Paano maayos na italaga ang mga gawain sa trabaho

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang mga kategoryang order, kawalan ng pansin sa mga interes ng mga empleyado at kawalan ng pasasalamat ay hindi ang pinaka-epektibong diskarte sa pamamahagi ng mga gawain sa koponan.

Ang isang mahusay na pinuno ay hindi ang isa na ipasa ang lahat sa kanyang sariling mga balikat, ngunit ang isang taong may kakayahang mag-ipon ng isang malakas na epektibong pangkat at mahusay na namamahagi ng mga responsibilidad, kabilang ang mga hindi planado.

Ang delegasyon, iyon ay, ang pagtatalaga ng mga gawain mula sa isang empleyado patungo sa isa pa, ay nakakatulong upang mapataas ang antas ng pakikipag-ugnayan sa koponan, at ang mga tagapamahala na nagtagumpay dito, sa karaniwan, ay nagdadala sa kanilang mga kumpanya ng 33% na higit na kita kaysa sa iba.

Ngunit ang pagsasabi lamang ng "gawin ito" ay mali. Ang isang tono ng pag-order, isang hindi maayos na naka-iskedyul na gawain, isang kakulangan ng paliwanag - lahat ng ito ay maaaring maging sanhi ng pagtanggi at, bilang isang resulta, ay hindi ang pinakamahusay na resulta.

Ang dalubhasa sa Harvard Business School na si Lauren Landry ay nagsalita tungkol sa mga panuntunan na makakatulong sa epektibong pagdelegate at pagpapabuti ng pagganap.

1. Suriin ang mga kakayahan ng mga empleyado

May mga gawain na hindi maaaring italaga. Halimbawa, sila ay isang mahalagang bahagi ng iyong mga responsibilidad. O ang ibang empleyado ay walang kaalaman at kwalipikasyon upang maisagawa ang mga ganoong gawain. O, sa kabaligtaran, ang mga ito ay mas simple kaysa sa karaniwan niyang ginagawa. Halimbawa, ang paghiling sa isang sales manager o auditor na maghanap ng isang master na mag-aayos ng isang office coffee machine ay, sa madaling sabi, hindi naaangkop.

Sa pangkalahatan, bago mo ipagkatiwala ang isang bagay sa isang tao, dapat mong tanungin ang iyong sarili:

• Makayanan ba ng isang tao ang gawaing ito? May sapat ba siyang oras o makakasagabal ito sa iba pa niyang responsibilidad?
• Magkakaroon ba ng sapat na kaalaman at kasanayan ang empleyado? O kailangan mo ba siyang i-update nang napakatagal upang mas madaling gawin ito sa iyong sarili o maghanap ng ibang espesyalista? Sabihin nating kailangan mong gumuhit ng isang ulat sa gawain ng koponan sa isang proyekto, ngunit ang kasamahan kung kanino mo gustong ipagkatiwala ito ay hindi kailanman nagawa ito, na nangangahulugan na ang negosyo ay mabagal na kikilos, nang may langitngit, at maaari kang kailangang gawing muli ang lahat.
• Makakatulong ba ang gawaing ito sa empleyado na mapabuti ang ilang mga kasanayan, makakuha ng karanasan? Ito ay opsyonal, ngunit ito ay magiging maganda.
• Mayroon bang isang empleyado na mas mahusay na makayanan ito?

2. Sikaping matugunan ang mga interes at pangangailangan ng lahat

Halimbawa, kailangan mong ayusin ang pagbuo ng koponan para sa buong koponan, ngunit walang espesyal na empleyado para dito. Ngunit mayroong isang tao na malakas sa komunikasyon at gustong magkaroon ng karanasan sa pag-aayos ng mga kaganapan, pagsasanay at pamamahala ng mga tauhan. Maaari mong ialay ang gawaing ito sa kanya.

O pansamantalang naiwan ang kumpanya nang walang SMM-espesyalista, ngunit mayroong isang taong bihasa sa mga algorithm ng mga social network at hindi tututol na subukan ang kanyang kamay sa marketing.

Siyempre, hindi ito laging posible. May mga boring na gawain na walang nagugustuhan. Ngunit gayon pa man, hindi magiging kalabisan ang kritikal na pagsusuri sa koponan at pag-isipan kung sino ang maaaring makinabang sa bagong assignment.

3. Itakda nang tama ang gawain

Kapag nakikipag-usap sa isang empleyado, ipaliwanag kung bakit nais mong ipagkatiwala ang gawain sa kanya, kung paano ito magiging kapaki-pakinabang para sa kumpanya at para sa kanya nang personal. Siguraduhing purihin at ilista ang kanyang mga lakas na nakaimpluwensya sa iyong pinili. Maging magalang.

