Paano mas mahusay na gamitin ang GTD system

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ipinapaliwanag ng manunulat at blogger na si Leo Babauta kung paano panatilihin ang pagpaplano at alisin ang lahat ng bagay na pumipigil sa iyo na maging produktibo.

Bakit kailangan ang ganitong sistema

Ang Getting Things Done (GTD) ay isang kilalang sistema para sa paggawa ng mga bagay-bagay ni David Allen. Kapag ginagamit ito, ganap na lahat ng papasok na impormasyon ay naitala at nahahati sa mga listahan. Ang layunin ay upang magawa ang mga bagay sa pamamagitan ng paggugol ng mas maraming oras sa kung ano ang talagang mahalaga.

Gamit ang GTD system, makakamit mo ang napakahusay na tagumpay. Narito ang ilan lamang sa kanila:

• Hinahawakan mo ang maraming gawain.
• Mas nagiging confident ka sa sarili mo.
• Mas kaunti kang nagpapaliban at hindi gaanong ginulo.
• Mas nagtitiwala sila sa iyo: alam ng iba na palagi mong dinadala ang lahat sa dulo.
• Mas madalas kang iniimbitahan na magtrabaho dahil ang isang matatag na diskarte sa negosyo ay hinihiling.
• Nagbabago ka para sa mas mahusay - napagtanto mo kung ano ang talagang mahalaga sa iyo, nagiging mausisa ka, nagsimula kang matuto, bumuo ng matibay na relasyon sa mga tao at alisin ang mga lumang pattern ng pang-unawa na humahadlang sa iyo.
• Mas kumikita ka.
• May kakayahan kang lumikha ng isang matagumpay na startup o bumuo ng isang mahusay na kumpanya.
• Maaari mong ibahagi ang iyong mga ideya - sa isang libro, blog o lecture.

Ngunit para makuha ang lahat ng mga benepisyong ito, kailangan mong maunawaan kung paano epektibong gamitin ang system at alamin kung ano ang pumipigil dito. Ipinapaliwanag ni Leo Babauta, manunulat at may-akda ng sikat na blog na Zen Habits, kung ano ang kailangan mong gawin para dito.

Paano gamitin ang GTD system nang mas mahusay

Alamin kung ano ang pumipigil sa iyong pagiging produktibo

Ang ugali ng pagpapaliban. Nag-aalangan kang lapitan ang gawain dahil sa pagiging kumplikado nito: alinman sa pakiramdam mo na hindi mo ito makayanan, o hindi mo ito naiintindihan. Ito ay procrastination.

Ang ugali ng distraction. Nagawa mong makapagsimula, ngunit agad kang lumipat sa isa pang gawain. Ang lahat ng parehong mga pagdududa at kawalan ng katiyakan ay nag-uudyok sa iyo na ipagpaliban ito sa pabor sa isang mas madaling ehersisyo o simulan lamang ang pagpatay ng oras. Ang patuloy na paglipat na ito ay humahantong sa pagkawala ng konsentrasyon. Kasabay nito, mukhang magiging abala ka nang walang katapusan.

Perfectionism. Hindi ka makakaalis sa trabaho nang matagal, dahil hindi ngayon ang tamang oras para doon. O ipinagpaliban mo itong kumpletuhin dahil hindi ito perpekto.

Halimbawa, gusto mong magsimula ng isang blog, ngunit wala ka, dahil hanggang sa mahanap mo ang perpektong platform at tema para dito, wala kang sapat na libreng oras at wala ka pa ring listahan ng magagandang ideya. O sumulat ka ng isang artikulo at huwag i-publish ito dahil ang materyal ay kailangan pa ring tapusin - sa katunayan, hindi ka nangahas.

Kapaligiran. Binibigo ng mga tao ang iyong mga plano, huwag gumawa ng anumang bagay sa oras, gawing kumplikado ang lahat, masira ito, magreklamo at inisin. At, umaasa sa ibang tao, kung minsan ay mahirap makamit ang iyong mga layunin. Mas madalas kaysa sa hindi, ito ay isang dahilan lamang sa iyong sarili.

Mga distractions. Ito ay mga tao, anumang mga kaganapan, mga problema. Nakikialam sila sa iyong trabaho. Isang bagay na maaari mong kontrolin, ang ilan ay hindi mo kaya.

Pagkapagod. Ikaw ay pagod, gutom, pagod, nalilito, o naiinip. Ang mga problemang tulad nito ay humahadlang sa konsentrasyon at paggawa ng mga bagay-bagay.

Sa kasong ito, kailangan mo lamang mag-recharge: matulog, maglakad, magnilay.

