Paano mag-iskedyul ng mga pagpupulong upang maging epektibo ang mga ito

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Huwag sayangin ang iyong oras.

Maaaring hindi mo gusto ang mga pagpupulong, ngunit kailangan mo pa ring isagawa ang mga ito. Ito ay isang mahalagang bahagi ng daloy ng trabaho sa anumang kumpanya. Ang isang paraan upang gawing mas kapaki-pakinabang at mas mabilis ang mga appointment ay ang pag-iskedyul ng mga ito nang maingat. Ang aklat ni Olga Demyanova, Doctor of Economics, "Mabilis at epektibong mga pagpupulong. Mula sa paghahanda hanggang sa makuha ang ninanais na resulta."

Sa pahintulot ng publishing house na "Alpina PRO" Lifehacker ay nag-publish ng isang sipi mula sa ikalawang kabanata.

Ang mga pagpupulong mismo ay hindi isang problema. Ang mga ito ay kinakailangan pa nga at ito ay isang katangian ng pamamahala ng kapangyarihan. Kailangan mong alisin ang matagal na walang silbi at hindi epektibong pagtitipon.

Ang pinakakaraniwang uri ng mga pagpupulong:

• lingguhan;
• madiskarte;
• manggagawa;
• pag-uulat;
• pagpaplano ng mga pulong;
• brainstorming;
• mga pag-uusap at pagpupulong sa negosyo;
• mga briefing.

Ang lahat ng mga uri na ito ay maaaring ipangkat sa apat na pangunahing grupo:

1. ayon sa tagal: mabilis (hanggang 30 minuto) at pinahaba (higit sa isang oras);
2. sa bilang ng mga kalahok: hanggang 10 tao o higit pa;
3. ayon sa layunin: pagtatrabaho, pampulitika at impormasyon;
4. ayon sa panahon: planado at hindi planado.

Pag-iiskedyul ng Pulong Mga Kinakailangang Katangian

Ano ang plano para sa:

• mga layunin;
• agenda;
• listahan ng mga inanyayahan;
• iskedyul;
• mga materyales ng impormasyon;
• responsable para sa pagpapanatili ng protocol;
• limitasyon ng oras para sa mga talumpati.

Una at pangunahin, dapat isaalang-alang ng pinuno ang mga layunin ng pagpupulong. Ito ang panimulang punto para sa agenda at ang listahan ng mga kalahok, oras at mga regulasyon.

Ang mga pangunahing layunin ng mga pagpupulong:

1. Bagong impormasyon - para sa pulong ng impormasyon:

• mahahalagang balita at pagbabago sa patakaran;
• talakayan ng mga plano at estratehiya;
• panandaliang pagtataya;
• pagtatanghal ng mga bagong produkto at diskarte;
• talakayan ng badyet;
• mga isyu ng tauhan.

2. Pagsubaybay sa mga kaganapan at paggawa ng mga pagpapasya sa pagpapatakbo - para sa mga regular na pagpupulong:

• pangunahing mga panganib at kahirapan;
• mga parameter para sa pagtatasa ng pag-unlad;
• pagtatasa ng mga pangunahing proseso at mga kinakailangang pagbabago;
• talakayan kung ano ang nangyayari: kung ano ang nangyayari nang maayos, kung ano ang nangangailangan ng pagpapabuti;
• mahahalagang aral at resulta ng mga aksyon;
• koordinasyon ng mga pagsisikap;
• mga komunikasyon.

3. Pagganyak - malikhaing pagpupulong, pagbuo ng mga bagong diskarte at pagbuo ng koponan:

• pagganyak para sa pagkilos;
• kolektibong paggawa ng desisyon;
• paggalang sa indibidwal at sama-samang tagumpay.

Kaya, ang layunin ay nakakaapekto sa uri ng pulong at ang modelo para sa pag-aayos nito. Halimbawa, ang mga sesyon ng briefing ay naiiba sa bilang ng mga kalahok at sa haba ng oras. Ang mga regular ay may isang nakaplanong kalikasan, ang mga ito ay mas mabilis sa oras at may limitadong bilang ng mga kalahok. Ang mga malikhaing pagpupulong ay nangangailangan ng espesyal na paghahanda: pag-aayos ng mga kasangkapan (karaniwan ay magkahiwalay na mga mesa), tsaa, kape at impormal na setting; hindi nangangailangan ng pagsunod sa dress code.

Eisenhower Matrix para sa Ranking Meeting Questions

Dapat tandaan na ang pagpupulong ay isang plataporma kung saan ang mga mahahalagang desisyon ay ginawa at ang mga problema ay napagtagumpayan. Ang Eisenhower Matrix ay ang patlang kung saan ang lahat ng mga problema at tanong ay kinokolekta. Ang mga ito ay niraranggo ayon sa kahalagahan at pagkaapurahan.

