Paano ipangkat ang mga gawain nang tama upang makasabay sa lahat

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Dagdagan ang pagiging produktibo sa pamamagitan ng pag-aayos ng iyong listahan ng gawain.

Alam ng lahat sa mahabang panahon na ang multitasking ay hindi isang magandang bagay: pinipigilan tayo nito na epektibong tumuon sa isang bagay.

Ang bagay ay ang paglipat mula sa isang gawain patungo sa isa pa ay tumatagal ng maraming oras - ito ay nakumpirma ng mga pag-aaral ng Multitasking: Mga gastos sa paglipat. Pinakamabisang gumagana ang mga tao kapag pumasok sila sa isang estado ng daloy: ganap na nakatutok sa isang aktibidad, nang hindi naaabala ng anumang bagay.

Sa kasamaang palad, hindi laging posible na mahuli ang daloy, dahil palagi tayong binabaha ng iba't ibang bagay na nangangailangan ng ating atensyon. Gayunpaman, mayroong isang trick na nagbibigay-daan sa iyo upang mabawasan ang pag-aaksaya ng oras at paglipat ng enerhiya sa pagitan ng iba't ibang aktibidad. Ito ay tinatawag na task batching.

Ang kakanyahan ng diskarteng ito ay ang mga sumusunod: pinagsama mo ang mga gawain ng parehong uri sa tinatawag na mga pakete, at pagkatapos ay isagawa ang mga ito nang maramihan. Ito ay simple.

Bakit ito kapaki-pakinabang sa pangkatang gawain

Pinakamadaling gawin ang mga bagay sa random na pagkakasunud-sunod: hindi mo kailangang mag-abala sa pagpaplano, pag-prioritize at iba pang nakakainip na bagay. May naalala ka - at ginawa mo ito. At pagkatapos ay lumipat kami sa susunod na gawain.

Gayunpaman, ang diskarte na ito ay hindi masyadong kapaki-pakinabang para sa iyong kakayahang mag-focus. Ayon sa pag-aaral na The True Cost Of Multi-Tasking, na inilathala sa Psychology Today, ang isang tao ay nawawalan ng hanggang 40% ng kanilang pagiging produktibo kapag nagpalipat-lipat sa mga hindi nauugnay na gawain.

Sa madaling salita, kung una kang magsulat ng isang ulat, pagkatapos ay magsimulang tumugon sa mga email, pagkatapos ay ayusin ang mga papel na dokumento, at pagkatapos ay bumalik muli sa ulat, pagkatapos ay sa bawat oras na mag-aaksaya ka ng oras na tumutok sa isang bagong gawain na hindi tulad ng nauna. Tom DeMarco, may-akda ng The Human Factors: Successful Projects and Teams, ay nagsasabing ang "pagbabago ng gear" na ito ay maaaring tumagal ng hanggang 15 minuto o higit pa.

Pinapadali ng mga batch grouping task ang paglipat mula sa isang aktibidad patungo sa isa pa. Kung mas magkakatulad ang iyong mga gawain, mas madali, pagkatapos ng isa, gawin ang susunod.

Paano gamitin ang batch processing

1. Gumawa ng listahan ng gagawin

Una, isulat kung ano ang balak mong gawin sa isang simpleng listahan, linya sa linya. Magagawa mo ito sa papel o gumamit ng maraming apps sa pamamahala ng gawain. Ang pangunahing bagay ay ayusin ang lahat. Mainam na maglaan ng ilang oras sa pagpaplano araw-araw (o kahit isang beses sa isang linggo).

2. Hatiin ang mga gawain sa mga kategorya

Ngayong handa na ang listahan, hatiin ang lahat ng mga item nito sa mga kategorya. Maaari silang magkaiba - piliin kung ano ang gusto mo. Ang pangunahing bagay ay ito ay maginhawa at visual.

Halimbawa, mangolekta ng mga gawain tulad ng "Tumugon sa mga email" o "Tumawag sa mga kasamahan" sa seksyong "Mga Negosasyon," at "Magsulat ng artikulo" at "Gumawa ng mga pag-edit" sa seksyong "Text." Gumawa ng magkakahiwalay na kategorya para sa mga gawaing bahay, gawain sa trabaho, pamimili, at higit pa. Magiging mas madaling mag-navigate sa ganoong nakaayos na listahan.

Ang isa pang pagpipilian ay ang pagkolekta ng mga gawain sa mga pakete ayon sa lugar kung saan dapat gawin ang mga ito. Halimbawa, i-link ang lahat ng pagbili sa lokasyon ng "Supermarket", at mga gawain sa trabaho sa lokasyon ng "Opisina," at iba pa. Sa ganitong paraan, kung makikita mo ang iyong sarili na malapit sa isang tindahan, maaari mong tingnan ang iyong listahan ng gagawin at agad na makita ang lahat ng mga pagbili na kailangan mo.

3. Harangan ang oras

Ang batch processing ng mga gawain ay mahusay na gumagana kasabay ng tinatawag na time blocking technique. Kapag nahati mo na ang listahan sa mga kategorya, maglaan ng partikular na oras ng araw para sa bawat kategorya. At idagdag ang kaukulang bloke sa iyong kalendaryo. Sa isang bloke ng oras, gawin lamang ang mga bagay mula sa isang kategorya at huwag pansinin ang iba.

