20 epektibong mga diskarte sa pamamahala ng oras

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ayusin ang iyong buhay upang hindi ka mag-aksaya ng isang minuto.

1. Panuntunan 1-3-5

Ang iyong mga oras ng trabaho sa araw ay limitado, at ang 1-3-5 na panuntunan ay nagbibigay-daan sa iyo na gastusin ito nang mas matalino. Ang kakanyahan nito ay ang mga sumusunod: sa isang araw maaari mo lamang gawin ang isang malaking gawain, tatlong katamtaman at limang maliliit. Mayroong siyam na kaso sa kabuuan, hindi hihigit at hindi bababa. Ang panuntunan ay makakatulong upang unti-unting i-clear ang mga durog na bato, na nasa oras at hindi labis na trabaho.

2. Ang tuntunin ng tatlo

Para sa mga wala sa tono sa mga numero o hindi nakakagawa ng siyam na bagay sa isang araw, si Chris Bailey, may-akda ng My Productive Year, ay gumawa ng panuntunan ng tatlo. Sinasabi nito na ang paggawa ng tatlong pinakamahalagang bagay araw-araw ay sapat na upang maging produktibo.

Sa halip na ikalat ang iyong enerhiya at atensyon sa ilang dosenang mga item sa isang checklist, piliin lamang ang tatlong pinakamahalagang gawain para sa araw at tumuon sa mga ito. Pumili ng tatlo pa sa susunod na araw, at iba pa. Ito ay panatilihin kang nakatutok. Maaaring ilapat ang parehong panuntunan sa pagtatakda ng mga layunin para sa linggo, buwan, o taon.

3. Paraan 10 minuto

Mayroon ka bang gawain na hindi mo gustong simulan? Sabihin sa iyong sarili, "Gagawin ko lang ito sa loob ng 10 minuto at pagkatapos ay magpapahinga na ako." Malamang, sa panahong ito ay maaakit ka sa trabaho at hindi ka na makakapigil.

4. Pomodoro

Ang sistemang ito ay inimbento ni Francesco Cirillo para mas madali para sa kanyang sarili ang paghahanda sa mga pagsusulit. Nakakatulong ito na tumuon sa mga taong madaling magambala. Ito rin ay isang mahusay na paraan upang makontrol kung gaano karaming oras ang ginugugol mo sa isang partikular na trabaho.

Ganito gumagana ang Pomodoro: kumuha ka ng timer at itakda ito sa 25 minuto. Pagkatapos nito, tumuon sa iyong trabaho. Kapag natapos na ang 25 minuto, magpahinga ka ng 5 minuto at pagkatapos ay gawin itong muli. Pagkatapos ng apat na cycle, magkakaroon ka ng malaking pahinga sa loob ng kalahating oras.

5. Paraan 90/30

Ang 90/30 na pamamaraan ay ginagamit ng manunulat at blogger na si Tony Schwartz, ang co-founder ng Buffer na si Leo Widrich, kritiko sa panitikan na si Benjamin Che Kai Wai, at ang negosyanteng si Thomas Oppong.

Ang kakanyahan nito ay ang mga sumusunod: nagtatrabaho ka nang husto sa loob ng 90 minuto, pagkatapos ay magpahinga ng kalahating oras, at pagkatapos ay ulitin ang pag-ikot. Sa kasong ito, ang unang 90 minutong ilalaan mo sa pinakamahalagang gawain na kailangan mong gawin sa araw, at ang mga susunod na segment ay ilalaan mo sa hindi gaanong mahahalagang bagay.

Ayon sa pananaliksik ng The Enchanted World of Sleep ng Yale specialist na si Peretz Lafee, 90 minuto ang pinakamainam na oras para sa isang tao na epektibong tumuon sa isang gawain. At kalahating oras ay sapat na para sa kumpletong pahinga, na kinumpirma ng pananaliksik ng Sleep and Wakefulness ng neurophysiologist na si Nathan Kleitman.

