Kontrolin ang "hydrant", o Paano hindi malunod sa daloy ng impormasyon at mga gawain

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Minsang sinabi ni Mitch Kapor, tagapagtatag ng Lotus Corporation, na ang pagkuha ng impormasyon mula sa Internet ay parang pag-inom sa fire hydrant. Si Matthew Lowry, isang dalubhasa sa mga online na komunikasyon, ay nagpatuloy sa paksang ito at tinawag ang tuluy-tuloy na daloy ng impormasyon na napupunta sa PC at telepono 24 na oras sa isang araw, 7 araw sa isang linggo, at hindi natatapos, "firehose". Paano hindi malunod sa daloy at gamitin ang iyong oras sa makatwiran - basahin sa isang inangkop na pagsasalin na inihanda ng Lifehacker.

Sa hydrant, hindi kailanman walang laman ang iyong listahan ng gagawin. Dahil ang "hydrant" ay hindi lamang impormasyon, ito ay isang pabrika ng mga bagong gawain. Ang ilang mga item sa listahan ng gagawin ay tahasan, tulad ng mga email mula sa iyong boss o mga kliyente na nangangailangan ng pansin. Ngunit marami ang hindi malinaw na ipinahayag.

Ito ay isang artikulo na dapat basahin at pag-isipan. Isang post upang magkomento. Ibahagi ang gusto mo sa mga kaibigan at kasamahan.

Hindi mahalaga kung gaano karaming oras sa isang araw ka kasali sa maliit na negosyo. Ang pangunahing bagay ay hindi nila nakikita ang dulo at gilid. Ito ang "hydrant".

At ang konseptong ito ay mas malawak kaysa sa isang listahan lamang ng mga gawain. At, sa kasamaang palad, mayroon pa ring 24 na oras sa isang araw.

Lark

Kung ikaw ay tulad ko, lahat ng malikhain at mapaghamong gawain ay umuusad nang maaga sa umaga. Maraming mga dahilan - sikolohikal at pisyolohikal - kung bakit ganito. Ngunit ang "hydrant" ay malalim na walang malasakit sa iyong panloob na ritmo. Dahil habang natutulog ka, ang dami ng impormasyon ay patuloy na tumataas.

Pagkatapos ng almusal, binuksan mo ang iyong inbox, at ang stream mula sa "hydrant" ay nabasag ang screen, na nasa ilalim ng presyon ng mga sulat sa mail, mga account sa Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello at iba pa. Ang iyong kalendaryo ay naglalaman ng mga pagpupulong, mga kahilingan at mga tagubilin mula sa iyong boss, mga kasosyo, mga kliyente, mga subcontractor, mga kasamahan. At kung ano ang wala sa listahan ng mga gawain kahapon ay nasusunog ngayon at nangangailangan ng agarang pagpapatupad.

Hindi ka hihintayin ng Hydrant. Malakas nitong hinihingi ang iyong oras at atensyon.

Biglang, 11 am at nawala na ang pinakamagandang bahagi ng iyong araw.

Paano tumugon sa ganitong kalagayan? Karaniwang dalawang opsyon ang inaalok: baguhin ang gawi o gumamit ng teknolohiya. Ngunit bakit hindi gumamit ng teknolohiya upang lumikha ng pundasyon para sa pagbabago ng pag-uugali?

Paano mo mabisang pinamamahalaan ang impormasyon, mga gawain at ideya? Kailangan mong maunawaan na ang daloy ng impormasyon ay tuloy-tuloy, at sa pangkalahatan, ito ay ilang mga daloy: ang impormasyon ay nagmumula sa mga email, social network at media, mga website, pahayagan, sa panahon ng mga pagpupulong, mula sa mga kaibigan at maging sa iyong ulo. Imposibleng masakop ang lahat.

Kailangan mo bang iproseso ang mga mensahe, magpasya kung ano ang gagawin sa mga ito: mag-react, gumamit, magbahagi, mag-save para magamit sa ibang pagkakataon, o magtanggal? Kailan ito gagawin? At paano ka makakahanap ng oras para harapin ang lahat ng ito?

Sa kasamaang palad, ang multitasking mode, kapag sinubukan mong gawin ang lahat nang sabay-sabay, ay hindi gumagana. Hindi mo kinokontrol ang iyong iskedyul, mahirap para sa iyo na makahanap ng libreng oras, makagambala sa mail at tumuon sa isang bagay nang higit sa 5 minuto. Kung gayon, tingnan ang aking paraan ng pag-aayos ng oras upang maging pinakaproduktibo sa buong araw - maaaring ito ang paraan upang pumunta.

Tatlong pamamaraan at karagdagang mga tool

Araw-araw na ritwal. Sa oras na ito, kami ay nag-oorganisa at nagpaplano, na tumutuon sa mahalaga at maliliit na gawain.