O gawin ang mga gawain na hindi nangangailangan ng maraming enerhiya: ayusin ang iyong mail, gawin ang administratibong gawain. Kung ang pagkapagod ay naobserbahan sa loob ng mahabang panahon, suriin ang iyong diyeta at pagtulog.

Mga takot, pag-aalinlangan, pakiramdam ng kawalan ng kakayahan at pagdududa sa sarili. Sila ang nasa puso ng karamihan sa mga hadlang na binanggit sa itaas.

Tukuyin kung ano ang iyong nawawala upang gumana nang mas mahusay

Ang mga napiling punto ay magiging solusyon sa mga problemang nabanggit sa itaas.

Kakayahang mag-prioritize. Makakamit mo ang tagumpay kung ilalaan mo ang karamihan ng iyong oras sa mahahalagang gawain. Kapag abala ka sa mga hindi mahalagang aktibidad o patuloy na nagpapalipat-lipat sa pagitan ng mga aktibidad, hindi ka gaanong epektibo. Kailangan mong pumili ng isang mahalagang problema at tumuon lamang dito.

Unti-unti, matututunan mong tukuyin kung aling mga gawain at proyekto ang may malaking halaga sa iyo. Mas mahalaga bang tumugon sa mga mensahe kaysa magsulat ng isang artikulo? Ano ang mas kapaki-pakinabang para sa iyong karera, kaligayahan, kalusugan?

Kakayahang magsimula ng negosyo nang tama. Ito ay ang pagkahilig sa pagpapaliban na isa sa mga pinaka-karaniwan at masakit na mga problema na humahadlang sa pagkamit ng isang layunin. Samakatuwid, ang pinakamahalagang bagay sa pagkumpleto ng mga gawain ay ang magsimula.

Tumutok sa una, pinakamaliit na hakbang. Maliit hangga't maaari. Lumikha ng kapaligiran na nagpapadali sa pagsisimula. Halimbawa, nang si Leo mismo ay nais na bumuo ng ugali ng pagtakbo, nakatuon lamang siya sa pagsusuot ng kanyang sneakers at paglabas ng bahay.

Sprint na trabaho. Tinutulungan ka ng diskarteng ito na makayanan ang multitasking at distractions. Ang pamamaraan na ito ay tinatawag ding Pomodoro. Ito ay batay sa paghahati ng trabaho sa mga maikling agwat ng 15-25 minuto (mga sprint), kung saan kailangan mong tumutok sa isang gawain lamang, nang hindi ginulo ng anumang bagay.

Susundan ito ng isang maikling pahinga, pagkatapos ay magsisimula ka ng bagong sprint. Kung hindi mo pa ginamit ang pamamaraang ito, maaari mong ayusin ang ilang mga tulad ng mga segment na nagtatrabaho sa isang araw, at pagkatapos ng isang linggo, simulan ang unti-unting pagtaas ng kanilang bilang.

Pamamahala ng listahan ng gawain. Tumutulong upang tumutok at makayanan ang lahat ng binalak. Ngunit subukang huwag mag-overcomplicate. Maghanap ng isang simpleng planner program, isulat ang lahat ng kailangan mong gawin sa malapit na hinaharap, at bawat araw piliin kung aling mga gawain ang iyong tututukan ngayon.

Mag-iskedyul ng tatlong mahalaga at tatlong maliliit na gawain para sa araw - ang numerong ito ay maaaring magbago depende sa haba ng iyong araw ng trabaho, ang pagiging kumplikado ng mga gawain at ang bilis ng kanilang pagkumpleto.

Kakayahang tumanggap ng mga pagkakamali. Ang pagiging perpekto ay humahadlang sa paggawa ng mga bagay. Samakatuwid, huwag masyadong mag-alala tungkol sa pagiging perpekto ng iyong trabaho kundi tungkol sa pagkumpleto nito. Manatili sa panuntunang "mahinang unang draft" ng manunulat na si Ann Lamotte.

Siya ay kumbinsido na ang tanging paraan upang simulan ang pagsusulat ng maayos (at upang simulan ang paggawa nito sa lahat) ay ang sketch ng isang mahina at walang silbi na draft. Pagkaraan ng ilang sandali, babalik ka sa resulta at pakinisin ito.

Nagtatrabaho sa mode ng kawalan ng katiyakan. Ang mga takot at kahirapan ay madalas na sumasagi sa iyo. Samakatuwid, ito ay lubhang kapaki-pakinabang upang malaman kung paano magtrabaho sa isang estado ng kawalan ng katiyakan na ito: upang panatilihin ang iyong sarili sa kontrol, hindi upang itago mula sa mga gawain at panloob na mga karanasan, at hindi magreklamo.

