Paano Mabisang Gamitin ang Gmail: 25 Mga Tip

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2024-01-13 03:13

Kahit na nagtatrabaho ka sa Google Mail araw-araw, malamang na hindi mo alam ang lahat ng mga kakayahan nito. Narito ang 25 tip para sa epektibong paggamit ng Gmail na magpapadali sa maraming gawain at makakatipid sa iyo ng oras.

1. Saan magsisimula

Baguhin ang background

Sa halip na makita ang karaniwang puting Gmail na background, pagandahin ang iyong inbox ng isang bagay na marangya. Piliin lang ang seksyong "Mga Tema" sa mga setting sa kanang sulok sa itaas upang magtakda ng bagong background mula sa mga iminungkahing opsyon, o mag-upload ng sarili mong larawan.

Bilang kahalili, maaari kang mag-eksperimento sa mga setting ng interface. Sa "Spacious" mode magkakaroon ka ng maraming libreng espasyo, at ang "Compact" ay mabuti kapag kailangan mong magkasya ng maraming mensahe sa screen hangga't maaari.

Magdagdag ng mga kaibigan (at mga mensahe)

Upang idagdag ang iyong mga contact at lumang mensahe sa system (hindi mahalaga kung gumagamit ka ng Gmail sa unang pagkakataon o lumikha ng karagdagang account), pumunta sa "Mga Setting" → "Mga Account at Pag-import" at piliin ang link na "Mag-import ng mail at mga contact". Papayagan ka nitong idagdag ang iyong data mula sa iba pang mga mailbox.

Gawing Kamukha ng Outlook ang Gmail

Sa Mga Setting → Lab, paganahin ang tampok na Preview Pane upang makita ang buong teksto ng mga mensahe sa kanan, tulad ng sa Outlook. Pangalawa ang ugali, kaya kung nagtrabaho ka sa corporate email sa buong buhay mo at ngayon lang sinusubukang maging komportable sa Gmail, gagawin ng Viewport na mas madali ang iyong paglipat.

Kapag pinagana, makakakita ka ng iba't ibang mga opsyon sa pagpapakita sa drop-down na menu sa kaliwa ng mga setting.

Tumutok sa mga mahahalaga

Maaaring magpasya ang Gmail kung aling mga mensahe ang mas mahalaga sa iyo. Matalino, ha? Sa ilalim ng Mga Setting → Inbox, piliin ang Subaybayan ang aking aktibidad sa email … upang suriin ng Gmail ang iyong mga mensahe.

Maaari mo ring piliin ang function na "Isama ang mga marker" o "Huwag pansinin ang mga filter" (tatalakayin natin ang higit pa tungkol sa mga filter sa ibaba) at baguhin ang uri ng folder upang maipakita ang mahahalagang mensahe sa itaas. Pagkatapos ay sa menu na "Mga Setting" → "Pangkalahatan" sa seksyong "Mga notification sa desktop" (kung ginagamit mo ang browser na Chrome, Firefox o Safari), maaari mong piliin ang opsyong "Paganahin ang mahahalagang notification sa email."

Alisin ang sinulid ng mga titik

Mayroong dalawang uri ng mga tao: ang mga mahilig sa Chaining feature at ang mga napopoot dito sa kapangyarihan ng isang libong araw. Kung nabibilang ka sa pangalawang grupo, pumunta sa seksyong "Mga Setting" → "Pangkalahatan" at i-off ang "Chains of letters".

2. Panatilihin ang kaayusan

I-archive ang lahat

Ginagawang posible ng Gmail na i-archive ang mga mensahe sa halip na tanggalin ang mga ito. Ginagawa ito upang hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa pagkakaroon ng libreng espasyo at patuloy na linisin ang iyong drawer. Kung gusto mong mag-archive ng mensahe, buksan ito at mag-click sa pangalawang icon mula sa kaliwa (isang kahon na may arrow na nakaturo pababa). Maghihintay sa iyo ang mensahe sa tab na Lahat ng Mail sa kaliwang sidebar.