	Maagap	Huwag magmadali
Mahalaga	A	B
Hindi mahalaga	C	D

Square A: mahalaga at apurahang mga bagay

Ang parisukat ng mahalaga at kagyat na mga bagay ay dapat na walang laman o maliit. Ipahiwatig nito na natutugunan mo ang takdang petsa. Kung maraming ganoong kaso, ito ay tanda ng disorganisasyon. Mga halimbawa ng mga kaso na maaaring i-squad:

• mga kasong direktang nauugnay sa iyong mga tungkulin sa pagganap at nakakaapekto sa iyong pagganap;
• mga kaso, ang pagkabigo nito ay maaaring lumikha ng mga problema;
• mga bagay na may kaugnayan sa kalusugan at sikolohikal na klima sa pangkat;
• mga bagay na nakakaapekto sa kaligtasan ng pangkat;
• mga kaso, ang mga resulta nito ay kailangang i-coordinate o iharap sa iyong pamamahala.

Square B: mahalaga ngunit hindi kagyat na usapin

Kapag ang mga takdang-aralin o mga usapin ay walang pagkamadalian at walang mga detalye kung kailan dapat tapusin ang mga ito, ang tagapagpatupad mismo ang nagtatalaga ng tiyempo. Kasama sa parisukat na ito ang lahat ng bagay na nauugnay sa iyong functionality sa enterprise, ang mga bagay na regular mong ginagawa, at, bilang panuntunan, ang pagpapatupad ng mga ito ay nakatali sa pangkalahatang iskedyul sa enterprise (halimbawa, ang paghahanda ng final pag-uulat). Ang mga takdang-aralin sa pananaliksik na nangangailangan ng isang tiyak na tagal ng oras ay maaari ding maiugnay sa mga naturang kaso, ngunit ang halaga ng mga gastos sa paggawa ay hindi malinaw hanggang sa sandali ng pagkumpleto. Ang mga gawain ng una at pangalawang mga parisukat ay dapat na patuloy na subaybayan, at samakatuwid ay ipinapayong isama ang mga ito sa agenda ng mga pagpupulong.

Square C: madalian ngunit hindi mahalagang negosyo

Ito ay mga distractions. Kadalasan, nakakasagabal lang sila sa pagtutok sa mahahalagang gawain at binabawasan ang kahusayan. Laging tandaan ang iyong mga layunin at matutong makilala sa pagitan ng mahalaga at pangalawa.

Ito ay nagkakahalaga ng pagpasok sa parisukat na ito:

• mga pagpupulong o negosasyon na ipinataw ng isang tao mula sa panig;
• pagtalakay sa mga isyung kayang lutasin ng mga nasasakupan;
• pagtalakay sa mga isyu na hindi pangnegosyo;
• talakayan ng mga abstract na paksa.

Square D: mga bagay na hindi kagyat at hindi mahalaga

Ang mga kaso sa kategoryang ito ay hindi nagpo-promote sa iyo sa mga proyekto, ngunit nakakagambala sa iyo sa paggawa sa mga ito.

• huwag magdala ng anumang benepisyo;
• ito ay kapaki-pakinabang na hindi makitungo sa kanila sa lahat;
• Mga kumakain ng oras.

Para sa bawat layunin, itatanong ng pinuno ang mga sumusunod na katanungan:

• Sino ang may impormasyon at kaalaman tungkol sa isyung isinasaalang-alang?
• Kaninong mga interes ang naaapektuhan ng isyung ito?
• Kanino nakasalalay ang desisyon?
• Sino ang kailangang malaman ang impormasyong tatalakayin?
• Sino ang magpapatupad ng mga desisyong ginawa?

Maaari mong gamitin ang 99/50/1 na pamamaraan kapag nag-iiskedyul ng mga pagpupulong ng proyekto.

Ang pinuno ay nag-aayos ng mga pagpupulong sa tatlong mahahalagang punto sa proyekto:

• sa simula - upang isawsaw ang lahat ng mga kalahok sa bilis ng proyekto at para sa pagbuo ng pangkat ng grupo;
• sa isang intermediate na yugto - upang talakayin ang mga resulta ng gawaing ginawa at karagdagang mga pagsasaayos, kung kinakailangan;
• sa linya ng pagtatapos, kapag ang 1% ng kabuuang dami ay nananatiling maisasakatuparan - para sa paunang pagbubuod.

Ang oras na ito ay makakatulong sa iyo na mas mahusay na magamit ang iyong oras sa mga pulong.