Upang gawin ito, sa tuwing mapapansin mo ang isang bagay na tulad nito sa likod mo, isantabi ang lahat at subukang madama ang iyong estado. Tanggapin mo. Bigyang-pansin ang iyong mga pisikal na sensasyon. Siguraduhin na ang insecurity at discomfort ay okay. Matutong pahalagahan ang mga sandaling ito.

Kakayahang makita ang malaking larawan. Ito ay isang bagay na ganap na nakatuon sa isang solong gawain, at isa pa na magagawang tingnan ang sitwasyon sa kabuuan. Ang isang pangkalahatang pagsusuri ng sitwasyon ay dapat isagawa sa umaga at sa gabi, pati na rin ng ilang beses sa araw - kung sakaling kailangan mong ayusin ang plano ng aksyon.

Lahat tayo ay minsan naliligalig, naaabala, at nahaharap sa hindi inaasahang mga paghihirap. Upang manatiling produktibo, kailangan mong matutunang baguhin ang focus kapag kinakailangan.

Kakayahang maging responsable. Una sa lahat, nangangahulugan ito na huwag sisihin ang ibang tao sa lahat ng mga paghihirap na kinakaharap mo sa paraan upang makamit ang iyong layunin. Gawin ang buong responsibilidad para sa iyong bahagi ng trabaho.

Maging pinuno - ipakita ang inisyatiba, sundin ang tagumpay ng buong koponan, kahit na ikaw ay isang simpleng subordinate dito.

Bukas na komunikasyon. Upang ang lahat ay malinaw na nauunawaan ang kanilang mga responsibilidad at mga hangganan, pati na rin ang mga kahihinatnan ng hindi pagsunod. Makakatulong ito na lumikha ng isang istraktura kung saan ang lahat ng kasangkot ay maaaring gumana nang mas madali at mas mahusay. Subukang tratuhin ang mga tao nang tapat at positibo, sa kabila ng lahat ng kanilang mga kapintasan.

Kakayahang magplano. Ang kasaganaan ng mga gawain sa talaarawan ay hindi nakakatulong sa pagkamit ng layunin sa anumang paraan. Sa halip, pinakamahusay na gumawa ng kaunting listahan sa pamamagitan ng pagsagot sa mga simpleng tanong. Paano simulan ang araw upang makumpleto ang mahahalagang gawain? Paano magpatakbo ng mga sprint upang walang makagambala sa iyo? Ano ang kailangan mong tanggapin ang responsibilidad? Kailan sulit na kunin ang iyong mail? Anong oras ako dapat mag-iskedyul ng mga pagpupulong? Paano mo ire-rate ang iyong araw?

Ang mga sagot ay makakatulong sa iyong planuhin ang iyong araw. Huwag pagsikapan na maging perpekto ito. Sa pamamagitan ng pagsusuri sa kung ano ang nangyayari, sa paglipas ng panahon ay makikita mo ang pinakamahusay na pagpipilian.

Kung saan magsisimula ng pagpapabuti

Gumawa ng isang simpleng plano. Hindi kinakailangan na subukang makabisado ang lahat ng nawawalang kasanayan nang sabay-sabay. Para sa mga panimula, pinakamahusay na tumuon sa unang apat na sasanayin mo araw-araw:

• Pagbibigay-priyoridad at pagtukoy sa mga gawain para sa araw.
• Sprint na trabaho.
• Pagninilay - kapag nakakaramdam ka ng takot, kawalan ng katiyakan o kawalan ng kapanatagan.
• Pagsusuri sa pagtatapos ng araw at rebisyon ng plano.

Tandaan kung ano ang iyong gagawin at kung paano. Ipakita ang resultang plano sa isang taong kilala mo at iulat muli sa kanya araw-araw sa loob ng isang linggo. Ipangako bawat linggo na ibahagi ang iyong mga tagumpay, hamon, at kung paano ka maghahanda para sa pagsisimula ng bagong pitong araw.

Maglaan ng 10 minuto bawat gabi upang repasuhin kung paano nagpunta ang iyong araw at kung nakumpleto mo ang lahat ng mga punto sa iyong plano. Isulat kung ano ang nangyari, kung ano ang pumigil, kung paano mo mapabilis ang pasulong na paggalaw.

Sa paglipas ng panahon, ang mga sprint, pagmumuni-muni, at iba pang mga kasanayan ay magiging mas madali para sa iyo. Pagkatapos ay simulan ang pag-aaral ng bago at epektibong mga diskarte habang unti-unti mong pinapahusay ang iyong system. Ang pangunahing bagay ay tandaan na magsanay.