Subaybayan ang iyong archive

Gaano man kalaki ang espasyong ibibigay ng Gmail para sa libreng imbakan ng file, 2016 na at ang mga tao ay nagpapadala ng higit pang mga attachment. Kung naabot mo na ang iyong limitasyon sa memorya, oras na upang alisin ang ilan sa mga mensahe. Mag-click sa arrow sa box para sa paghahanap, markahan ang item na "May mga attachment", piliin ang laki na 10 MB at mag-click sa pindutan na may magnifying glass. Ipapakita nito sa iyo ang lahat ng mensaheng higit sa 10 MB. Lagyan ng check ang kahon para sa mga titik na tiyak na hindi mo na kailangan at ipadala ang mga ito sa basurahan.

Tumugon at i-archive

Bakit mag-iiwan ng email sa iyong inbox kung nasagot mo na ito? Gamitin ang function na "Ipadala at I-archive" upang maiwasang magkalat ang iyong mga papasok na mensahe habang naghihintay ka ng tugon sa iyong sulat. Pumunta sa "Mga Setting" → "Pangkalahatan" at piliin ang "Show button" Ipadala at i-archive "bilang tugon". Maaari ka na ngayong tumugon sa karaniwang paraan, mag-ipon ng mga mensahe sa iyong inbox kung gusto mo, o agad na mag-archive ng mga hindi kinakailangang email kapag tumutugon.

Gumamit ng mga label at filter

Maaari kang magdagdag ng label sa bawat mensahe. Lalabas ang mga bagong shortcut sa kaliwang sidebar. Buksan lamang ang titik at i-click ang icon na "Mga Label" - pangalawa ito mula sa kanan. Gumawa na ngayon ng bagong shortcut o pumili ng umiiral na (nga pala, maaari mong i-drag ang shortcut mula sa sidebar papunta sa iyong mensahe).

Mag-click sa button na "Higit pa" at piliin ang "I-filter ang mga katulad na email" at pagkatapos ay "Gumawa ng filter batay sa query na ito." Maaari kang magsulat ng isang hiwalay na artikulo tungkol sa mga filter ng Gmail, kaya tingnan ang seksyong "" para sa higit pang mga detalye.

Bumili ng karagdagang espasyo sa imbakan

Kung ikaw ay ganap na pagod sa panggugulo sa problema ng pag-iimbak ng mga file, maaari kang gumastos ng pera sa karagdagang espasyo. Mag-scroll pababa sa pahina ng mga mensahe at sa kaliwang sulok sa ibaba makikita mo kung gaano karaming espasyo ang natitira mo, pati na rin ang link na "Pamahalaan".

Kung mayroon kang halos 100% ng magagamit na espasyo, sundan ang link. Ang 100 GB na plano ay nagkakahalaga ng 139 rubles bawat buwan, at ang sobrang espasyo ay magagamit hindi lamang para sa Gmail, kundi pati na rin sa Google Drive at Google Photos, kung gagamitin mo ang mga ito.

3. Seryosohin mo

Baguhin ang display mode ng mga email sa page

Subukang pataasin ang bilang ng mga mensahe sa bawat pahina sa 100, upang matingnan mo ang buong hanay ng iyong mga titik sa isang sulyap. Pumunta sa Mga Setting → Pangkalahatan → Pinakamataas na Laki ng Pahina. Doon ay maaari mo ring piliing magpakita ng 10, 15, 20, 25 at 50 na mensahe sa bawat pahina.

