7 tip sa Gmail mula sa isang dating empleyado ng Google

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Kung ang daan-daang mga papasok na email at patuloy na pagkagambala para sa pagsuri sa iyong mail ay hindi nagpapahintulot sa iyo na tumuon sa iyong pangunahing aktibidad, kung gayon ang artikulong ito ay para sa iyo. Ipinaliwanag ni Rudolphe Dutel, isang dating empleyado ng Google, kung paano magtrabaho nang tama sa Gmail nang walang pananakit ng ulo.

Noong 2011, kumuha ng trabaho si Rudolf Dutel sa Google. "Ang aking unang araw sa opisina ng Google ay tulad ng pagdating ni Harry Potter sa Hogwarts: labis kang nag-aalala, tulad ng isang schoolboy sa unang petsa, at hindi malinaw kung ano ang gagawin," paggunita ni Rudolph. "Samakatuwid, natutuwa ako sa anumang trabahong ipinagkatiwala sa akin at sa pagkakataong matuto ng bago sa proseso."

Ang susunod na dalawang taon ay nakatadhana siyang malapit na makisali sa pagsasanay sa mga empleyado ng kumpanya upang magtrabaho kasama ang serbisyo sa mail na Gmail, pati na rin ang mga corporate sales nito.

Si Dütel ay hindi na miyembro ng Google; isa na siyang empleyado ng Buffer at ang tagapagtatag ng Remotive project, isang elektronikong lingguhang magazine para sa mga malalayong manggagawa. Gayunpaman, ginagamit pa rin niya ang ilan sa mga trick na itinuro niya sa kanyang mga dating kasamahan.

Paano Sanayin ang Iyong Email: 7 Mamamatay na Tip para sa Paggawa gamit ang Gmail

Minsan ang pagbubukas ng iyong Inbox sa Lunes ng umaga ay isang paghahayag. Tila imposibleng pisikal na ayusin ang walang katapusang stream ng mga titik.

Ang e-mail ngayon ay hindi ginagamit maliban sa mga malalayong nayon, kung saan walang kuryente o cell tower. Ayon sa pananaliksik mula sa McKinsey Global Institute, gumagastos kami ng average ng isang third ng aming araw ng trabaho sa pagsagot sa mga email.

Ang karaniwang bihasang manggagawa ay gumugugol ng hanggang 28% ng kanilang kapaki-pakinabang na oras sa pag-parse ng email. Iyan ay mga 13 oras sa isang linggo.

Siyempre, ayaw kong sumang-ayon sa gayong malungkot na istatistika. Bukod dito, nais ng lahat na gugulin ang kanilang oras sa isang bagay na mas kapaki-pakinabang. Sa layuning ito, gumugol si Dutel ng maraming oras sa pagsubok sa mga kakayahan ng Gmail, mga utility at serbisyo, na itinatampok ang pitong pinakakapaki-pakinabang, sa kanyang opinyon, para sa pang-araw-araw na paggamit. Marahil, ang paggawa ng sulat ay hindi ganoon katagal na negosyo.

1. Gamitin ang button na "Kanselahin ang pagpapadala."

Napansin mo na ba ang ilang nakakainis na typo sa iyong sulat pagkatapos i-click ang "Ipadala"? Sigurado akong oo.

Mula ngayon, wala nang dapat ikatakot: mayroon kang tungkuling kanselahin ang pagpapadala, gamit ang kung saan ay isang mahigpit na kinakailangan para sa mga nagpasya na seryosong kunin ang pamamahala ng mahalagang oras ng pagtatrabaho.

Maaari mong i-activate ang function sa pamamagitan ng pagpunta sa menu at paglalagay ng tsek sa harap ng kaukulang function: "Mga Setting" → "General" → "Kanselahin ang pagpapadala". Opsyonal, ang panahon ng pagkansela ay maaaring itakda sa 10, 20 o 30 segundo.

Subukan ito sa iyong sarili, personal kong nagustuhan ito!

2. Mag-apply ng mga template para makatipid ng oras

Sumulat kami ng isang malaking bilang ng mga titik ng parehong uri, katulad ng bawat isa tulad ng dalawang patak ng tubig. Minsan ginagawa nating batayan para sa mga bagong liham ang mga naisulat na natin sa ibang tao. Halimbawa, para sa mga salespeople, ito ay maginhawa at maaaring makatipid ng oras nang malaki.

Kaya bakit hindi maghanda ng ilang mga template para sa ganitong uri ng mensahe sa halip na muling isulat ang parehong bagay nang paulit-ulit? Pagkatapos ng lahat, ang pagpapalit ng isang pares ng mga salita at parirala ay mas madali kaysa sa pagsulat muli. Ang pangunahing bagay ay huwag kalimutang basahin muli ito sa ibang pagkakataon.

Maghanda at mag-save ng ilang template na tugon na magagamit mo sa ibang pagkakataon kung kinakailangan.

Upang paganahin ang function na "Mga Template ng Tugon," pumunta sa tab na "Laboratory" sa menu ng mga setting.

Salamat sa hindi kapani-paniwalang kapaki-pakinabang na feature na ito, nagawa ni Rudolph at ng kanyang kapatid na manu-manong ipadala ang kanilang mga detalye sa pakikipag-ugnayan sa unang 1,500 Remotive subscriber sa isang karaniwang sulat sa pagpapadala.

