Paano ayusin ang workspace at oras ng opisina

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang lahat ng trabaho sa opisina ay nagsisimula sa kanilang sariling workspace, ngunit kadalasan ang mga tao ay hindi binibigyang pansin ang sandaling ito. Ang workspace ay hindi lamang kasangkapan at isang computer, kundi pati na rin ang pagpaplano, daloy ng trabaho, mga karagdagang tool. Ang artikulong ito ay naglalaman ng mga simpleng tip sa kung paano maayos na ayusin ang iyong lugar ng trabaho.

Nagsisimula ang lahat sa lugar ng trabaho.

D. Carnegie

Nagsisimula ang trabaho sa lugar ng trabaho at sa organisasyon nito. Mayroong, siyempre, mga pagbubukod sa anyo ng mga malikhain at natatanging personalidad kung saan ang isyung ito ay hindi napakahalaga. Ngunit kahit na mayroon silang sariling sistema ng malikhaing kaguluhan, kahit na hindi nila ito aminin. Karamihan sa mga tao ay nagtatrabaho sa mga ordinaryong mesa sa mga ordinaryong espasyo ng opisina, at ang mga sumusunod na tip ay inilaan para sa kanila.

Desktop

Ang tamang kapaligiran sa trabaho ay tumutugon sa isip sa tamang ritmo. Hindi mo pinapanatili ang iyong bahay sa gulo at alam mo kung saan at kung ano. Ito ay pareho sa lugar ng trabaho: ang lahat ay dapat na nasa lugar nito, at walang labis na maaaring makagambala sa mga pangunahing gawain.

Paano ba magsisimula ang lahat kapag kakapasok mo pa lang sa trabaho? Mula sa desktop. At kadalasan ay may mga tambak na papel, nakakalat na stationery, mug, ilang walang kwentang souvenir at alikabok sa kompyuter. At ano ang magiging panloob na estado sa likod ng naturang lugar ng trabaho? Hindi naka-assemble. Siyempre, hindi mo ito iisipin, ngunit ang subconscious mind ay nagpasya na sa lahat. Anuman ang katotohanan sa paligid, ikaw din. At kinuha ng kamalayan ang pag-iisip na ito, at nawala ang iyong kalooban.

Panatilihing malinis ang iyong mesa sa lahat ng oras. Simulan ang iyong araw sa pamamagitan ng pag-aalis ng alikabok, ayusin ang ilaw, magsulat ng kapaki-pakinabang na impormasyon sa mga sticker, hugasan ang iyong tasa ng kape, punan ang iyong kalendaryo - bumangon ka at tumakbo. Ang mga simpleng pagkilos na ito ay magpapasigla sa gawaing kasunod nito.

Ang perpektong lugar ng trabaho ay isang tool para sa trabaho, komportableng ilaw, mahahalagang stationery, at simpleng kasangkapan para sa manggagawa.

Paano magtrabaho: nakatayo o nakaupo? Ikaw ang magdesisyon. Sa palagay ko ay mas mabuti ang pag-upo, ngunit tiyak na kailangan mong magpahinga: maglakad, mag-init, kumuha ng sariwang hangin, umakyat ng 2-3 palapag sa hagdan. Ang iskedyul ko sa trabaho: 45 minuto - isang gawain nang walang pagkaantala, 15 minutong pahinga, pagkatapos ay 1 oras ng tuluy-tuloy na trabaho at 15 minutong pahinga. Ganito ang pagkakaayos ng araw ng trabaho.

Huwag kalimutan ang tungkol sa iyong sariling locker o archive, dahil ang bawat empleyado ay palaging may sariling personal na file o archive ng papel. Maaari ka ring mag-imbak ng mga personal na bagay sa locker na hindi mo gustong ipakita. Ang bawat istante at kabinet ay dapat matupad ang tungkulin nito at hindi magsalubong sa iba pang mga elemento. Gagawin nitong mas maginhawang magtrabaho kasama ang mga dokumento at iba't ibang accessories.

Pamamahala ng elektronikong dokumento

Gumawa ng mga backup na kopya ng iyong trabaho, mga dokumento, proyekto, impormasyon ng serbisyo na nakaimbak sa iyong computer sa trabaho at ipadala ang mga ito sa server ng kumpanya o cloud storage.

