Mga lihim ng pagiging produktibo mula sa lumikha ng sikat na serbisyo sa pamamahala ng gawain ng Todoist

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang may-akda ng Todoist na si Amir Salihefendic ay bumuo ng sarili niyang productivity system na tumutulong sa kanya na makamit ang kanyang mga layunin nang walang stress sa loob ng 9 na taon. Ngayon ay magsasalita si Amir tungkol sa kanyang sistema at pagsasama nito sa Todoist.

Karamihan sa mga tao ay hindi naghahangad na i-streamline ang kanilang daloy ng trabaho, hayaan ang mga bagay na pumunta sa kanilang sarili at umaasa para sa pinakamahusay. Ngunit kung mayroon kang isang sistema, maaari kang magmaniobra sa pagitan ng maraming mga gawain, unahin at hindi makaramdam ng labis.

Pinangalanan ko ang aking productivity system na Systemist. Inimbento ko ito - at ang Todoist ay nakabatay dito - noong 2007. Noong panahong iyon, nakatira ako sa isang hostel sa Aarhus (Denmark) at nag-aaral ng computer science. Mayroon akong dalawang part-time na trabaho at maraming personal na proyekto. Nakaramdam ako ng pagkabalisa at pagkadisorganisado. Nagbago ang lahat nang pumasok sa isip ang ideyang Systemist.

Ano ang nakatulong sa akin na makamit ang sistemang ito?

1. Magtatag ng Doist Ltd. at bumuo ng isang produkto na nagpapahintulot sa mga tao na makamit ang mga kamangha-manghang resulta.
2. Upang matagumpay na pagsamahin ang mga tungkulin ng tagapagtatag at ng CEO. Mayroon akong oras para sa lahat ng bagay at hindi nakakaramdam ng labis na pagkapagod. Ang kumpanya ay nagtatrabaho ng 50 tao, at halos wala sa kanila ang nakakita sa akin na pagod na pagod.
3. Tukuyin ang mga priyoridad na aspeto ng daloy ng trabaho araw-araw at laging tandaan ang mahahalagang email, appointment, at proyekto.
4. Masiyahan sa buhay sa labas ng trabaho: paggugol ng oras sa iyong asawa, paglalakbay, pag-aaral sa sarili at palakasan, pangangalaga sa kalusugan.

Ang balanse sa pagitan ng trabaho at personal na buhay ay ang susi sa personal na pagiging epektibo.

Pinakamahusay na gumagana ang Systemist kasabay ng Todoist. Ngunit maaari kang gumamit ng anumang iba pang mga programa at serbisyo sa pamamahala ng gawain. Ang mga pangunahing prinsipyo ng system ay mas mahalaga kaysa sa mga partikular na tool.

6 Mga prinsipyong sistematiko

1. Mag-apply kahit saan

Ang sistema ay ang sistema, upang gamitin ito sa lahat ng dako at saanman. Dapat ay mayroon kang access sa scheduler mula sa anumang device, kahit saan.

Nagsumikap kami nang husto para maging available ang Todoist sa buong mundo. Inirerekomenda kong i-install ito kaagad (o isa pang katulad na application) sa lahat ng device at platform na mayroon ka: telepono, tablet, laptop, browser, at iba pa.

2. Mag-apply sa lahat ng bagay

Gumagana ang sistema kung saklaw nito ang lahat ng aspeto ng personal at propesyonal na buhay. Bibigyan ka nito ng kalayaan. Kokontrolin mo ang lahat ng mahalaga at hindi mo na makakalimutan ang tungkol sa mga bagay tulad ng pakikipagkita sa isang kliyente o pagbili ng regalo para sa isang mahal sa buhay.

Halos lahat ng aktibidad ko ay streamlined. Sa partikular, na-systematize ko:

1. Mga paparating na kaganapan (mga pagpupulong sa loob at labas ng kumpanya).
2. Mga kumplikadong proyekto, na hinati sa maraming maliliit na yugto.
3. Mga paulit-ulit na gawain upang makontrol ang mga pangmatagalang proyekto.
4. E-mail (kung hindi ko masagot kaagad ang liham, isinasalin ko ito sa isang gawain sa tulong).
5. Mga ulat ng bug, kung ang pag-aayos sa kanila ay nakatali sa akin.
6. Listahan ng paglabas (ibinahagi sa mga kasamahan).
7. Listahan ng pamimili (ibinahagi sa aking asawa).
8. Mga web page kung saan hindi ako makakilos kaagad. Halimbawa, isang page ng produkto mula sa Amazon.com (hindi pa nagpasya kung bibili o hindi), isang page ng pelikula sa IMDb na gusto kong panoorin, o isang artikulong gusto kong basahin sa ibang pagkakataon. Para sa lahat ng ito, ginagamit ko.
9. Mga gawaing pangkalusugan (lingguhang gym at jogging workout).