6. Paraan 52/17

Ito ay isang pribadong bersyon ng nakaraang pamamaraan. Ito ay walang pagkakaiba maliban sa mga numero: nagtatrabaho ka ng 52 minuto, at pagkatapos ay magpahinga ng 17 minuto. Ayon sa eksperimentong The Rule of 52 and 17: It’s Random, But It Ups Your Productivity, na isinagawa ng The Muse employment service gamit ang DeskTime app, ang mga yugto ng panahon na ito ay nakakatulong sa iyong manatiling produktibo at maiwasan ang labis na trabaho. Samakatuwid, gamitin ang 52/17 na pamamaraan kung sa palagay mo ay wala kang lakas na magtrabaho sa loob ng 90 minuto nang sunud-sunod.

7. Pagkain ng palaka

Ang pamamaraan ay naimbento ng Eat That Frog: Ipinaliwanag ni Brian Tracy ang Katotohanan Tungkol sa Frogs motivational speaker at self-help author na si Brian Tracy. Tinatawag niya ang mga "palaka" na hindi kasiya-siya at mahirap na mga gawain na dapat mong tapusin, sa kabila ng iyong pag-aatubili. Gumawa ng isang bagay mula sa simula ng araw - kainin ang palaka. At pagkatapos ay magiging mas madali para sa iyo: itatapon mo ang batong ito sa iyong kaluluwa at tiyakin ang iyong sarili ng isang magandang kalagayan para sa buong araw.

8. Mga bloke ng oras

Ang isang hindi kasiya-siyang bagay tungkol sa mga listahan ng gagawin ay hindi sila nagbibigay sa iyo ng ideya kung gaano katagal ang isang gawain. Ang "Bumili ng tinapay" at "Tapos na ulat" ay sumasakop sa isang linya sa listahan, ngunit ang mga gawaing ito ay hindi maihahambing sa pagiging kumplikado at kahalagahan.

Ang isang kalendaryo ay mas mahusay kaysa sa isang listahan ng dapat gawin: nagbibigay-daan ito sa iyo na biswal na makontrol ang oras. Nakikita mo ang isang malaking bloke at napagtanto mo na ang gawain ay hindi madali. Samakatuwid, subukan ang pamamaraan ng "mga bloke ng oras": ilagay ang mga ito sa kalendaryo at maglaan ng oras para sa bawat isa ayon sa pagiging kumplikado ng gawain. At habang ginagawa ito o ang gawaing iyon, huwag magambala ng iba.

9. GTD

Ang GTD (Getting Things Done) ay isang productivity system na inimbento ng business coach na si David Allen. Ang mga pangunahing prinsipyo nito ay ang mga sumusunod:

1. Isulat ang lahat ng iyong mga gawa at ideya sa isang lugar, ang tinatawag na Inbox.
2. Pagbukud-bukurin ang iyong nilalaman ng Inbox sa pana-panahon sa pamamagitan ng pag-prioritize at pag-time ng mga gawain. Maglagay ng mga tala sa mga folder ayon sa kanilang nilalaman - "Trabaho", "Tahanan", "Shopping" at iba pa.
3. Magsagawa ng mga pagbabago - itapon ang mga hindi kinakailangang tala, i-cross out ang mga nakumpletong kaso, ilipat ang mga materyales na nawala ang kanilang kaugnayan sa archive.
4. Kapag naplano na ang lahat, magpatuloy sa pagpapatupad. Ang mga gawain na maaaring makumpleto sa loob ng ilang minuto, lutasin kaagad. Ang iba ay maaaring italaga o ilagay sa isang kalendaryo.

Maaari mong malaman ang lahat ng mga intricacies ng GTD sa aming gabay.

10. ZTD

Si Leo Babauta, may-akda ng productivity blog na Zenhabits, ay naniniwala na ang GTD system ni David Allen ay napakakomplikado at nangangailangan ng labis na pagsisikap. Inaalok niya ang kanyang Zen to Done system. Upang masunod ito, kailangan mong bumuo ng 10 simpleng gawi.