Gaano karaming enerhiya at nerbiyos ang ginugugol ng mga tao dahil sa nawawalang impormasyon! Ang computer ay nag-crash, nag-hang, ang isang tao ay hindi sinasadyang natanggal ang mahalagang data. Huwag ulitin ang kanilang pagkakamali at gumawa ng mga backup. Huwag hayaang kontrolin ka ng mga pangyayari at ang iyong trabaho.

Huwag mag-install ng mga hindi kinakailangang application, karamihan sa mga kinakailangang operasyon ay ginagawa sa karaniwang mga pakete ng software. Kung ikaw ay matatas sa isang partikular na tool para sa trabaho, hilingin sa management o sa IT department na i-install ito, na nagbibigay-katwiran sa iyong epektibong trabaho dito.

Isa pang simpleng tip: subukang manatili sa isang bagay sa iyong electronic space. Kung gusto mo ang mga serbisyo ng Yandex, piliin ang mga ito, kung ang mga serbisyo ng Google - gumana sa kanila. Malalaman mo ang lahat ng kalakasan at kahinaan ng mga tool, at magagawa mo ring mabilis na mai-set up ang iyong system sa isang bagong lugar. Ang karera para sa mga sariwang programa ay hindi palaging makatwiran.

Sa workstation, lumikha ng iyong personal na simpleng electronic hierarchy. Dapat mong mahanap ang alinman sa iyong mga lumang dokumento sa lalong madaling panahon. Ito ay lalong mahalaga kapag kailangan mong agarang lutasin ang isang bagay, at nakalimutan mo kung saan naka-imbak ang impormasyong ito.

I-scan ang lahat ng pinakamahalagang dokumento. Maraming mga salungatan sa trabaho sa pagitan ng mga departamento ang lumitaw dahil sa ilang nawawalang mahalagang papel.

Pagpaplano

Napansin mo ba na ang trabaho kung minsan ay nagiging gulo: isang grupo ng mga gawain, pag-uusap, pagpupulong, pagsuri ng mga papeles. At ikaw ay umiikot dito nang walang katapusan. Mukhang nagtatrabaho ka, ngunit mahirap tawaging trabaho. Sa likod ng lahat ng ito, ang pangkalahatang larawan ng kung ano ang nangyayari ay hindi nakikita, at ito ay isa sa mga problema ng modernong pagiging produktibo: may mga aksyon, mga resulta ay naroroon din, ngunit ang mga ito ay hindi masyadong kapansin-pansin sa nakagawian.

Upang maiwasan ito, kinakailangan na gumuhit ng isang plano ng mga gawain at aktibidad para sa araw, linggo at kahit para sa isang buwan.

Karamihan ay gumagamit ng mga notebook o diary. Oo, mabuti iyon, ngunit ang papel ay "random access memory", iniimbak nito ang lahat ng pagkalikido, at ang pangunahing impormasyon ay nawala sa kasaganaan ng mga pahina. Ang isang kuwaderno o talaarawan ay isa nang makalumang paraan ng pagpaplano. Sa talaarawan, hindi mo nakikita ang buong larawan ng mga kaganapan, huwag malaman kung kailan mas mahusay na gawin ang isang bagay, at kapag isa pa, at maaari mo ring makaligtaan ang ilang mahalagang kaganapan. Walang paraan upang makuha ang kinakailangang data at magsagawa ng komprehensibong pagsusuri. Isipin kung gaano karaming mga pahina ang kailangan mong i-flip sa pamamagitan ng upang i-collate ang kinakailangang impormasyon.

Ngayon ay maraming mga application at online na serbisyo para sa pag-aayos ng iyong oras ng pagtatrabaho. Maniwala ka sa akin, dapat itong gawin kung gusto mong magtrabaho nang produktibo anuman ang sitwasyon at mood. To-do-list ngayon ay tungkol sa epektibong gawain at pamamahala ng oras.

Ginagamit ko ang sistema ng pagpaplano ng konteksto sa kapaligiran ng Outlook ng Gleb Arkhangelsky. Ano ang gusto ko tungkol dito: ang pagiging simple at kahusayan ng tool, isang kilalang application, ang kumbinasyon ng kalendaryo, mga gawain at mail sa isang espasyo ng impormasyon, pagsasama sa mga aplikasyon sa opisina. Ang sinumang empleyado ay maaaring sanayin sa sistema ng pagpaplanong ito sa maikling panahon.

