13 bagay sa business correspondence na nakakainis lang

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Kung ayaw mong mainis ang ibang tao, huwag gawin ito.

1. Kulang sa pagbati

Hindi ka nagsusulat ng liham pangnegosyo para sa kasiyahan, kailangan mo ng isang bagay mula sa addressee. Samakatuwid, tama na simulan ito sa isang gawa ng kagandahang-asal - isang pagbati. Ang paggawa nang wala nito ay parang pagbubukas ng pinto sa opisina ng ibang tao gamit ang iyong paa.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

2. Ang pariralang "Magandang araw"

Kung hindi ka nagsusulat ng liham pangnegosyo nang direkta mula sa 2000s, pagkatapos ay pumili ng mas modernong mga salita. Hindi mahalaga na hindi mo mahuhulaan nang eksakto kung kailan babasahin ng kausap ang mensahe. Ang opsyong "magandang hapon" ay ang pinakaneutral, ngunit maaari mo ring gamitin ang panahon kung kailan mo ipinadala ang liham. At iwanan ang "magandang oras ng araw" sa kalahating patay na mga forum mula sa nakaraan.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

3. Paghawak ng mga error

Nakapagtataka kung gaano karaming mga pagkakamali ang maaaring gawin sa isang maikling piraso ng teksto. Una, marami ang literal na kinuha ang comma-separated rule. Nagbibigay ito ng mga obra maestra tulad ng "Dear Anton Mikhailovich". Ang isang apela ay hindi lamang isang pangalan, kundi pati na rin ang mga salita na nakasalalay dito.

Pangalawa, maingat na suriin ang pangalan ng addressee. Huwag tawagan si Alekseev Alexandras, Marin Marias at tukuyin ang mga inisyal.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

4. Mga abbreviation at monosyllabic na sagot

Ang pagsusulat ng negosyo ay nangangailangan sa iyo na makipag-usap sa buong pangungusap. Ang diskarte na ito ay may praktikal na benepisyo: ang interlocutor ay hindi kailangang hulaan kung ano ang iyong ibig sabihin, dahil ibinubunyag mo ang lahat ng mga nuances at hindi nagbibigay ng pagkakataon na maling kahulugan ang mga salita. At ang iyong "OK" ay maaaring mangahulugan ng anuman. Dagdag pa, ang mga pagbawas ay hindi nakakatipid ng maraming oras.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

5. Katatawanan at metapora

Ang isang liham ng negosyo ay hindi dapat mag-iwan ng puwang para sa interpretasyon. Ang lahat ng mga salita ay ginagamit sa kanilang direktang kahulugan at hindi nagpapahiwatig ng iba't ibang interpretasyon. Kung hindi, maghintay para sa isang karagdagang round ng sulat, kung saan malalaman mo kung sino ang nasa isip. At maaaring tumagal ito ng maraming oras.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

6. Mga tandang padamdam

Ang mga tandang padamdam ay hindi kadalasang ginagamit sa mga tekstong pampanitikan, dahil ang mga ito ay idinisenyo upang ipahayag ang matinding damdamin. Ang isang liham pangnegosyo ay hindi isang plataporma para sa pagpapahayag, kahit na gusto mo talagang ipahayag sa kausap kung ano ang iniisip mo tungkol dito.

Maaaring wala kang ibig sabihin na espesyal, ngunit para sa kausap, ang tandang padamdam ay magiging senyales na malamang na may ginagawa siyang mali. Kaya panatilihing kontrolado ang iyong mga pandama at ang Shift + 1 key na kumbinasyon. Ang isang tandang ay angkop lamang sa sirkulasyon.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

7. Isang kasaganaan ng mga burukrata

Ang pagnanais na ipahayag ang iyong sarili nang mas pormal ay madalas na bumubuo ng mga hindi kapani-paniwalang mga konstruksyon kung saan napakahirap na matukoy ang kahulugan. Huwag gumamit nang labis ng kumplikadong mga parirala at magsulat nang mas madali.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

