Paano linisin ang Google Docs

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Nag-rake kami ng walang katapusang "Mga bagong folder" at nag-aalis ng mga dokumento na may hindi maintindihan na mga pangalan.

Kung madalas kang nagtatrabaho sa Google Docs, o Google Docs, malamang na nahaharap ka sa problema na napakaraming file, at ang pangunahing pahina ng serbisyo ay nagiging isang kalat na attic. Sinasabi ng Lifehacker kung paano ka makakagawa ng kaayusan mula sa kaguluhan.

Gumamit ng mga built-in na tool sa pag-uuri

Ang Google Docs ay may ilang built-in na tool sa pag-uuri upang matulungan kang mabilis na mahanap ang mga file na gusto mo. Upang gawin ito, piliin lamang ang naaangkop na opsyon sa pamamagitan ng pag-click sa isa sa mga simbolo sa kanang itaas na bahagi ng pangunahing screen.

1. Sa pamamagitan ng display format

Binibigyang-daan ka ng serbisyong i-customize ang gustong paraan ng pagpapakita ng mga file: isang listahan o isang grid. Upang gawin ito, mag-click lamang sa kaukulang icon.

2. Sa pamamagitan ng petsa o pamagat

Maginhawa mong mapag-uri-uriin ang mga dokumento ayon sa petsa kung kailan sila tiningnan, ang petsa ng mga pagbabagong ginawa mo o ng lahat ng user, at ayon din sa pamagat.

3. Ng may-ari

Binibigyang-daan ng Google Docs ang maraming user na gumawa ng mga dokumento nang sabay-sabay, kaya naman napakaginhawa ng serbisyong ito. Kung hindi ka lamang gumagawa ng mga dokumento, ngunit nakikipagtulungan din sa mga estranghero o nagtatrabaho nang sama-sama, ang pag-uuri ayon sa may-ari (tagalikha) ng dokumento ay makakatulong sa iyo. Upang magamit ito, mag-click lamang sa naaangkop na item sa pangunahing screen at piliin ang naaangkop na opsyon.

4. Kung posible ang pag-access

Upang tingnan ang lahat ng mga file na ginawa ng ibang mga user at magagamit mo, mag-click sa icon ng folder sa kanang sulok sa itaas ng pangunahing screen at piliin ang "Available".

Maging maayos sa Google Drive

Ang lahat ng mga file mula sa Google Docs (pati na rin ang Sheets at Slides) ay available sa Google Drive. Samakatuwid, sa isang malaking lawak, ang pagkakasunud-sunod sa Disk ay isang kondisyon ng pagkakasunud-sunod sa Mga Dokumento. Narito kung ano ang maaari mong gawin upang harapin ang kaguluhan.

1. Pagbukud-bukurin ang mga dokumento sa mga folder

Madali kang makakagawa ng mga folder sa Google Drive. Upang gawin ito, kailangan mong mag-click sa malaking pindutan na "Lumikha" at piliin ang item na "Folder".

Bigyan ng malinaw at partikular na mga pangalan ang iyong mga file at folder. Mula sa mga pangalang "Bagong folder", "Walang Pamagat", "1" o "lvpdlvarp" hindi malinaw kung ano ang nasa loob. Bilang karagdagan, ang mga naturang file at folder ay magiging mas mahirap hanapin sa marami pang iba. Ang mga pamagat na "September Reports", "Customer Contact List at 15.10" o "Biotechnology Article" ay tutulong sa iyo na panatilihing mas mahusay ang iyong mga tala.

Maaari kang maglipat ng mga file sa isang folder sa pamamagitan ng pag-right-click sa mga ito at pagpili ng naaangkop na item.

Maaaring buksan ang menu ng folder mula sa home screen ng Google Docs.

2. Gumamit ng iba't ibang kulay at label ng folder para sa mahahalagang file

Bilang default, ang lahat ng mga folder sa Google Drive ay kulay abo, ngunit maaari mong i-right-click ang mga ito at pumili ng isa sa 24 na kulay mula sa drop-down na menu.

Maaari mo ring markahan ang mga kinakailangang file sa Disk. Ginagawa ito sa pamamagitan ng pag-right-click at pagpili sa "Idagdag sa minarkahan".

Maaari mong direktang tingnan ang mga minarkahang file sa "Mga Dokumento".

3. Tanggalin ang hindi kailangan

Sa masinsinang paggamit ng mga serbisyo ng Google, nakakaipon sila ng malaking halaga ng mga hindi kailangan at hindi napapanahong mga dokumento. Maaari mong tanggalin ang mga ito pareho sa "Mga Dokumento" at "Disk" sa pamamagitan ng pag-right-click sa kinakailangang dokumento at pagpili sa "Tanggalin".

Kung hindi mo sinasadyang natanggal ang isang dokumento (ang Google Docs ay hindi humihingi ng kumpirmasyon ng isang aksyon kapag nagtanggal), maaari mong i-click ang "Kanselahin" na pop-up na button.

At kung tinanggal mo ito, ngunit pagkatapos ng ilang araw ay nagbago ang iyong isip, pumunta sa "Trash", i-right-click sa nais na file at piliin ang "Ibalik".

Ang mga file sa recycle bin ay iniimbak sa loob ng 30 araw, pagkatapos nito ay awtomatikong tatanggalin ang mga ito.

4. Gamitin ang Filewatch para maalis ang mga hindi kinakailangang bagay

Makakatulong sa iyo ang Filewatch na mahanap ang mga file na mayroon ka pa ring access, halimbawa, sa iyong dating lugar ng trabaho: ipinapakita nito sa iyo kung sinong mga tao ang binahagian mo ng mga dokumento at hinahayaan kang humiwalay sa kanila. Ang serbisyo ay nakakahanap din ng mga file na naging available sa napakaraming user (halimbawa, na-leak sa Network) upang mabago mo ang mga setting para sa pag-access sa kanila.

Ang Filewatch ay kasama sa library ng Google Workspace Marketplace, na nangangahulugang ito ay na-certify ng Google, kaya ang iyong sensitibong data ay hindi mahuhulog sa maling mga kamay. Ang serbisyo ay libre.

• I-download mula sa Google Library →
• Mag-download mula sa website ng Filewatch →