3 tip para laging tapusin ang mga pulong sa oras

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Alamin na masulit ang iyong mga pagpupulong sa pamamagitan ng pagpapaikli sa mga ito ng 5-10 minuto lamang.

Kung maraming appointment para sa araw na iyon, ang isang mahabang pulong ay maaaring makagambala sa lahat ng mga plano. Nag-aalok ang negosyanteng si Patrick Ewers ng tatlong estratehiya upang maiwasan ito.

1. Bago ang pulong: paikliin ang tagal ng pulong

Kadalasan, ang mga pagpupulong ay tumatagal ng kalahating oras o isang oras. Ito ay pinaka-maginhawa upang ipasok ang gayong mga agwat ng oras sa kalendaryo. Ngunit dahil dito, lumalabas na ang isang pulong ay nagsisimula kaagad pagkatapos ng isa pa. Bilang isang resulta, mayroong maraming abala.

Palitan ang kalahating oras na pagpupulong ng 25 minutong pagpupulong at oras-oras na pagpupulong ng 50 minuto. Magkakaroon ka ng oras upang gawin ang lahat tulad ng dati. Ngunit sa pagitan ng dalawang pagpupulong na sumusunod sa isa't isa, magkakaroon ng kaunting oras na natitira para sa paghahanda, o paglutas ng mga kagyat na isyu.

Upang hindi masaktan ang sinuman sa mga kalahok, bigyan ng babala ang tungkol sa mga pagbabago nang maaga. Kapag gumagawa ng appointment, banggitin lamang na ang iyong mga pagpupulong ay 25 o 50 minuto na ngayon.

2. Sa panahon ng pagpupulong: ipaalala sa mga tagapakinig ang layunin ng pagpupulong at sama-samang buod

Ang mga unang minuto ng pulong ay napakahalaga. Gamitin ang mga ito upang ipaalala sa lahat kung para saan ka naririto at kung gaano katagal ang pulong. Banggitin na mayroon kang humigit-kumulang 50 minuto upang talakayin ang lahat ng mga isyu, at ang huling limang ay gugugol sa pagbubuod. Pagkatapos ay walang magugulat na sinimulan mong isara ang pulong pagkatapos ng 45 minuto. Malamang, ang iba pang mga kalahok ay magpapasalamat pa nga, dahil sa ganitong paraan nakakatipid ka hindi lamang ng iyong oras, kundi pati na rin sa kanila.

Magtakda ng paalala o, na magri-ring sa loob ng 45 minuto, at ilagay ang telepono sa mesa upang matandaan ng lahat ang oras at hindi magambala. Kapag tumunog ang alarma, tapusin ang pulong, nasaan ka man.

Kung wala kang oras upang lutasin ang lahat ng mga isyu, sa natitirang limang minuto, mag-iskedyul ng bagong pulong sa susunod na araw. At:

• ulitin kung sino ang gumawa ng pangako;
• maikling ilista ang mga pangunahing natuklasan;
• sumang-ayon sa mga susunod na hakbang;
• Magbahagi ng isang bagay na positibo, tulad ng kung ano ang iyong nasiyahan sa pulong na ito.

3. Pagkatapos ng pulong: repasuhin sandali ang nakaraang pagpupulong at maghanda para sa susunod

Pagkatapos ng 50 minutong pagpupulong, dapat ay mayroon kang 10 minutong libre. Gastusin ang unang limang sa pagsusuri ng mga pangunahing punto ng nakaraang pagpupulong, upang hindi makalimutan ang anuman. Gayundin, isulat ang isang draft na liham sa lahat ng kalahok upang ipaalala sa kanila at mga pangako. Ito ay magpapataas ng halaga ng oras na ginugol, at bilang karagdagan, ito ay magbibigay ng isang bagay na mas mahalaga - isang pakiramdam ng pagkumpleto.

Gumugol ng pangalawang limang minuto sa paghahanda para sa paparating na pulong. Kung kilala mo na ang mga miyembro, paalalahanan ang iyong sarili:

• anong mga isyu ang kailangang pag-usapan;
• anong mga nakaraang gawain ang kailangang tapusin;
• ano ang alam mo tungkol sa mga kalahok: ang kanilang mga propesyonal at personal na interes.

Kung hindi ka pamilyar sa taong makakatagpo mo, maghanap ng impormasyon tungkol sa kanya: tukuyin ang pangalan at posisyon, tingnan ang mga profile sa mga social network. At isipin kung aling parirala ang sisimulan mo ng pag-uusap.