Paano gumugol ng mas kaunting oras sa email

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang pagsuri sa email ay naging isang adiksyon para sa marami. Ngunit maaari mong alisin ito at dagdagan ang iyong pagiging produktibo.

Ang pagsuri sa email ay katulad ng isang dependency. Mayroong ilang mga dahilan para dito.

• Tulad ng pakikipagtalik, pagsusugal o pag-inom ng droga, ang pleasure hormone na dopamine ay inilalabas sa utak habang nagsusuri ng email.
• Patuloy naming sinusuri ang aming inbox dahil gusto naming manatiling napapanahon at natatakot kaming may makaligtaan kami.
• Nag-parse kami ng mga email para makapagpahinga kami at hindi makagawa ng mas mahihirap na bagay.

Ngunit ang oras na ito ay maaaring mas mahusay na ginugol. Si Kevin Cruz, may-akda ng 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, ay nag-aalok ng limang tip upang matulungan kang bawasan ang oras ng iyong email sa kalahati.

1. Magdagdag ng pag-parse sa iyong iskedyul

Huwag suriin ang iyong email, ngunit iproseso ito. Tratuhin ang pag-parse ng mga mensahe tulad ng ginagawa mo sa anumang iba pang trabaho. Planuhin ito, idagdag ito sa iyong kalendaryo, at pagkatapos ay magsimula. Pinapayuhan ni Cruz na ayusin ang iyong mail nang tatlong beses sa isang araw: umaga, hapon at gabi.

Hindi ang dami ng oras na ginugol sa pagtatrabaho sa mail ang mahalaga. Ang isang tao ay kukuha ng tatlong oras sa isang araw upang i-parse ang mga mensahe, habang ang iba ay aabutin ng 30 minuto. Ang pangunahing bagay ay lapitan ang negosyong ito nang may kamalayan, tulad ng isang regular na trabaho.

Kevin Cruz

2. Huwag magpadala sa lahat ng kopya ng sulat

Ang mas kaunting mga email na iyong ipinadala, mas kaunti ang iyong natatanggap bilang kapalit. Kaya subukang huwag maglagay ng napakaraming tao sa kopya ng sulat. Kasama, huwag lagyan ng check ang kahon na "Tumugon sa lahat".

Ang ilan ay nakapagbawas ng trapiko sa email ng 50% nang sinanay nila ang kanilang sarili na mag-isip nang dalawang beses bago magpadala ng bagong email.

3. I-filter ang mga mensahe

Mag-set up ng mga filter upang maglagay ng iba't ibang uri ng mga titik sa iba't ibang folder. Sa ganitong paraan, maaari ka lamang mag-aksaya ng iyong oras sa mga talagang mahahalagang mensahe at hindi ma-overwhelm ng iba pa.

4. Itigil ang paggamit ng iyong inbox bilang listahan ng gagawin

Maraming tao ang nagpapadala sa kanilang sarili ng mga mensahe na may iba't ibang gawain para sa ibang pagkakataon, na ginagawang isa pang listahan ng dapat gawin ang mailbox. Ngunit nakakasama lamang ito sa pagiging produktibo.

Iminumungkahi ni Cruz ang pamamaraang ito. Kapag nagbukas ka ng bagong email, tanungin muna ang iyong sarili kung maaari mo itong tanggalin. Kung hindi, isaalang-alang kung maaari mo itong italaga sa isang tao. Kung hindi iyon posible, alamin kung maaari mong harapin ito nang wala pang limang minuto. Kung gayon, mahusay. Kung hindi, itabi ang sulat para sa ibang pagkakataon. Ngunit huwag iwanan ito sa iyong inbox, ngunit ilipat ito sa iyong kalendaryo at pumili ng isang tiyak na petsa at oras kung kailan mo ito magagawa.

5. Ipaalam ang iyong intensyon sa iba

Talakayin ito sa iyong mga katrabaho, para mas madali para sa iyo na manatili sa plano. Sabihin sa iyong boss na para mapahusay ang iyong pagiging produktibo, isasara mo ang mga bagong alerto sa email at i-parse lang ang mga email sa ilang partikular na oras.

Sumang-ayon din sa kung paano ka maaaring makipag-ugnayan sa kaso ng mga kagyat na bagay.

Sinusubukang bawasan ang oras na kinakailangan upang gumana sa e-mail, kailangan mong baguhin ang iyong mga gawi, at ito ay palaging mahirap na makamit kaagad. Mangyaring maging matiyaga at maging handa na matanto na hindi na kailangang gumastos ng napakaraming oras sa mail.