1. Kolektahin ang lahat ng impormasyon sa Inbox.
2. Iproseso ang lahat ng mga talaan nang hindi iniiwan ang mga ito sa back burner.
3. Planuhin ang iyong mga pangunahing layunin para sa bawat araw at ang iyong pinakamalaking layunin para sa linggo.
4. Tumutok sa isang bagay lamang sa isang pagkakataon, nang hindi nakakalat ang iyong pansin.
5. Gumawa ng simple at maiikling listahan ng gagawin.
6. Ayusin ang iyong mga tala sa mga kategorya batay sa kanilang nilalaman, tulad ng sa orihinal na GTD.
7. Regular na suriin ang iyong mga tala at alisin ang mga hindi kinakailangang bagay.
8. Pasimplehin. Bawasan ang listahan ng iyong mga gawain at layunin, sumulat ng maikli at malinaw.
9. Upang tune in sa trabaho, panatilihin ang isang tiyak na pang-araw-araw na gawain sa lahat ng oras.
10. Gawin mo kung ano talaga ang gusto mong gawin.

11. Kanban

Japanese productivity method na tumutulong sa iyong subaybayan kung ano ang iyong ginagawa, kung ano ang nagawa mo na at kung ano ang kailangang gawin sa hinaharap. Biswal na nakikita ng Kanban ang daloy ng trabaho.

Kumuha ka ng sticker board (o mag-sign up para sa isang to-do manager tulad ng Trello) at gumuhit ng tatlong column dito: To do, Doing, Done. Pagkatapos ay isulat ang iyong mga gawain sa mga malagkit na tala at ilagay ang mga ito sa naaangkop na hanay depende sa iyong ginagawa at kung ano ang nagawa mo na.

12. Ang dalawang minutong panuntunan

Ang panuntunang ito ay isang mahalagang bahagi ng GTD, ngunit maaari itong gamitin kahit na hindi ka fan ng pamamaraan ni Allen. Kung ang gawain ay tumatagal ng mas mababa sa dalawang minuto, gawin ito kaagad. Kaya mo i-offload ang iyong utak, dahil hindi mo na kailangang tandaan ang tungkol sa kasong ito.

13. Zero Inbox

Ang Zero Inbox ay naimbento ng manunulat at eksperto sa pagganap na si Merlin Mann, at mahusay itong gumagana sa GTD. Inilapat ito ni Mann sa mga email, ngunit maaari mong pangasiwaan ang mga kaso, dokumento, tala, at iba pang impormasyon sa parehong paraan. Gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang layunin ng diskarteng ito ay panatilihing walang laman ang iyong Inbox.

Sa orihinal na GTD system, ang Inbox ay patuloy na nagtatambak ng isang grupo ng mga entry. Kailangan mong maglaan ng oras upang ayusin ang mga ito, at madaling makaligtaan ang isang bagay na mahalaga sa isang naka-pack na Inbox. Inirerekomenda ni Mann na i-disassemble ang content sa sandaling dumating ito. Magbubukas ka ng Inbox at magpapasya kung ano ang gagawin sa bawat item: tanggalin, italaga, tumugon, ipagpaliban, o kumpletuhin. Huwag isara ito hanggang sa maisagawa mo ang isa sa mga tinukoy na pagkilos kasama ang lahat ng elemento.

Bilang karagdagan, ang mga awtomatikong filter sa mail, mga matalinong folder at mga programa para sa pag-uuri ng mga dokumento ay makakatulong sa iyo na makatipid ng oras.

