6 na paraan upang tapusin ang isang pulong sa lalong madaling panahon at makakuha ng mga resulta

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Kailangan mong malaman kung paano ayusin ang mga pagpupulong nang maayos at mahusay. Ito ay hindi kasingdali ng tila sa unang tingin. Ngunit kung matututo kang magtakda ng tamang oras, gamitin ang kapaligiran, at malinaw na magtakda ng mga layunin, maaari kang magsagawa ng mga pulong nang mabilis at mahusay.

Tiyaking malinaw ang layunin

Sa halip na sabihing, "Pagsamahin natin ang buong opisina sa 11 am," tanungin ang iyong sarili, "Ano ang gusto nating makamit?"

Talagang kailangan mong malaman kung bakit ka nagho-host ng pulong na ito:

• upang makabuo ng isang ideya;
• upang gumawa ng desisyon;
• upang makumpleto ang isang deal;
• upang sagutin ang mga tanong tungkol sa mga paparating na pagbabago.

Baka nababagay ka dito:

• upang makinig sa mga reklamo mula sa mga empleyado (dapat bang gawin ito sa format ng pagpupulong ng grupo?);
• upang muling talakayin kung ano ang napagpasyahan na;
• upang gumawa ng isang bagay na maaaring pag-usapan o lutasin sa pamamagitan ng telepono o email.

Huwag magkaroon ng malalaking pagtitipon

Gamitin ang mahusay na "two pizza rule" at huwag mag-imbita ng masyadong maraming tao sa pulong. Kailangan mong lumikha ng isang koponan, ang bawat tao kung saan ay nasa kanyang lugar. Samakatuwid, ang pagpupulong ay dapat na dumalo sa pinakamaraming tao na maaari mong pakainin ng dalawang pizza.

Ang punto ay hindi lamang para pakainin ang lahat ng dumalo sa pulong. Ang malalaking grupo ng mga tao ay hindi makakagawa ng mga desisyon nang epektibo. Mayroong kahit isang konsepto. Ito ay nangyayari sa malalaking grupo ng mga tao, kapag ang mga indibidwal ay hindi makapagpahayag ng kanilang sariling opinyon dahil sa takot sa pagkondena mula sa mga kasamahan at pinuno. Ang mga maliliit na grupo ay mas maginhawa mula sa puntong ito. Samakatuwid, ang mga ito ay mas epektibo.

Oras muna, pagkatapos ay timer

Ang mga latecomer ay sobrang nakakainis at nakaka-distract. Turuan silang dumating sa oras.

Kung hindi nila pinahahalagahan ang kanilang oras, hindi rin nila pahalagahan ang oras ng iba.

Gawin ito bilang mga sumusunod.

Mag-set up ng oras ng pulong para sa, sabihin nating, 08:48. Nakapagtataka, gagana ang hakbang na ito, at magsisimulang dumating ang mga tao nang nasa oras. Para naman sa mga nahuhuli, kailangan mong turuan silang magbayad. At hindi pera. Hayaan, halimbawa, kumanta. Ang mga parusang tulad nito ay mas mahusay kaysa sa mga parusang pera. Sa loob ng isang buwan ay malilimutan mo ang tunog ng pagkanta ng iyong mga nasasakupan.

At, siyempre, sanayin ang iyong sarili na magtakda ng timer. Para sa bawat tagapagsalita, kung mayroon man, at para sa buong pulong sa pangkalahatan. Sa ganitong paraan hindi magtatagal ang pulong, at malalaman mo kung ano ang iyong ginugol bawat minuto.

Dapat tama ang mga upuan

Ang paraan ng pag-upo ng mga tao sa bulwagan ay napakahalaga din:

• Ang pag-upo sa isang bilog ay kapaki-pakinabang para sa pakikipagtulungan, talakayan, pangkalahatang paggawa ng desisyon;
• Ang pag-upo sa mga hilera ay kapaki-pakinabang kung kailangan mong pasiglahin ang kumpetisyon at ang pagnanais na makipagkumpitensya sa mga kasamahan.

Kung kailangan mong magkaroon ng mabilis at lubos na produktibong pagpupulong, ilipat ang lahat ng upuan sa labas ng silid. Ipinakikita ng maraming pag-aaral na habang tumatagal tayo, mas nagiging kilabot tayo. Gusto kong kunin ito kaagad at gumawa ng desisyon sa lalong madaling panahon. Dagdag pa, ang pagtayo nang ilang sandali ay maaaring maging mabuti para sa iyong kalusugan.

Alisin ang mga laptop at telepono

Kung hindi, ikaw ay patuloy na maaabala. Ikaw at ang iyong mga katrabaho ay kailangang gawin ang anumang naplano mo at tapusin ang pulong sa lalong madaling panahon. Kaya itigil ang pagtitig sa screen ng iyong smartphone. Sa halip, kumuha ng panulat at isang piraso ng papel. Ang impormasyon ay mas madaling matandaan.

Ang agenda ay hindi ginawa "para palabas"

Kailangan mo talagang pagsikapan ito. Karamihan sa mga pagpupulong ay hindi produktibo dahil ang agenda ay walang katapusang tinatalakay. Subukang bumalangkas ng agenda sa anyo ng isang tanong sa halip na sabihin ang problema.

Hindi "pag-usapan ang nilalamang video", ngunit "kailan magiging handa ang nilalamang video?"

Kapag may tinanong, awtomatiko silang nagsisimulang maghanap ng sagot. Ito ay kung paano ito gumagana.