Bakit hindi gumagana ang mga listahan ng dapat gawin at kung paano ito ayusin

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Upang maging produktibo, tumuon sa oras, hindi sa mga gawain.

Ang ibig sabihin ng mahusay na pamamahala sa oras ay makakuha ng mas maraming resulta sa mas kaunting oras. Ipinapaliwanag ng sikat na blogger at negosyante na si Thomas Oppong kung paano gumawa ng magagandang plano para makamit ang iyong mga layunin at kung bakit ang mga simpleng listahan ng dapat gawin ay makakahadlang lamang sa pagiging produktibo.

Bakit hindi gumagana ang mga regular na listahan ng dapat gawin

Sa isang simpleng listahan ng dapat gawin, hindi mo makikita kung gaano katagal bago makumpleto ang anumang gawain. At malamang, magsisimula ka sa maliliit at hindi kumplikado na hindi hihigit sa limang minuto.

Unti-unti, nakukuha mo ang konklusyon na paulit-ulit mong kinukuha ang mga simpleng bagay lamang, at patuloy mong itinatapon ang mga mahalaga at nakakaubos ng oras para sa ibang pagkakataon. Dahil dito, hindi natitinag ang malalaking proyekto. At karamihan sa mga punto ng plano ay nananatiling hindi natutupad, dahil patuloy kang nagdaragdag ng mga bago sa kanila, nang walang anumang control system.

Dito na-trigger ang epekto ng Zeigarnik, ayon sa kung saan mas naaalala ng mga tao ang mga hindi kumpleto o nagambalang mga aksyon kaysa sa mga ginawa. Nangangahulugan ito na ang mga pag-iisip ng hindi natapos na mga gawain mula sa listahan ng gagawin ay patuloy na umiikot sa iyong ulo hanggang sa makumpleto mo ang mga ito. Magmumulto ka ng isang obsessive na pakiramdam na nagpapahirap na tumuon sa pagkumpleto ng trabaho. Ito ay maaaring humantong sa stress at insomnia.

Paano mabisang magplano

Ilarawan ang iyong perpektong araw

Inirerekomenda ni Jason Womack, executive coach, tagapagsalita at may-akda sa pagiging produktibo, ang kanyang diskarte sa pag-aayos ng proseso upang makamit ang isang layunin. Iminumungkahi niya ang pagsulat ng isang script para sa perpektong araw na pagtutuunan ng pansin. Ang pagkaunawa na ang ideal ay para sa iyo ay nag-uudyok sa iyo na magtrabaho.

Para gumawa ng script, sagutin ang mga sumusunod na tanong.

• Paano mo gustong gugulin ang iyong araw?
• Anong mga gawain ang eksaktong kailangang tapusin ngayon?
• Kailan ka pinaka-produktibo?

Batay sa mga sagot, maaari mong hatiin ang oras ng pagtatrabaho sa mga segment, na ang bawat isa ay maglalaman ng ilang partikular na gawain mula sa iyong listahan ng gagawin.

Tutulungan ka ng paraang ito na magtrabaho nang mas epektibo sa iyong listahan ng dapat gawin at harapin ang mga madalian at mahahalagang gawain sa oras.

Planuhin ang lahat sa kalendaryo

Upang gawing epektibo ang iyong mga listahan ng gagawin hangga't maaari para sa iyo, huwag gumawa ng mga simpleng plano nang walang mga deadline at deadline, ngunit matutong gamitin ang kalendaryo nang matalino.

Ilarawan nang detalyado ang paparating na araw o isang buong linggo. Markahan ang lahat ng iyong mga bagay sa kalendaryo at mamuhay ayon sa ginawang iskedyul. Makakatulong ito sa iyong magpasya kung aling proyekto ang unang haharapin at kung maaari kang magdagdag ng higit pang mga gawain.

Sa halip na iyong karaniwang priyoridad, bumuo ng mga item sa plano na may petsa at eksaktong oras - lalo na sa pinakamahahalagang gawain. Magbibigay ito ng pakiramdam ng pagkaapurahan, at magagawa mong kumpletuhin ang mga ito sa isang tiyak na punto.

Suriin ang bawat gawain

Kung hindi mo susuriin kung paano mo ginagastos ang bawat araw, malamang na nasasayang mo ang karamihan nito.

Ang isa sa mga mahahalagang tuntunin ng pagiging produktibo ay hindi hayaan ang isang gawain na magtagal kaysa sa kailangan nito.

Para sa epektibong pamamahala ng oras, hindi sapat na malaman lamang kung ano ang dapat gawin. Kailangan mong isaalang-alang kung gaano ito katagal. Mas mainam na sabihing, "Ngayon ay mayroon lang akong 40 minuto para gawin ito," sa halip na magplano ng mga bagay sa isang simpleng pagkakasunud-sunod ng kahalagahan na walang tiyak na mga deadline.

Magdagdag sa iyong listahan ng gagawin ng pagtatantya kung gaano katagal bago makumpleto ang bawat item. Subukang mag-iskedyul bawat minuto mula 8am hanggang 5pm. Tukuyin nang maaga kung kailan magkakaroon ng mga pahinga. Iskedyul para tingnan ang mga notification, email, at social media.