14. Sariwa o Prito

Ang Fresh o Fried ay isinalin sa "Fresh o Fried." Ang pilosopiyang ito ay nilikha ng Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System ng blogger na si Stephanie Lee. Ayon sa kanya, paggising mo sa umaga, “fresh” na ang utak mo, pero habang tumatagal, “fries” na ito. Nangangahulugan ito na dapat mong matukoy ang oras ng iyong tugatog ng pagiging produktibo at magkaroon ng oras upang gawin ang lahat ng pinakamahalagang bagay sa isang araw sa panahong ito. Ito ay kung paano ito gumagana.

1. Sa pagtatapos ng araw, kapag pagod ka na, maglaan ng 15 minuto upang gumawa ng listahan ng gagawin para bukas.
2. Ilipat ang pinakamahahalagang gawain sa simula ng araw, sa Fresh section. Ang mga bagay na hindi mo gusto ay ipinadala doon - ang mismong mga "palaka". Kailangang gawin ang mga ito habang may lakas ka pa.
3. Ang hindi gaanong kagyat, hindi gaanong mahirap at mas kaaya-ayang mga bagay ay pumunta sa seksyong Pritong - iyon ay, sa hapon, depende sa iyong iskedyul. Mas mababa ang load nila sa utak mo.
4. Sundin ang iyong listahan sa susunod na umaga. Pagkatapos ay gumawa ng bago sa gabi.

Inirerekomenda ni Stephanie ang FoF sa mga taong nakakaalam tuwing gabi na sila ay ganap na pagod, ngunit walang oras, kahit na nagtrabaho sila buong araw.

15. Paraan ng Iceberg

Ramita Sethi, may-akda ng I Will Teach You to Be Rich, ay gumagamit ng paraang ito upang mag-save ng impormasyon para sa ibang pagkakataon. Gumagana ito tulad nito: ise-save mo ang lahat ng email, tala, artikulo, listahan sa isang lugar - halimbawa, sa isang serbisyo sa pagkuha ng tala tulad ng Evernote o Notion, o bilang mga dokumento. Pagkatapos ay ipamahagi ang mga materyal na ito gamit ang mga tag, folder at kategorya - ayon sa gusto mo.

Suriin ang impormasyong ito tuwing 4-6 na linggo at isaalang-alang kung maaari itong ilapat sa pagsasanay. Kung walang silbi, itapon o i-archive. Pinapayagan ka nitong lumikha ng iyong sariling base ng kaalaman.

16. Autofocus

Ang Autofocus ay naimbento ng The Autofocus Time Management System ng performance expert na si Mark Forster. Ang sistema ng pagpaplano na ito ay angkop para sa mga taong malikhain na nahihirapang sundin ang GTD.

Isulat ang lahat ng iyong mga aktibidad sa isang kuwaderno nang walang anumang pagkakasunud-sunod. Pagkatapos ay dumaan sa listahan, piliin ang mga kailangang gawin sa lalong madaling panahon, at ayusin ang mga ito. Kapag nalutas na ang mga kagyat na gawain, magpatuloy sa mga pinakagusto mo ngayon. Kung hindi mo pa nakumpleto ang isang bagay - ilipat ito sa dulo ng listahan, babalikan mo ito mamaya. At ulitin ang mga hakbang na ito araw-araw.

17. Eisenhower Matrix

Ang pamamaraang ito ay nilikha ng Pangulo ng Amerika na si Dwight D. Eisenhower. Ang matrix ay may apat na seksyon para sa mga gawain: Di-Apurahan at Hindi Mahalaga, Apurahan Ngunit Hindi Mahalaga, Mahalaga at Hindi-Apurahan, at Apurahan at Mahalaga. Hatiin ang iyong mga gawain sa mga seksyon at maaari mong malaman kung ano ang iyong ginugugol ng pinakamaraming oras at kung aling mga gawain ang dapat bigyan ng higit na pansin.

18. 4D na paraan

Ang 4D ay naimbento ni Edward Ray, isang motivational na manunulat at consultant. Ang pamamaraan ay inilaan upang matulungan ang mga tao na natatakot sa paningin ng kanilang listahan ng gagawin at hindi alam kung paano lapitan ang lahat ng mga naipon na item.