Pag-aaral - Enqueuing - Stock information - Pamamahagi. Inilipat namin ang daloy mula sa "hydrant" sa materyal kung saan maaari kang magtrabaho. Bumubuo kami ng isang listahan ng mga gawain, isang personal na aklatan ng mga kapaki-pakinabang na mapagkukunan, isang matatag na feed ng impormasyon mula sa mga social network at media.

Ginagawa ang mga bagay hanggang sa wakas. Pinamamahalaan namin ang listahan ng mga gawain at ang aming sariling oras.

Magtrabaho ayon sa iyong panloob na ritmo

Ikaw lang ang makakaalam ng sarili mong hanay ng mga pagpapahusay sa pagiging produktibo - ang magagawa ko lang ay ibahagi ang sarili ko.

Inilalaan ko ang pinakamahusay na oras upang malutas ang pinakamahalagang mga gawain

Sa umaga, kapag nasa pinakamainam na ang aking utak, naglalaan ako ng 2-3 oras para magtrabaho sa Pinakamahalagang Gawain, at hindi ako ginagambala ng anumang bagay. Ipinapakita ng pananaliksik na ang mga manggagawang naaabala - o naabala sa kanilang sarili - kahit isang beses bawat 3 minuto, ay gumugugol ng hindi bababa sa 20 minuto upang makabalik sa gawain.

Ito ay nagkakahalaga na simulan ang araw sa isang mahirap na gawain, kahit na ito ay likas sa tao na magsimula sa isang bagay na mas madali. Sa araw, tiyak na lilitaw ang mga hindi inaasahang pangyayari, mga karagdagang pagpupulong - at ang mga gawain na pinakamahalaga ay hindi makukumpleto.

Ipinapahiwatig ko ang mga paghinto

Maging na ito ay maaaring, kadalasan pagkatapos ng 60-90 minuto ang konsentrasyon ay bumababa, kaya hinahati ko ang umaga ng trabaho sa dalawang bahagi, kumukuha ng maikling pahinga, kung saan kailangan kong umalis sa lugar ng trabaho.

Sinasabi ng mga siyentipiko na ang isang laging nakaupo na pamumuhay ay humahantong sa mga problema sa puso, mahinang postura, at ilang uri ng kanser.

Kahit na umupo ka sa isang lugar sa loob lamang ng 30 minuto, ang iyong metabolismo ay bumagal ng 90%.

Sa gabi

Ang mga antas ng enerhiya ay kapansin-pansing bumababa pagkatapos ng tanghalian, kaya naman mas gusto ng maraming tao na matulog sa panahong ito. Pagkatapos ng tanghalian, subukan ko:

• nakakatugon sa mga tao: Sigurado ako na halos hindi ko magawa ang aking trabaho nang maayos sa ganoong sandali, at ang komunikasyon ay nagbibigay ng karagdagang lakas ng enerhiya;
• harapin ang maliliit, simple at pang-organisasyong mga gawain.

Ritwal sa umaga at gabi

Kailangan mong magpasya kung ano ang eksaktong gagawin sa mga oras na ito. Nangangahulugan ito na kailangan mong buksan ang mail, isalin ang ilan sa mga mensahe sa isang listahan ng mga gawain at maghanap ng oras para sa mga ito sa iba pang mga proyekto.

Ang problema ay ang mga mensaheng bumabaha sa iyong mail ay mga tunay na bampira na nagpapakain sa iyong oras. Ang paghiwalayin ang mga ito ay nangangailangan ng mas maraming oras at pagsisikap kaysa sa iyong iniisip. At ang pinakamasama ay na, gaano man ito nakakainis, bahagi mo ang laging gustong suriin ang iyong inbox.

Ang solusyon ay ang mga pumapasok ay dapat tratuhin bilang mga mapanganib na hayop, na kadalasan ay kailangang itago sa isang hawla, ngunit pa rin, paminsan-minsan, upang hindi sila makatakas sa kanilang sarili.

Nakikitungo ako sa papasok na trabaho dalawang beses sa isang araw - sa mga ritwal sa umaga at gabi. Nasanay ako sa ganoong utos na ang pagtatrabaho sa papasok ay naging para sa isip ang parehong awtomatikong gawain tulad ng para sa katawan ang pangangailangan na kumain at uminom.

Sa pagitan ng dalawang yugtong ito, hindi ako nag-aalala kung may dumating sa koreo at kung may nakalimutan akong mahalagang bagay - nagtitiwala ako sa aking sistema. Samakatuwid, sa pagsasara ng mailbox, pumunta ako sa trabaho na may sariwang ulo.

At dahil ang ritwal sa umaga ay karaniwang panandalian (karamihan sa mga isyu ng organisasyon ay naiwan para sa ritwal sa gabi), mas binibigyang pansin ko ang Pinakamahalagang Gawain.

