Leo Babauta: ang aking 10 email na gawi

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

© larawan

Ang email ay maaaring maging isang mahusay na tool sa pagtatrabaho, o maaari itong maging isang nakakainis na pinagmumulan ng pagpapaliban, at ito ay kung paano mo ito ginagamit mismo. May panahon na nag-file ako para sa kumpletong pagkabangkarote ng aking email, at ngayon ay sinusuri ko ito 2-3 beses sa isang araw araw-araw, ngunit ito ay mabilis at mahusay.

Nakagawa ako ng ilang mga gawi na tumutulong sa akin na magtrabaho nang napakabisa sa aking mail at mas mahusay na tumuon sa iba pang mahalagang gawain. At sa totoo lang, walang laman ang inbox ko at ang sarap sa pakiramdam. Ibibigay ko ang 10 sa aking mga gawi sa artikulong ito. Hindi ibig sabihin na kailangan mong bulagan silang sundan, gusto ko lang ipakita ang aking landas, at sa batayan nito ay maaari mong ihanda ang iyong sarili. Kaya, narito ang mga gawi na gumagana para sa akin:

Mas madalas na tumingin sa mail

Hindi ko pinananatiling bukas ang aking mailbox buong araw. At madalang ko itong tinitingnan. Napagpasyahan ko na kung ang 20-30 na mga titik ay maipon sa aking inbox, kung gayon ang mundo ay hindi guguho, sa parehong oras, magiging madali para sa akin na mabilis na maproseso ang eksaktong halagang ito. Pansin! I say process, hindi basahin. Binuksan ko ang aking inbox upang ikalat ang mga mensahe sa ibang mga folder, hindi para basahin ang mga ito at iwanan ang mga ito doon.

I-scatter sa mga folder

Binuksan ko ang aking mail at nagsimulang gumawa ng mga mabilisang pagpapasya: tanggalin o i-archive, basahin at sagutin kaagad (kung ito ay tumatagal ng mas mababa sa 2 minuto) o i-archive, magpadala ng mabilis na tugon at pagkatapos ay i-archive, idagdag sa aking listahan ng gagawin upang gawin ito sa ibang pagkakataon (markahan ng asterisk at pagkatapos ay i-archive). Sa anumang kaso, WALANG dapat iwan sa inbox.

Idagdag kaagad ang lahat sa kalendaryo

Kung ang isang liham ay dumating sa akin na may petsa na dapat kong tandaan, agad kong ipinasok ito sa kalendaryo. Isang harapang pagpupulong o isang pag-uusap sa Skype, isang pag-eehersisyo o isang bagay na dapat kong tandaan pagkatapos lamang ng isang linggo - lahat ay agad na ipinadala sa kalendaryo. Ngayon ito ang aking pinakamahusay na ugali, ito ay dinala sa automatism, at salamat dito, bihira akong makakalimutan ang tungkol sa isang bagay.

Gamitin ang hot keys"

Gumagamit ako ng Gmail, na nagbibigay ng iba't ibang mga keyboard shortcut para sa aking mail. Sa katunayan, tumagal lamang ako ng ilang minuto upang matutunan ang mga ito, at pagkatapos ay naaalala ng memorya ng kalamnan ang mga susi.

Narito ang mga shortcut na ginagamit ko:

"Gi" - bumalik sa inbox;

"E" - archive;

"#" - tanggalin;

"C" - lumikha ng isang bagong mensahe;

"R" - sagot;

"F" - pasulong;

"A" - sagutin ang lahat;

"Gs" - pumunta sa minarkahan;

"Tab + Return" - kapag gumawa ako ng mensahe, pagkatapos ay ipadala ito kaagad at i-archive.

Ginagamit ko rin ang setting kapag, pagkatapos magtanggal o mag-archive ng isang mensahe, awtomatiko akong pumunta sa susunod nang hindi bumabalik sa inbox, nagbibigay-daan ito sa iyo na mabilis na lumipat sa mga mensahe.