Nagtalo si Ray na kailangan mo lamang isaulo ang apat na salita para sa letrang D, at pagkatapos ay hindi ka mawawalan ng puso sa harap ng mga bundok ng trabaho. Nandito na sila:

• Gawin - Kung naatasan ka ng isang gawain, pinakamahusay na gawin ito ngayon at i-cross ito sa listahan.
• Delegate - kapag hindi ka maaaring o walang oras upang maisagawa ang isang bagay, ngunit mayroon kang isang medyo libreng katulong, ilipat ang gawain sa kanya.
• Tanggalin - Hindi ganoon kahalaga ang ilang bagay. Itapon ang mga ito sa pamamagitan ng permanenteng pag-alis sa kanila sa listahan ng gagawin. Kung sinubukan nilang magpataw ng mga hindi kinakailangang responsibilidad sa iyo, matutong magsabi ng "hindi" nang magalang.
• Pagkaantala - Kapag ang isang gawain ay masyadong malaki o hindi nangangailangan ng agarang pagpapatupad, maaari itong ipagpaliban. Ngunit dapat kang magtakda ng malinaw na mga deadline para sa kanya, kung hindi man ay mananatili siyang patay.

Pumili ng isang gawain, gumawa ng isang 4D na aksyon kasama nito, at pagkatapos ay magpatuloy sa susunod.

19. Timing

Karaniwan, ang mga taong nagsisikap na maging produktibo ay sinusubaybayan ang oras na ginugugol nila sa mahahalagang bagay, at ganap na nakakalimutang isaalang-alang ang mga panahon kung saan sila gumagawa ng walang kapararakan. Ang problemang ito ay nalutas sa pamamagitan ng "Timing" na pamamaraan, na imbento ng dalubhasa sa larangan ng pamamahala ng oras na si Gleb Arkhangelsky. Binibigyang-daan ka nitong maunawaan kung saan ginugugol ang iyong oras, nagtuturo sa iyo na maging mas matulungin sa iyong ginagawa, at hindi gaanong nakakagambala.

Kumuha ng isang kuwaderno at isulat ang lahat ng iyong mga aksyon at kung gaano mo ginawa ang mga ito, na may katumpakan ng 5-10 minuto. Magtala ng mga sandali ng trabaho, negosasyon, pagpupulong, at kahit na oras na ginugol sa YouTube at sa mga laro. Maglaan ng ilang linggo para dito. Pagkatapos ay i-flip ang notebook, kilalanin ang iyong mga "chronophage" sa pamamagitan ng paningin at gumawa ng mga konklusyon. Siguro kailangan mong manood ng hindi gaanong nakakatawang mga video, o gumugol ng mas kaunting oras sa pag-inom ng kape, o ang iyong kaaway ay mga tawag sa telepono.

20. Paraan ng Tim Ferriss

Si Timothy Ferriss ay isang productivity guru na nakaisip ng sarili niyang dalawang panuntunan na paraan ng pag-oorganisa ng trabaho. Ang una ay ang 80/20 Rule, o ang Pareto Principle, na nagsasaad na 80% ng ating trabaho ay maaaring gawin sa 20% ng oras. Ang natitirang 20% ay aabutin ng 80% ng oras. Ang pangalawa ay ang batas ng Parkinson: pinupuno ng trabaho ang lahat ng oras na nakalaan dito.

Ang implikasyon nito, sabi ni Ferriss, ay hindi mo kailangang magsikap pa para gawin ang lahat - kailangan mong mag-focus nang mas mabuti. Hayaan kang magtrabaho nang buong dedikasyon sa 20% lamang ng oras ng pagtatrabaho, ngunit maaari mong gawing muli ang lahat ng talagang mahahalagang bagay. At ang natitirang 80% ay maaaring italaga sa simpleng gawain upang makapag-focus ka sa mga priyoridad na gawain at maiwasan ang labis na trabaho.