang Mga Hindi Na-save na Workbook.

Sa mga susunod na bersyon ng Excel, buksan ang File → Info → Workbook Management.

Ang isang espesyal na folder mula sa bituka ng Microsoft Office ay magbubukas, kung saan ang mga pansamantalang kopya ng lahat ng nilikha o binago, ngunit hindi na-save na mga libro ay nai-save sa ganoong kaso.

11. Paghahambing ng dalawang hanay para sa mga pagkakaiba at pagkakataon

Minsan kapag nagtatrabaho sa Excel, kailangan mong ihambing ang dalawang listahan at mabilis na mahanap ang mga item na pareho o naiiba sa mga ito. Narito ang pinakamabilis, pinaka-intuitive na paraan upang gawin ito:

1. Piliin ang parehong pinaghahambing na mga hanay (pindutin nang matagal ang Ctrl key).
2. Piliin ang tab na Home → Conditional Formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values.
3. Piliin ang Natatanging opsyon mula sa dropdown na listahan.

12. Pagpili (pagsasaayos) ng mga resulta ng pagkalkula para sa mga kinakailangang halaga

Na-tweak mo na ba ang mga halaga ng input sa iyong pagkalkula ng Excel upang makuha ang output na gusto mo? Sa ganitong mga sandali pakiramdam mo ay isang batikang artilerya: ilang dosenang mga pag-ulit lamang ng "undershoot - overflights" - at narito na, ang pinakahihintay na hit!

Magagawa ito ng Microsoft Excel para sa iyo, nang mas mabilis at mas tumpak. Upang gawin ito, i-click ang button na "Paano Kung" sa tab na "Data" at piliin ang command na "Pagpili ng Parameter" (Ipasok → Paano Kung Pagsusuri → Paghahanap ng Layunin). Sa lalabas na window, tukuyin ang cell kung saan mo gustong piliin ang nais na halaga, ang nais na resulta at ang input cell na dapat baguhin. Pagkatapos mag-click sa "OK" Excel ay magsasagawa ng hanggang 100 "shots" upang mahanap ang kinakailangang kabuuan na may katumpakan na 0, 001.