Listahan ng gawain

Upang ayusin ang iyong araw at ihinto ang daloy ng inbox na sumipsip ng lahat ng juice mula sa iyong buhay, kailangan mong gumamit ng mga diskarte at tool.

Ang isa sa mga epektibong pamamaraan na ito ay ang "Pag-aaral - Pagpila - Stock ng Impormasyon - Pamamahagi", na nagsasalin ng isang pabagu-bagong daloy sa:

• madaling gamitin na listahan ng mga gawain,
• isang personal na aklatan ng mga kapaki-pakinabang na materyales na nai-save para sa trabaho sa kanila sa ibang pagkakataon,
• isang koleksyon ng mga materyales na ibabahagi sa mga kasamahan.

Sa isip, dapat itong gawin sa mga ritwal sa umaga at gabi. Tingnan natin ang prosesong ito nang mas malapitan.

Pag-aaral ng papasok

Ang iyong inbox ay lahat mula sa mga email at mensahe sa Twitter hanggang sa iyong mga pag-record.

Una, tandaan, walang mga papasok na tawag ang nangangailangan ng agarang tugon. Lahat tayo ay natutong magpadala at tumanggap ng mabilis na mga tugon sa mga email, ngunit ito ay mali: sinumang umaasa nito ay naglalagay ng mga karagdagang obligasyon sa iyo.

Pangalawa, ito ay ganap na hindi epektibo upang buksan ang bawat email at tumugon dito. Mas magiging produktibo ka kung gagawin mo ang isang bagay. Halimbawa, tingnan lang ang iyong inbox. Ang ating mga utak ay hindi masyadong mahusay sa pagsasama-sama ng maraming gawain. Kapag iniisip ng mga tao na madali silang mag-multitask, talagang mabilis silang lumipat mula sa isang gawain patungo sa isa pa. Ngunit ito ay negatibong nakakaapekto sa pang-unawa at konsentrasyon.

Kaya kapag binuksan mo ang iyong inbox, tingnan mo lang ito. Ito ang klasikong single-task na "Get it done" na modelo:

• kung maaari mong tingnan ang iyong inbox sa loob ng wala pang dalawang minuto, gawin ito;
• kung hindi mo kaya, idagdag ito sa listahan ng mga gawain na kailangan mong balikan sa ibang pagkakataon;
• maaari mo lamang balewalain ang file.

Kahit na buksan mo ang iyong naka-queue na inbox pagkatapos mong tingnan ang iyong mga mensahe, may oras ka pa ring buuin.

Tingnan ang iyong inbox sa umaga kapag talagang kinakailangan.

Kapag tumingin ka sa mga mensahe sa umaga, tanungin ang iyong sarili ng tanong: apurahan ba ang mga ito? Ang mga totoong kagyat na mensahe ay ang iyong numero unong kaaway, dahil ang mga ito ay kumukuha ng mahalagang oras na gusto mong gugulin sa Pinakamahalagang Gawain.

Kung hindi, kailangan mo lamang isama ang item na "Suriin ang mga mensahe sa gabi" sa listahan ng mga gawain.

Nakapila

Maglagay ng mga hindi apurahang gawain na tumatagal ng higit sa 2 minuto upang makumpleto sa isa sa dalawang seksyon ng pila:

1. Mga Bagay na Babasahin: Maaaring magdagdag ng mga online na mapagkukunan upang basahin at isipin. Maaari kang bumalik sa mga materyal na ito sa ibang pagkakataon at mula sa anumang device.
2. Ano ang kailangang gawin: ang mga papasok na mensahe ay direktang ini-redirect sa listahan ng gawain gamit ang tulong.

Siyempre, maaari ka ring lumikha ng isang listahan ng mga gawain nang manu-mano, ngunit nakikita kong mas maginhawa ang mga application.

Pagbasa at pamamahagi ng mga materyales sa isang personal na aklatan

Sa ritwal ng gabi, bumalik ako sa listahan ng gawain at suriin ang mga materyales sa pila para sa pagbabasa. Dahil gumagamit ako ng Pocket, maaari kong tingnan ang mga ito habang naglalakbay sa subway, habang naghihintay ng isang pulong, o sa anumang iba pang libreng sandali. Samakatuwid, kadalasan ay mabilis akong nakikitungo sa listahang ito.

Kung talagang sulit ang materyal, idagdag ito sa - aking online na library ng mga kapaki-pakinabang na materyales. Maaari itong mai-tag, kaya madaling mahanap ang mga tala sa susunod na araw, isang buwan, o kahit isang taon mamaya. At espesyal na salamat kay Diiogo para sa pagkakataon.