Tila nag-aaksaya lamang ng oras ang aktibidad na ito. Ngunit sa katotohanan, itinatakda nito ang bar na sinusubukan mong matugunan. Bilang resulta, makikita mo na ang iyong konsentrasyon ay bumuti.

Ang pagsubaybay sa kung gaano karaming oras ang ginugugol mo sa mga gawain ay maaaring maging isang tunay na pagtuklas para sa iyo. Tutukuyin nito ang istilo ng iyong trabaho at mapapabuti nito. Nakakatulong din ito sa iyo na maunawaan kung anong oras ng araw ka mas epektibo.

Ang pagsukat ay ang unang hakbang na kinakailangan upang masubaybayan at sa huli ay mapabuti ang pagganap. Kung hindi mo masusukat ang isang bagay, hindi mo ito mauunawaan. Kung hindi mo maintindihan ang isang bagay, hindi mo ito makokontrol. At kung hindi mo ito makontrol, tiyak na hindi mo ito mapapabuti.

James Harrington Entrepreneur, Espesyalista sa Pamamahala ng Proseso

Suriin ang iyong oras, at pagkatapos ay maaari mo itong ilaan nang tama.

Timeline

Buksan ang iyong day planner o app sa pag-iiskedyul at magdagdag ng mga deadline sa iyong listahan ng mga gawain. Magtalaga ng antas ng priyoridad para sa bawat isa.

At upang maunawaan kung ano ang nagkakahalaga ng paggugol ng mas maraming oras, sagutin ang iyong sarili ng ilang tanong:

• Anong mga gawain ang tatagal ng mas mababa sa 20 minuto?
• Anong mga gawain ang tatagal ng higit sa isang oras?
• Ano ang pinakamagandang gawin sa umaga kapag ikaw ay may pinakamaraming lakas?

Ngayon sa halip na "Kumpletuhin ang proyekto ng disenyo" isulat ang "Kumpletuhin ang proyekto ng disenyo sa loob ng dalawang oras". Kahit na wala kang oras upang tapusin ito, hindi bababa sa lalabas ka sa lupa nang hindi ginugugol ang buong araw dito.

Kung wala kang layunin na kumpletuhin ang gawain sa isang partikular na petsa, magplanong gumugol ng ilang oras dito araw-araw. At pagkatapos ay lumipat sa iba pang pantay na mahahalagang bagay. Sa ganitong paraan maaari mong unti-unting mapupuksa ang malalaking gawain.

Hatiin ang malalaking gawain sa maliliit na gawain

Ang ilang mga gawain ay maaaring tumagal ng mga oras o kahit na mga araw. Kung mayroon kang isang malaking proyekto sa unahan mo, maglaan ng ilang minuto upang pag-isipan ito. Anong mga bahagi ang binubuo nito? Gaano karaming pagsisikap ang kailangan at gaano katagal? Isulat mo.

Susunod, hatiin ang proyekto sa ilang mga gawain na may malinaw na deadline at lutasin ang mga ito nang paisa-isa hanggang sa ito ay makumpleto. Ang mas maliliit na aksyon na nakukuha mo, mas magagawa ang mga ito.

Kapag ang isang hindi malapitan na dami ng trabaho ay nagiging isang bagay na maliit, ang utak ay nakatuon sa kung ano ang kailangang gawin ngayon - sa isang partikular na gawain at isang maliit na layunin. Samakatuwid, mas mahusay na ayusin ang mga sprint ng 40-60 minuto na may maikling pahinga.

Magtrabaho sa isang gawain sa isang pagkakataon

Ibigay mo ang iyong buong atensyon, at pagkatapos ay magagawa mong maging epektibo hangga't maaari.

Ipinaliwanag ni Mark Murphy ng Forbes: Kapag maiiwasan ng mga tao ang mga pagkaantala sa trabaho, mayroong 67% na posibilidad na makuha nila ang impresyon na 'ngayon ay isang napaka-produktibong araw.'

Makatuwirang magtrabaho nang isang oras sa isang gawain nang walang kaguluhan. Ngunit maaari itong maging mahirap, lalo na kung palagi kang nakakatanggap ng mga abiso o kailangang sagutin ang mga tanong mula sa mga kasamahan.

Halimbawa, nakakatulong ang Pomodoro technique na tumuon sa trabaho. Kabilang dito ang 25 minutong work sprint na may maikling 5 minutong pahinga. Pagkatapos ng ilang mga ganitong paraan, maaari kang ganap na makapagpahinga.

Ang pamamaraang ito ay hindi pangkalahatan: ang tagal ng konsentrasyon at estilo ng trabaho ay iba para sa lahat. Kaya subukan ang iba't ibang mga diskarte sa pamamahala ng oras at manatili sa isa na gumagana para sa iyo nang personal.

Halimbawa, kung mas produktibo ka sa umaga, pagkatapos ay ipagpaliban ang mga gawain na tumatagal ng mas maraming oras. Makakatulong ito sa iyong maging mas organisado at makamit ang higit pa.