Agenda

Ang Agenda ay isang plano ng mga gawain na lulutasin sa pulong. Kinakailangang malinaw na tukuyin ang oras ng bawat talumpati, maglaan ng hiwalay na oras para sa talakayan at puna mula sa lahat ng mga kalahok.

Kapag nagpaplano ng oras ng iyong pagpupulong, mahalagang isaalang-alang ang mga sumusunod:

• ang kahalagahan ng aytem sa agenda;
• ang limitasyon ng oras para sa bawat pagganap;
• break kung kinakailangan;
• 20% ng oras para sa karagdagang mahalagang impormasyon.

Ang agenda ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok sa pulong.

Agenda na may pagsasaayos ng oras at mga detalye ng mga talumpati

1. Mga resulta ng trabaho sa pagtatapos ng mga kontrata. Ang ulat ni I. Ivanov (15 minuto).
2. Mga problema sa transportasyon ng mga supply. Ang ulat ni I. Petrov (15 minuto).
3. Mga resulta at plano ng gawaing proyekto. Ang ulat ni T. Sidorov (20 minuto).

Magsisimula sa 11:00.

Magtatapos sa 12:15.

Kailangan mong sanayin ang iyong sarili upang magkaroon ng mabilis at epektibong mga pagpupulong!

Ang iyong mga alituntunin sa oras:

Mahalaga at apurahan	12 minuto
Mahalaga at hindi kagyat	24-36 minuto Apurahan at mahalaga: 12 minuto - gumagana dito ang prinsipyo ng Pareto: 20% ng oras ay lumilikha ng 80% ng resulta, na may average na pulong ng isang oras (60 minuto), ang pinaka-produktibong oras ay 12 minuto (20% ng 60 minuto). Mahalaga at hindi kagyat: karaniwang pinaplano. Ang epektibong oras para sa gayong mga pagpupulong ay 24–36 minuto. Ang 60/40 na pamamaraan ay gumagana dito, ayon sa kung saan, kapag gumuhit ng isang plano para sa araw, 40% ng oras ay dapat iwanang libre, 60% ay dapat ilaan para sa nakaplanong trabaho, kabilang ang 20% para sa "hindi mahuhulaan" at 20% para sa mga kusang bumangon o sumasama. Sa average na oras ng pagpupulong na isang oras (60 minuto), ang oras para sa nakaplanong mahalaga ngunit hindi agarang mga bagay ay 24–36 minuto (40–60% ng 60 minuto).
Hindi mahalaga at apurahan	Delegasyon at kontrol sa pamamagitan ng telepono at iba pang paraan ng komunikasyon, hindi hihigit sa tatlong minuto para sa kontrol.
Hindi mahalaga at hindi kagyat	Delegasyon at kontrol ng management, hindi hihigit sa isang minuto bawat delegasyon.

Listahan ng mga imbitado

Ang pinakamainam na bilang ng mga kalahok sa mabilis na pagpupulong ay 5-7 tao. 8 hanggang 12 tao ay katanggap-tanggap kung ang pinuno ng pulong ay may mga kasanayan sa facilitator.

Para sa pagbuo ng mga ideya, pagtatakda ng mga layunin at paglipad, ang perpektong komposisyon ay hindi hihigit sa 15 tao.

Mayroong hindi binibigkas na panuntunan sa Google - ang maximum na bilang ng mga kalahok ay hindi hihigit sa 10.

Ang Amazon ay may dalawang-pizza na panuntunan: dapat mayroong kasing daming tao sa isang pulong na maaari mong pakainin ng dalawang pizza.

Mayroong panuntunan 8-18-1800:

• hindi hihigit sa 8 tao - paglutas ng mga isyu sa trabaho;
• hindi hihigit sa 18 - brainstorming, kolektibong paglutas ng problema;
• hanggang 1800 katao - impormasyon at pagkakataong makipag-usap.

Sinasabi ng isang pag-aaral ng Bain and Company na sa mga grupong gumagawa ng desisyon, ang pagdaragdag ng higit sa pito sa bawat kalahok ay nagreresulta sa humigit-kumulang 10% na mas mababang kahusayan.

Ang mga taong direktang responsable ay obligadong lumahok sa mga pagpupulong.

Inilista ng Apple ang pangalan ng taong namamahala sa tabi ng bawat item sa pagpupulong. Kaya, ang bawat empleyado ay may malinaw na lugar ng responsibilidad sa loob ng balangkas ng itinalagang pagtatalaga.

Kung madalas kang mag-organisa ng mga pagpupulong, tiyak na magiging kapaki-pakinabang ang aklat na ito: Nag-aalok si Olga Demyanova ng 16 na pamamaraan at apat na tool upang pag-aralan na makakatulong na mapataas ang bisa ng lahat ng kalahok sa naturang mga pagpupulong.