8. Caps Lock

Hindi ito nagkakahalaga ng pag-highlight ng mga linya sa malalaking titik. Sa internet, sumisimbolo pa rin ito ng hiyawan. Walang gustong sigawan. Upang maging malinaw ang mensahe, gawin lamang itong malinaw.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

9. Parirala "Salamat nang maaga"

Salamat, siyempre, hindi mo mailalagay sa iyong bulsa, ngunit ang maagang pasasalamat ay naglalagay sa kausap sa isang mahirap na posisyon. Ang isang taong may mabuting asal ay makadarama ng obligasyon na tuparin ang iyong kahilingan, kahit na naiintindihan niya na hindi niya dapat gawin ito. At ikaw ay maaalala para sa paghagis ng mga problema.

Kung kailangan pang pasiglahin ang kausap, mas mainam na ilarawan kung paano ito kapaki-pakinabang para sa kanya na tumugon sa iyong kahilingan.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

10. Kakaibang linya ng paksa o walang paksa

Hindi ligtas na magbukas ng mga hindi maintindihang titik, kaya ang isang mensahe na walang paksa ay may panganib na mapunta sa spam. Natural, magagalit nang husto ang isang tao kapag natuklasan niya na sa ilalim ng mga salitang "Zina, rubber" ay may isang mahalagang dokumento na nakatago mula sa tagapamahala ng planta ng gulong, si Zinaida.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

11. Pamilyar

Hindi ka dapat lumihis sa istilo ng iyong negosyo, kahit na ang addressee ay iyong matalik na kaibigan. Una, maaaring kailanganin niyang magpasa ng sulat sa kanyang amo o mga kontratista. Pangalawa, ang liham ay maaaring mahulog sa mga ikatlong kamay nang hindi sinasadya at ikompromiso ito, at sa parehong oras ikaw.

Pangatlo, kailangan mong makilala ang personal at trabaho. Ang mga interes ng korporasyon ay hindi palaging nag-tutugma sa mga personal. Ito ay nagkakahalaga ng pag-iwan sa iyong sarili ng puwang para sa pagmamaniobra upang mapanatili ang mapagkaibigang relasyon nang hindi gumagawa ng mga konsesyon sa mga negosasyon.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

12. Kakulangan ng kasaysayan ng sulat

Kung aktibo kang nakikipag-chat sa isang tao, alam ng addressee kung tungkol saan ang pag-uusap, at madaling makabalik sa simula ng dialogue sa pamamagitan ng pagpihit ng mouse wheel. Ngunit kapag paminsan-minsan ay nagpapalitan ka ng mga liham sa pamamagitan ng e-mail, maaaring makalimutan ng kausap kung sino ka at kung ano ang kailangan mo sa kanya.

Gawing madali para sa tao na gawin ito: Sa isang talata, paalalahanan ang tao kung ano ang kanilang pinag-uusapan.

Paanong hindi

Mas maganda sa ganitong paraan

13. Hindi naaangkop na pangangasiwa ng mga thread ng mensahe

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga serbisyo at ahente ng mail na magtrabaho kasama ang mga thread ng mensahe. Ito ay talagang kapaki-pakinabang na tool kung hawakan nang tama. Ngunit hindi lahat ay nagtagumpay.

Marahil ay naging biktima ka na ng mass mailing, ang mga kalahok nito ay hindi direktang tumutugon sa may-akda, ngunit sa lahat. Bilang resulta, isang hindi kawili-wiling pag-uusap ang pumupuno sa iyong inbox, at makakaisip ka ng mga parusa para sa mga hindi mahanap ang tamang button. Kasabay nito, ang impormasyon na hindi inilaan para sa mga prying eyes ay madalas na napupunta sa field ng pangkalahatang impormasyon.

Ang medalya ay mayroon ding downside: kapag, sa isang mahalagang pag-uusap, ang isa sa mga kalahok ay hindi sumasagot sa lahat, ngunit sa isang tao. At ang tatanggap ay kailangang gumugol ng maraming oras sa pagpapadala ng mga sulat sa halip na gawin ang kanilang trabaho.