Ipamahagi ang lahat ayon sa kulay

Maaari mong markahan ang isang mensahe bilang mahalaga nang napakabilis, ngunit ang iba't ibang mga mensahe ay maaaring magkaroon ng iba't ibang antas ng kahalagahan. Pumunta sa Mga Setting → Pangkalahatan → Mga Bituin at piliin ang Lahat ng Bituin. Ngayon, kung mag-click ka sa bituin, pagmamarka ng titik, magbabago ito ng kulay sa bawat pag-click. Makakatulong ito sa iyong pag-uri-uriin ang iyong mahahalagang mensahe ayon sa nilalaman nito.

Gawing mga listahan ng gagawin ang mga mensahe

Malamang, iniisip mo na ang iyong inbox bilang isang malaking listahan ng gagawin. Kaya bakit hindi gawing mga gawain ang iyong mga email na maaari mong i-cross out? Mag-click sa button na "Higit pa" sa aktibong pag-uusap at piliin ang "Idagdag sa mga gawain". Lalabas na ngayon ang thread na ito sa Google Tasks kasama ng isang link sa orihinal na post.

Subaybayan ang bilang ng mga hindi pa nababasang mensahe

Sa seksyong "Mga Setting" → "Laboratory", paganahin ang function na "Icon ng mga hindi pa nababasang mensahe." Kung ikaw, tulad ng sinumang normal na tao, ay buksan ang iyong tab ng mail sa buong araw, palagi mong makikita kung gaano karaming mga hindi pa nababasang mensahe ang naiwan mo. Ito ay kung sakaling kulang ka sa stress.

Magtrabaho offline

Kung ginagamit mo ang Google Chrome browser, may pagkakataon kang magtrabaho sa mail offline. Siyempre, hindi ka makakapagpadala at makakatanggap ng mga bagong mensahe, ngunit maaari mong ilipat ang mga titik mula sa folder patungo sa folder at lumikha ng mga draft. Upang paganahin ang tampok na ito, pumunta sa Mga Setting → Offline.

Bigyan ng access ang iyong account sa isang sekretarya

Kung hindi mo pa rin makayanan ang mga liham, maaari mong ihatid ang lahat ng kakila-kilabot na ito sa iyong sekretarya. Upang gawin ito, pumunta sa "Mga Setting" → "Mga Account at Pag-import", piliin ang "Bigyan ng access sa iyong account" at magdagdag ng iba pang mga user ng Google. Hindi sila magkakaroon ng karapatang baguhin ang iyong mga setting at password, ngunit magagawa nilang basahin, i-archive ang mga mensahe at, siyempre, tumugon sa kanila. Ang liham ay lalagdaan sa iyong pangalan at pangalan ng iyong sekretarya sa mga bracket upang maiwasan ang kalituhan.

4. Kontrolin ang kadahilanan ng tao

I-block ang mga address

Ang ilan ay hindi nakakakuha ng mga pahiwatig. Sa kabutihang palad, maaari mong i-block ang sinumang tao (o website) sa ilang pag-click lamang. Pagkatapos makatanggap ng mensahe mula sa isang taong gusto mong idagdag sa blacklist, mag-click sa arrow sa kanang sulok sa itaas at piliin ang function na "I-block ang user."

Ngayon lahat ng mensahe mula sa address na ito ay direktang mapupunta sa spam.

Maghanap ng mga lumang titik

Gustong mabilis na mahanap ang lahat ng mensahe mula sa isang kaibigan nang sabay-sabay? I-hover lang ang cursor sa pangalan ng nagpadala, mula sa inbox o mula sa isang partikular na titik, at may lalabas na contact card. Pagkatapos ay mag-click sa link na "Mga Pag-uusap" upang tingnan ang lahat ng mga mensahe mula sa contact na iyon.

Kanselahin ang mga maling naipadalang mensahe

Lahat tayo ay hindi sinasadyang nagpadala ng mga liham sa maling address sa isang punto. Sa kabutihang palad, sa Gmail, maaari mong i-undo lang ang pagpapadala. Pumunta sa seksyong "Mga Setting" → "Pangkalahatan" at paganahin ang function na "I-undo ang pagpapadala." Dito maaari mo ring piliin ang yugto ng panahon para sa pagkansela ng pagpapadala: mula 5 hanggang 30 segundo. Sa susunod na magpadala ka ng mensahe, mapapansin mo ang "Kanselahin" sa itaas.