Sumulat ng mga maikling titik

Ang sagot ko sa isang liham ay karaniwang 1-3 pangungusap. Bihira akong sumulat ng mga titik na mas mahaba kaysa sa 5 pangungusap. At dapat may magandang dahilan iyon. Kung kailangan ko talagang magsulat ng marami, mas gugustuhin kong gawin ito sa Google Docs at ibahagi ito sa tamang tao. Ang isang maikling liham ay nangangahulugang isang mabilis na tugon mula sa tatanggap, dahil ang isang tao ay hindi kailangang tumawid sa kagubatan ng iyong kahusayan sa pagsasalita upang makuha at ma-assimilate ang pangunahing impormasyon.

Mabilis na magdagdag ng mga gawain sa isang listahan ng todo

Ginagamit ng ilang tao ang inbox bilang listahan ng gagawin, ngunit hindi ito angkop para dito, at narito kung bakit:

1. Ang mga gawain na dapat gawin ay halo-halong sa iba pang mga titik, at pagkatapos ay mahirap na mahuli ang mga ito mula sa karamihan.

2. Ang kuwento sa liham ay hindi palaging naglalaman ng isang tiyak na gabay sa pagkilos, ngunit batay sa liham, maaari mong itakda ang iyong sarili ng isang gawain. Kapag malapit mo nang makumpleto ito, kakailanganin mong muling basahin ang sulat upang matandaan kung anong partikular na gawain ang itinakda mo sa iyong sarili pagkatapos basahin ito.

3. Sa tuwing titingin ka sa iyong mail para makakuha ng isa pang gawain, makakatagpo ka ng mga bagong mensahe na nakakakuha ng iyong atensyon at nakakagambala sa mga pangunahing gawain, na nakakagambala sa ritmo ng iyong trabaho.

Ang isang simple at maginhawang listahan ng todo ay isang regular na dokumento ng teksto kung saan maaari kang magdagdag ng mga gawain mula sa mga email sa loob lamang ng ilang pag-click. At sa panahon ng trabaho, ang naturang sheet ay magiging isang mas epektibong tool, dahil hindi mo kailangang tumingin sa inbox sa lahat ng oras.

Mag-imbak lamang ng mga hindi pa nababasang mensahe sa inbox

Ito ay isang trick para sa mga advanced na user. Na-hack ko ang aking Gmail inbox sa paraang hindi na ito makapag-imbak ng mga nabasang mensahe. Nangangahulugan ito na kung bubuksan ko ang liham at hindi ilalagay ito sa anumang ibang folder, mawawala lang ito. Ito ay nag-uudyok sa akin na gumawa ng isang desisyon tungkol sa kung ano ang gagawin sa liham na ito, kaagad, o mawawala ito sa akin. Salamat sa partikular na setting na ito, ang mga bukas na mensahe ay hindi naiipon sa aking inbox, na unti-unting nagiging basura.

Itabi para sa pagbabasa

Kadalasan pinadalhan nila ako ng mga link sa mga artikulo. Agad ko silang pinadala sa Instapaper para basahin mamaya. Ito ang dahilan kung bakit sinusubukan kong gumugol ng mas kaunting oras sa koreo, dahil marami akong kawili-wiling mga bagay na babasahin bukod dito.

Salain nang walang awa

Kapag may lumabas na sulat sa aking inbox na hindi ko gustong makita, agad ko itong hinarap. Hindi ako tinatamad na mag-unsubscribe sa mailing list o mag-install ng filter sa nagpadalang ito. At ito ay makabuluhang binabawasan ang daloy ng mga papasok na email. Ako ay walang awa tungkol sa mga liham na bumabara sa aking inbox, at ang panuntunang ito ay nalalapat kahit sa mga taong labis akong nakakaabala.

Isara ang mail sa dulo ng pagproseso ng mga liham

Mga disassembled na mensahe - isara ang mail at huwag buksan nang ilang oras hanggang sa magkaroon muli ng sapat na bilang ng mga titik.

Ang pagkuha sa ilang magagandang gawi sa email ay isang magandang bagay. Mapapansin mo kaagad kung gaano ka naging kalmado upang magsagawa ng mas mahahalagang gawain, alisin ang mapanghimasok na email check tuwing 10 minuto. Ang iyong ulo ay magiging libre para sa mga bagong pag-iisip sa sandaling ang iyong inbox ay walang mga hindi kinakailangang email. Good luck!