Ang l8r tag (iyon ay, mamaya - mula sa Ingles. "Mamaya") ay naglalagay ng mapagkukunan sa isa pang pila, na tinatawag ko sa gabi-gabing pagsusuri ng listahan ng mga gawain.

Dagdag pa, awtomatikong nagse-save si Diigo ng kopya ng anumang tekstong idaragdag ko sa kahon ng tala. Maaari kong i-edit ang tala na ito, magsingit ng mga komento, mga ideya na madaling gamitin kapag gusto kong magbahagi ng materyal sa isang tao.

Ibahagi ito

Nagbibigay-daan sa iyo ang ilang tag sa Diigo na i-publish ang iyong asset kahit saan. Kung saan salamat sa magic:

• gamit ang Like tag, ang materyal ay isinumite sa aking Tumblr bilang isang naka-quote na post,
• kung pipiliin mo ang tag ng pamagat ng Tweet at ipapadala sa Twitter ang link ng post,
• maaari mong i-customize ang mga tag para sa iba pang mga account: LinkedIn, Facebook …

Salamat sa pamamaraang ito, ang buong stream mula sa "hydrant" ay ipinadala sa listahan ng gawain at personal na library, at ang mga napiling mapagkukunan, sa turn, ay maaaring ibahagi. At lahat ng ito nang hindi nawawalan ng pansin.

Ritwal sa gabi

Dahil gusto kong tumuon sa aking malikhaing gawain sa umaga, ang ritwal sa gabi ay ang pundasyon ng pagpaplano para sa araw.

Paano ko sisimulan ang panggabing ritwal

Sa oras pagkatapos ng tanghalian:

• Natapos ko na ang Aking Pinakamahalagang Gawain sa umaga;
• mga hindi pa nababasang mensahe na naipon sa aking inbox, na natanggap ko noong abala ako sa pagtatrabaho sa Pinakamahalagang Gawain;
• ang pila sa listahan ng gawain ay naglalaman ng mga gawain na inilalagay ko doon sa umaga, at ang mga karaniwang gawain na ginagawa ko sa panggabing ritwal araw-araw.

Kasalukuyang pang-araw-araw na gawain

Tulad ng nabanggit kanina, ang ritwal sa gabi ay kinabibilangan ng mga gawain tulad ng:

1. Tingnan. Ito ay isang kumpletong inspeksyon ng lahat: Nakikitungo ako sa lahat ng posible, kahit na sa mga materyales na iyon na aabutin ng higit sa 2 minuto upang magamit.
2. Basahin, ipamahagi, ibahagi. Paggawa gamit ang lahat ng mga cool na bagay na idinagdag ko sa nakalipas na 24 na oras.
3. Subaybayan ang listahan ng gawain. Binubuksan ko ang aking turn of tasks at, batay sa pag-unlad na ginawa sa paggawa sa Pinakamahalagang Gawain, ako:

• Nagpasya ako kung ano ang gagawin ko ngayong gabi at kung ano ang ipagpapaliban ko bukas,
• magpasya kung aling gawain ang magiging Pinakamahalagang Gawain bukas ng umaga, at tukuyin kung gaano karaming oras ang kailangang ilaan dito,
• Isinama ko ang oras para sa pahinga sa iskedyul (o ipagpaliban ito sa ibang pagkakataon o minsan).

Mayroong ilang mga patuloy na bagay na dapat gawin, tulad ng pagsagot sa mga email na natanggap kahapon, o pagsubaybay sa pananalapi, at iba pa. Ang ilan sa kanila ay lilitaw lamang sa isang espesyal na araw. Halimbawa, sinusuri ko ang nabanggit na Diigo tuwing Miyerkules at Sabado.

Lingguhang check

Tuwing Lunes kailangan mong isama ang item na "Gumawa ng listahan ng mga layunin para sa linggo" sa listahan ng mga gawain. Samakatuwid, tuwing gabi sa isang linggo, isinasaisip ko ang mga layuning ito: magiging kapaki-pakinabang ito kapag kailangan kong magpasya kung ano ang gagawin ngayon at kung ano ang aalis para sa ibang pagkakataon.

Tuwing Biyernes ng gabi, binabasa kong muli ang mga layuning ito at sinusuri ang mga ito.

At pagkatapos lamang dumating ang oras ng pahinga

Dahil mas madaling pamahalaan ang aking iskedyul sa gabi at mas mahirap magtrabaho sa mahihirap na gawain, kung gayon sa araw ay malamang na abala ako sa pagrepaso at pagdaragdag ng mga gawain at materyales sa pila. Gayunpaman, isasara ang iyong inbox nang hindi bababa sa kalahating araw.

Nagtatapos ang araw ko sa gawaing "Pag-aaral - Pagpila - Stock ng Impormasyon - Pamamahagi", para makapagsimula ako ng bagong araw nang walang kargada ng hindi natapos na negosyo.