Laktawan ang mga mensahe ng grupo

Madali kang makakaalis sa thread ng mensahe ng grupo sa pamamagitan ng pag-click sa More button at pagpili sa Ignore. Ngayon ay lalaktawan mo ang lahat ng mensahe maliban sa mga kung saan ikaw lamang ang tatanggap ng liham.

Kung gusto mong bumalik sa mensahe ng pangkat, ilagay ang query ay: naka-mute sa box para sa paghahanap, para makita mo ang lahat ng hindi pinansin na mga thread. Pagkatapos ay piliin ang Huwag Ipagwalang-bahala mula sa Higit pang menu. Maliban kung, siyempre, hindi mo naaawa sa iyong sarili.

5. Makatipid ng oras

Gumawa ng mga bagong account on the go

Sabihin nating gusto mong i-filter nang mabuti ang mga mensahe o, halimbawa, gumawa ng karagdagang account para sa mga serbisyong gumagamit na ng iyong pangunahing Gmail account. Sa kasong ito, maaari kang lumikha ng isang virtual na mailing address na nauugnay sa pangunahing address sa pamamagitan lamang ng pagdaragdag ng "+ anumang salita" bago ang simbolo na @ habang nagta-type ka. Halimbawa, "ang iyong address ay [email protected]" para sa online shopping.

Mapupunta ang lahat ng mensahe ng tugon sa iyong pangunahing Gmail address.

Magpadala ng mga mensahe sa iyong pagtulog

Ipaisip sa mga kliyente at katrabaho na isa kang manic workaholic sa pamamagitan ng pagprograma sa kanila na magpadala ng mga mensahe sa gabi gamit ang extension na available para sa Chrome, Safari, at Firefox. Gamit ang libreng bersyon, maaari kang magpadala ng hanggang 10 mensahe bawat buwan.

Bilang karagdagan, gagawing mga paalala ng extension na ito ang iyong mga email, hindi ipapakita ang mga ito sa iyong inbox hanggang sa handa ka nang tumugon sa kanila. Ito ay perpekto para sa paglikha ng hitsura ng isang walang laman na inbox sa Biyernes ng gabi.

Awtomatikong sagutin ang mga duplicate na kahilingan

Kung binaha ka ng mga nakakainis na customer ng parehong uri ng mga kahilingan, hindi mo kailangang i-type nang paulit-ulit ang parehong tugon. I-on lang ang function na "Mga template ng tugon" sa seksyong "Mga Setting" → "Laboratory". Sa susunod na mag-print ka ng tugon, i-save ito bilang isang template at huwag mag-atubiling ipadala ito sa lahat ng parehong kahilingan.

6. Mag-click nang mas kaunti

Bigyan ng pahinga ang iyong mouse

Halos lahat ng bagay sa Gmail ay maaaring gawin gamit ang keyboard. Gumagana ang mga pangunahing keyboard shortcut bilang default, ngunit huwag kalimutang pumunta sa Mga Setting → Pangkalahatan at paganahin ang tampok na Mga Shortcut sa Keyboard. I-save ang iyong mga pagbabago at pagkatapos ay mag-click sa tandang pananong upang makita ang mga posibleng keyboard shortcut.

Itigil ang pagsuri sa iba pang mga mailbox

Sa seksyong "Mga Setting" → "Mga Account at Pag-import", mag-click sa link na "Idagdag ang iyong POP3 mail account" at ida-download ng Gmail ang iyong mail mula sa iba pang mga mailbox. Pagkatapos ay i-set up ang pagpapadala ng mga mensahe: maaari kang tumugon mula sa iyong Gmail address at mula sa iba pang mga email address.