Narito ang ilang mga tip para sa pag-aayos ng iyong oras ng pagtatrabaho:

• Magplano nang may kakayahang umangkop, sa konteksto, hindi mahigpit sa oras.
• Matutong maunawaan kung ano ang mahalaga at kung ano ang hindi.
• Madaling makibahagi sa mga hindi gaanong mahalagang bagay.
• Pahalagahan ang kalidad ng oras na ginugol, hindi ang oras mismo.
• Sabihin ang hindi sa iyong sarili at sa ibang tao kung kinakailangan.
• Simulan ang iyong araw sa mga mapaghamong at hindi kasiya-siyang gawain.
• Kapag nagpaplano ng mga gawain at proyekto sa trabaho, magtakda ng mga deadline para sa kanila.

Ang isang makapangyarihang sikolohikal na trick ay upang i-cross out ang isang natapos na gawain o maglagay ng tsek sa harap nito. Ito ay magbibigay sa iyo ng dagdag na panloob na enerhiya upang makamit ang magagandang resulta. Makikita mo na ang lahat ay hindi walang kabuluhan.

Paggawa gamit ang mail

Paano ayusin ang trabaho gamit ang mail?

Una, kailangan mong itakda ang oras ng pagpapatakbo kasama nito upang mabawasan ang bilang ng mga pagkagambala. Pinakamabuting gawin ito sa umaga, kapag nagsimulang mabuo ang mga gawain, at sa hapon, kapag kailangan mong suriin kung paano ang mga bagay.

Pangalawa, hindi mo dapat sagutin kaagad ang mga hindi maliwanag na titik. Kailangan mong isipin ang lahat: apela, pagbuo ng tugon, karagdagang impormasyon. Subukang panatilihing mababa hangga't maaari ang pagiging subjectivity. Kalimutan ang tungkol sa mabilis na mga tugon, gaya ng ginagawa ng lahat sa mga social network.

Pangatlo, huwag i-overload ang teksto ng liham ng impormasyon na naiintindihan lamang ng nagpadala mismo. Subukang sagutin nang maikli at maikli, timbangin ang bawat salita. Sa ating digital na edad, ito ay napakahalaga: walang sinuman ang interesado sa pagtawid sa mga natatanging hinuha.

At sa wakas, huwag kalimutan ang tungkol sa netiquette: pagtugon sa tatanggap, estilo ng pagsulat, impormasyon ng kaso, impormasyon sa pakikipag-ugnay. Alamin kung paano magsulat ng isang liham, suriin kung ano ang iyong isinulat, at kung paano mag-apply.

Karagdagang kasangkapan

Ang isa pang bagay na nakakatulong na gawing mas mahusay ang iyong trabaho ay ang whiteboard. Isang kailangang-kailangan na tool, lalo na kapag ang departamento ay nag-brainstorming o nilulutas ang isang seryosong problema sa mga intermediate na yugto.

Sa aking propesyonal na karera, ang lupon ay isang kailangang-kailangan na katangian ng kapaligiran sa trabaho. Ito ay kapaki-pakinabang din sa mga tuntunin ng pag-save ng papel. Hindi ka maniniwala kung gaano karaming mga sheet ang ginugol sa pagpapaliwanag ng iyong mga ideya at solusyon.

Salamat sa visual na pag-iisip (lahat ay mayroon nito), ang mga tao ay maaaring magsama-sama sa pisara, ipaliwanag ang kanilang mga iniisip, at magmungkahi ng pinakamahusay na mga solusyon sa isang problema. Nakikita at naiintindihan ng lahat ang lahat.

Gusto kong idagdag na nakakatulong sa akin ang musika sa aking trabaho. Ito ay may positibong epekto sa aking pagiging produktibo, lalo na kapag kailangan kong magtrabaho sa mga paulit-ulit na gawain sa isang computer o gumuhit ng isang malaking pakete ng mga dokumento. Sa pangkalahatan, magandang simulan ang umaga sa positibong musika. Ngunit hindi mo dapat i-on ito para sa lahat, tandaan: hindi ka nagtatrabaho nang mag-isa, para sa isang tao ang musika ay makagambala lamang.