Ang isa pang pagpipilian ay ang itali ang sikat na Pomodoro technique sa task batching. Sa loob ng 25 minuto ikaw ay nakikibahagi sa walang patid na mga gawain mula sa isang pakete. Pagkatapos ay magpahinga ng 5 minuto. Pagkatapos ay ulitin ang cycle sa isa pang grupo ng mga kaso.

4. Isaalang-alang ang iyong pinakamataas na produktibo

Magpasya kung anong oras ng araw ang pinaka-produktibo. Karamihan sa mga tao ay mayroon ngayong umaga, ngunit mayroon ding mga kuwago sa gabi na mas madaling tumutok sa dilim. Hanapin ang iyong pinakamataas na pagiging produktibo at subukang kumpletuhin ang mga gawain mula sa pinakamataas na priyoridad na kategorya sa loob nito.

5. Tanggalin ang mga distractions

Kapag sinimulan mong gawin ang susunod na pangkat ng mga gawain, tiyaking hindi ka naaabala ng hindi sinasadyang notification o isang tawag sa telepono. Maaari kang maglaan ng espesyal na oras upang suriin ang iyong smartphone. Habang tinatalakay mo ang mga gawain mula sa isang kategorya, huwag isipin ang iba.

Anong mga gawain ang maaaring ipangkat

Sa katunayan, sa pangkalahatan, anuman. Si Scott Young, manunulat, programmer, negosyante at malaking tagahanga ng batch processing, ay nagbibigay ng ilang mga halimbawa:

• Email. Si Tim Ferris, may-akda ng How to Work 4 Oras sa isang Linggo, kung minsan ay nakakakuha ng 300 email sa isang oras. At, sa kabila ng ganoong dami, sinasagot niya ang mga ito isang beses lamang sa isang araw, lalo na ang paglalaan ng oras para lamang dito.
• Nagbabasa. Ang pagbabasa ng isang bagay sa pagitan ay halos walang silbi, dahil hindi mo pa rin gaanong maaalala. Mas mahusay na tukuyin para sa iyong sarili kung ito ay mas maginhawa para sa iyo na kumuha ng impormasyon nang may pag-iisip, at mag-book sa oras na ito para sa pagbabasa.
• Mga tawag sa telepono. Isulat ang mga pangalan ng mga taong kailangan mong tawagan at ang kanilang mga numero ng telepono sa isang listahan. Pagkatapos ay tawagan ang lahat ng mga kandidato sa listahan nang sabay-sabay. Una, hindi ka na muling maabala sa mga pag-uusap sa telepono. Pangalawa, mapipili mo ang oras ng araw kung kailan hindi gaanong abala ang mga tao at makakausap ka.
• Libangan at libangan. Ilipat ang lahat ng libangan - mga pelikula, mga laro sa computer, mga paglalakad - sa pagtatapos ng araw. Ito ay mag-uudyok sa iyo na tapusin ang trabaho sa lalong madaling panahon, at magiging mas madali para sa iyo na mag-relax dahil alam na ang lahat para sa araw na ito ay naayos na.
• Mga shopping trip. Bago umalis sa bahay, kolektahin ang lahat ng mga gawain, pagbili at mga gawain sa isang tambak at kumpletuhin ang mga ito nang sabay-sabay. Halimbawa, maaari kang bumisita sa isang supermarket, post office at dry cleaning sa parehong oras. Makatipid hindi lamang sa oras kundi pati na rin sa gasolina.
• Korespondensya sa mga social network. Maglaan ng isang oras sa gabi para makipag-chat online. At sa natitirang oras, panatilihing naka-disable ang mga notification ng kliyente ng social media.
• Pagluluto ng pagkain. Malamang, palagi kang walang sapat na oras upang magluto ng isang bagay araw-araw. Sa kabutihang palad, ipinakita sa atin ng sibilisasyon ang isang yunit bilang isang microwave oven. Maglaan ng 1–2 araw upang maghanda ng pagkain para sa susunod na linggo, at pagkatapos ay initin lamang ito.
• Pagkukumpuni. Magsama-sama sa wakas at gawin ang lahat ng maliliit na gawain sa bahay na matagal nang naghihintay sa mga pakpak. Palitan ang mga nasunog na bombilya, ayusin ang doorknob at ang tumutulo na gripo.
• Reflections. Nag-iisip ka ba sa lahat ng oras, subukang magplano ng isang bagay, lutasin ang ilang mga problema, ngunit walang gumagana para sa iyo? Pinapayuhan ni Scott Young ang kahit na isang bagay tulad ng pag-iisip na gawin sa isang mahigpit na tinukoy na oras. Ugaliing magplano ng 2-3 oras bawat linggo kung ano ang susunod mong gagawin at kung anong mga layunin ang gusto mong makamit.

Oo, at para sa bagay na iyon, ang mga gawain sa pag-batch ay isang gawain din. Samakatuwid, maglaan ng espesyal na oras, mas mabuti sa gabi, upang ipamahagi ang mga item sa iyong listahan para bukas.