Sabihin sa amin ang tungkol sa takdang-aralin nang detalyado. Magkaroon ng malinaw na layunin at timeline. Ibigay ang lahat ng kinakailangang dokumento at iba pang impormasyon. Ito ay magiging napakahusay kung ang lahat ng mga kinakailangang materyales ay malinaw at nakaayos, upang ang empleyado ay hindi kailangang gumugol ng maraming oras sa pag-uunawa kung ano ang ano.

4. Magbigay ng normal na komunikasyon at komportableng kapaligiran

Ipaalam sa tao na palagi kang nariyan para tumulong, magmungkahi, sumagot ng mga tanong. Babalaan na kung sa ilang kadahilanan ay hindi niya nakayanan o napalampas ang deadline, makakausap ka niya, at magkakasama kayong makakaisip ng isang bagay.

Itanong kung ano ang kailangan niya upang makumpleto ang gawain. Maaaring kailanganin mong bigyan siya ng karagdagang impormasyon o, halimbawa, palayain siya mula sa mga kasalukuyang gawain.

Mahalagang manatiling palakaibigan, upang ang empleyado ay hindi talaga mag-atubiling makipag-ugnayan sa iyo kung may mali.

5. Maging sa ligtas na bahagi

Kapag nakumpleto mo ang isang gawain sa iyong sarili, ikaw ay may ganap na kontrol sa sitwasyon. Kung ibang tao ang kumuha ng trabaho, maaaring magkaroon ng isang milyong problema na maaaring magresulta sa hindi magandang resulta o hindi nasagot na mga deadline.

Isipin nang maaga kung ano ang iyong gagawin sa kaso ng isang hindi kanais-nais na pag-unlad ng mga kaganapan. Maging handa na gawin ang gawain sa iyong sarili o mabilis na i-outsource ito sa ibang tao.

Subukang ituring ang mga sitwasyong ito hindi bilang isang kabiguan, ngunit bilang isang karanasan na makakatulong sa iyong mas maunawaan ang iyong koponan, ang mga kakayahan nito at ang antas ng organisasyon.

6. Maging matiyaga

Oo, may mga bagay na mas mabilis na gawin nang mag-isa kaysa ipagkatiwala ang isang tao, at pagkatapos ay gumugol ng oras sa pagsagot sa mga tanong at pagsubaybay sa resulta.

Mahalagang tandaan na hindi ka isang orkestra ng tao, at para sa epektibong trabaho kailangan mong paunlarin ang iyong koponan, bigyan ang mga empleyado ng pagkakataong gumawa ng bago, maging mas mahusay, matuto, kabilang ang mula sa iyong mga pagkakamali.

Nangangahulugan ito na kailangan mong maging mapagpasensya kung ang isang tao ay nagtatanong ng napakaraming tanong o nakayanan ang isang takdang-aralin na mas mabagal kaysa sa iyong inaasahan.

7. Magbigay at humingi ng feedback

Kapag tapos na ang gawain, siguraduhing sabihin sa empleyado kung paano mo sinusuri ang kanyang trabaho: kung ano ang nagustuhan mo at kung ano ang handa mong purihin siya, anong mga punto ang maaaring mapabuti, kung ano ang dapat gawin para dito at kung ano ang hahanapin sa kinabukasan.

Maging tama. Huwag magmura, huwag magtaas ng boses, huwag magpapawalang-halaga o pumuna nang walang dahilan. Siguraduhing magsimula sa papuri at pagkatapos ay malumanay na pag-usapan kung ano ang kailangang gawin.

Kung ang gawain para sa tao ay bago at mahirap, tanungin siya kung paano niya ginawa ito. Ano ang madali at kung ano ang hindi, kung ano ang kawili-wili at kung ano ang hindi nagustuhan, kung paano niya tinasa ang resulta sa kanyang sarili, kung ano ang gusto niyang pagbutihin at kung paano niya ito pinaplano.

8. Huwag kalimutang magpasalamat

At hindi lamang one-on-one, kundi pati na rin sa publiko, lalo na kung ang gawain ay hindi madali. Purihin ang tao sa harap ng buong koponan, bigyan siya ng dagdag na araw ng pahinga, markahan bilang pinakamahusay na empleyado, kung ang kumpanya ay nagsasagawa nito.

Gayundin, hindi mo dapat ilapat ang mga bunga ng paggawa ng ibang tao. Sa halip na sabihin na "Inayos ko ang pagbuo ng koponan" o "Inihanda ko ang ulat," mas mainam na bigyang-diin na inihanda mo ang lahat nang magkasama at ang iyong kasamahan ay nakatulong ng malaki. Pinahahalagahan ng mga tao ang pagiging kinikilala para sa kanilang mga merito, ginagawa silang mas kasangkot at tapat sa kumpanya.