3. Gamitin ang offline na pag-access function

Ang isa pang trick na natutunan namin mula kay Dutel ay kung paano patuloy na magtrabaho sa Gmail nang walang access sa Internet.

Marahil ang ilan sa inyo ay gustong magdiskonekta sa iba nang ilang sandali upang ganap na italaga ang iyong sarili sa mga malikhaing gawain. Gayunpaman, sa karamihan ng mga kaso, hindi mo magagawa nang wala ang folder na "Inbox", kung saan ikaw, halimbawa, ay bumaba sa teknikal na gawain. Paano maging?

Para sa lahat ng paglalakbay sa pamamagitan ng tren, mga kaso na may bayad o limitadong access sa Wi-Fi network at iba pang hindi inaasahang pangyayari, maaari mong gamitin ang function na "Offline." Pinapayagan ka nitong magbasa, tumugon, maghanap at mag-archive ng mga email nang walang access sa Internet.

Ito ay talagang napaka-maginhawa, dahil pinapayagan ka ng mode na ito na magtrabaho hindi lamang sa mail, kundi pati na rin sa Google Drive at Google Docs.

4. Walang oras? I-pause

Kung minsan, ang mga papasok na mensahe ay sunod-sunod na nahuhulog sa kahon, nakakainis at nakakagambala sa gawaing pinagtutuunan natin ng pansin. Isa, dalawa, apat, sampung bagong letra… Paano kung may importanteng bagay?

Ang pinakamahusay na solusyon sa problemang ito, ayon kay Dutel, ay ang Inbox Pause function. Ang kahulugan ng function na ito ay napaka-simple: sinuspinde mo ang daloy ng mga papasok na sulat kung abala ka sa isang bagay na mahalaga, at kapag napalaya ka mula sa pasanin ng mga alalahanin at isang kalendaryo na puno ng mga kaganapan, bumalik ka sa kanila na parang natanggap mo ang mga ito. sa parehong segundo sa pamamagitan ng pagpunta sa page na may tab na mail.

5. Mag-unsubscribe sa mga hindi kinakailangang mailing list

Nagkataon lang na mahirap ganap na maalis ang lahat ng uri ng pagpapadala ng mail sa iyong inbox ng email sa trabaho. Paano mo maaalis ang mga hindi talaga kawili-wili sa iyo?

Tingnan ang Unroll.me, isang utility na makakatulong sa iyong ayusin ang iyong mga email sa pinakamahusay na posibleng paraan sa ilang minuto. Kapag nag-sign up ka para sa serbisyo, buksan ang mailing list kung saan ka naka-subscribe. Pagkatapos ay mag-unsubscribe sa mga hindi kailangan.

6. I-on ang 2-Step na Pag-verify

Mukhang alam ng Gmail ang halos lahat ng tungkol sa amin: kung kanino kami nakikipag-usap, anong mga larawan ang hinahanap namin sa paghahanap, kung ano ang iniimbak namin sa "Mga Dokumento". Masasabi nating ito ay isang uri ng flight control center at ang pangunahing command headquarters - lahat ng mga link ay humahantong dito, tulad ng mga kalsada sa Roma. Nangangahulugan ito na dapat munang pangalagaan ang kaligtasan.

Ang Dalawang-Hakbang na Pag-verify ay ang pinakamahusay na solusyon para sa gawaing ito. "Dalawang-", dahil upang maprotektahan ang iyong impormasyon, kakailanganin mo hindi lamang ang iyong password para sa mailbox, kundi pati na rin ang isang natatanging code, na matatanggap mo sa tuwing susubukan mong i-access ang iyong mailbox mula sa isang mobile application o SMS-message.

Pinapayuhan din ni Rudolph na bigyang pansin ang serbisyo ng 1Password.

Maraming iba pang sikat na serbisyo tulad ng Dropbox, Facebook, at Twitter ay gumagamit din ng 2-Step na Pag-verify para sa pag-access.

Sa pamamagitan ng paraan, para sa kaligtasan ng iyong data, mahalagang tiyakin na ang iyong Gmail account ay hindi ginagamit sa ilang mga device nang sabay-sabay, halimbawa, sa dalawang computer sa parehong oras.

7. Gumamit ng higit pang nagbibigay-kaalaman na mga abiso

Maraming messenger ang gumagamit ng ilang status para sa mga mensahe nang sabay-sabay: "Ipinadala", "Naihatid", "Basahin". Sa ilang lugar, gaya ng Facebook, ginagamit ang mga icon upang kumatawan sa mga notification na ito.

Para sa serbisyo ng Gmail, mayroong katulad na solusyon - Sidekick. Ito ay isang magandang aplikasyon para sa mga naghahanap ng trabaho, o sa mga may kaugnayan sa mga aktibidad sa pagbebenta: napaka-maginhawang makuha ang mga katayuan ng iyong mga ipinadalang email.

Ngayon alam mo na ang higit pa tungkol sa kaligtasan at pagtitipid sa oras kapag nagtatrabaho sa Gmail. Umaasa kami na ang payo ng isang batikang espesyalista ay makakatulong sa iyong maging mas produktibo.