3. Hatiin ang malalaking gawain sa maliliit na magagawa

Ang isang maliit na gawain ay mas madaling magawa. Samakatuwid, palaging hatiin ang malalaking proyekto sa maliliit na subtask na maaaring makumpleto sa loob ng isang oras (o mas kaunti). Una, makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung gaano katagal ang kailangan mo upang gawin ito o iyon. At pangalawa, makikita mo ang pag-unlad.

Mahalaga na ang gawain ay magagawa. Dapat mong maipatupad ang iyong inilagay sa iyong listahan ng gagawin.

4. Unahin

Gumagawa ako ng 15 hanggang 25 na gawain araw-araw. Sila ang pinakamahalaga sa ngayon.

Madaling unahin sa Todoist. Ganito ang ginagawa ko:

1. Siguraduhing itakda ang deadline kung saan dapat makumpleto ang kaso. Nagtatakda ako ng mahahalagang gawain para sa ngayon o bukas, nagsusulat ako ng mga hindi mahalaga para sa hinaharap.
2. Ipinapahiwatig ko ang mga antas ng priyoridad. Apat sila sa Todoist. Ang serbisyo ay awtomatikong nag-uuri ng mga gawain batay sa kahalagahan.
3. Upang higit na bigyang-diin ang kahalagahan ng gawain, gumagamit ako ng mga tag tulad ng @high_impact. Sa kanila ito ay maginhawa upang subaybayan kung gaano karaming mahahalagang gawain ang ginagawa sa isang araw.

5. Alisan ng laman ang iyong listahan ng gagawin araw-araw

Bago ko simulan ang paggamit ng 0 inbox rule, magulo ang email ko. Nakaramdam ako ng kakila-kilabot sa tuwing kailangan kong alisin ang mga durog na bato.

Upang pamahalaan ang mga gawain, gumagamit ako ng katulad na panuntunan - "0 gawain sa listahan ng gagawin".

Kung wala kang oras upang gawin ang lahat ng iyong pinlano para sa araw, huwag ipagpaliban ang natitirang mga gawain sa susunod na araw. Sa halip, i-reset ang iyong listahan ng gagawin at gumawa ng bagong plano. Magbibigay-daan ito sa iyong mag-stock, maunawaan kung nasaan ka, at muling bigyang-priyoridad.

6. Palaging makakuha ng feedback

Karamihan sa mga sistema ng pamamahala ng oras ay nakatuon sa kung ano ang kailangang gawin kaysa sa kung ano ang nagawa na. Ngunit ano ang silbi kung hindi mo nakikita ang iyong pag-unlad at hindi mo maintindihan kung gaano ka produktibo?

Samakatuwid, nilikha namin. Binibigyang-daan ka nitong subaybayan, mailarawan, at pagbutihin ang personal na pagganap.

Ang Todoist Karma ay parang mini-game: kumpletuhin mo ang mga gawain, puntos ang mga puntos at makita ang mga color chart na lumaki. Sobrang exciting lalo na sa mga baguhan sa time management. Upang gawin itong mas kawili-wili, maaari kang magtakda hindi lamang araw-araw, kundi pati na rin ang mga lingguhang layunin, pati na rin ibahagi ang mga resulta sa mga social network, at sa gayon ay madaragdagan ang antas ng responsibilidad.

Mga Karagdagang Tip

Paggawa gamit ang e-mail

1. Suriin ang iyong email dalawang beses sa isang araw. Halimbawa, sa umaga at hapon.
2. Layunin ang isang walang laman na inbox.
3. Kung maaari, sagutin kaagad ang liham. Kung hindi, isalin ito sa isang gawain, siguraduhing ipahiwatig ang takdang petsa at priyoridad.
4. I-off ang mga notification sa lahat ng device. Makakatulong ito sa iyo na maiwasan ang mga distractions.

Nagtatrabaho sa mga messenger

Ang mga mensahero ay productivity killers, sila ay kilig at nakakagambala. Ipinapakita ng pananaliksik na ang karaniwang manggagawa sa opisina ay gumugugol ng average sa loob ng dalawang oras sa isang araw sa mga abala at pahinga. Nangangahulugan ito na ang linggo ng pagtatrabaho ay tumataas ng higit sa 10 oras, dahil ang dami ng trabaho ay hindi bumababa.

1. Pagsamahin ang mga sulat sa mga messenger na may Internet surfing. Kapag kailangan mo lang magtrabaho (magsulat ng ulat, gumuhit ng layout, at iba pa), isara ang mga chat application.
2. Iproseso ang mga mensahe sa mga batch: binuksan ang messenger, basahin ang lahat, sinagot ang lahat, at isinara itong muli.
3. Huwag paganahin ang mga notification ng messenger sa iyong mobile phone.

Ayon kay Salihefendik, ang sistemang ito ay nakakatulong sa kanya upang maging focus, matino at malusog.

Isulat sa mga komento kung ano ang iniisip mo tungkol sa Systemist, at ibahagi din ang iyong mga lihim ng pagiging produktibo.