Paano mabilis at madaling linisin ang iyong Gmail inbox

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang problema ng patuloy na pagtaas ng bilang ng mga hindi pa nababasang mensahe sa inbox ay nakakabahala sa isang malaking bilang ng mga gumagamit. Upang malutas ito, dose-dosenang mga extension ang nalikha at maraming artikulo ang naisulat sa pamamaraan ng paggamit ng Gmail. Gayunpaman, hindi kinakailangan na mag-imbento ng bago kung mayroong napatunayang mga tool sa pagtatrabaho. Sa artikulong ito, ipapakita ko sa iyo kung paano haharapin ang trapiko sa email gamit ang Gmail shortcut system.

Ang mga label ng Gmail ay mga custom na label na maaari mong gamitin upang ikategorya ang mga email. Kasabay nito, hindi tulad ng mga folder, ang isang liham ay maaaring magkaroon ng ilang mga label, iyon ay, ang isang liham ay maaaring sabay na nasa ilang mga kategorya.

Ang isa sa mga dahilan ng unti-unting pag-apaw ng inbox ay ang paggamit nito ng maraming user upang iimbak ang lahat ng mail na nahuhulog sa kanilang inbox. Kasabay nito, ang pag-parse ng mail ay nagsisimula sa mga pinakabagong titik, kaya ang mga mensaheng iyon na nasa ibaba ng iyong mailbox ay maaaring hindi kailanman maabot sa iyong mga mata.

Ang sistema ng mga label na ginagamit ko ay nagpapahintulot sa akin na iproseso ang mga titik hindi ayon sa kanilang oras ng pagdating, ngunit ayon sa kanilang kahalagahan. Madali mong mapag-uri-uriin ang lahat ng email sa mga kategorya ng mga nilalayong aksyon at italaga ang iyong oras sa talagang mahahalagang bagay, at hindi sa basura sa advertising. Para magawa ito, kailangan mo lang gumawa ng limang bagong label.

"!Apurahan!". Ang mga liham na nangangailangan ng agarang aksyon ay nabibilang sa kategoryang ito. Ang label na ito ay nangangailangan ng pansin sa unang lugar, dahil ang mga email na minarkahan nito ay dapat na maproseso kaagad.
"Pinaplano." Markahan ng label na ito ang mga titik na nangangailangan sa iyo na kumilos sa nakikinita na hinaharap at magkaroon ng isang tiyak na petsa. Halimbawa, isang paalala na magbayad para sa pagho-host sa lalong madaling panahon o isang abiso ng isang pulong sa hinaharap.
"Para sagutin". Kokolektahin ng kategoryang ito ang lahat ng email na gusto mong tugunan, ngunit walang limitasyon sa oras para sa iyong tugon. Malinaw, ang mail na ito ay ipoproseso kapag naging available ang oras.
"Naghihintay". Minsan may mga sitwasyon kapag ang isang negosyo o proyekto na iyong tinalakay sa iyong sulat sa koreo, gaya ng sinasabi nila, ay nag-freeze. Iyon ay, nagawa mo na ang lahat na nakasalalay sa iyo sa iyong panig, at ngayon ay naghihintay ka lamang ng tugon o ang susunod na utos. Mga liham na hindi nangangailangan ng anumang aktibong pakikilahok mula sa iyo sa ngayon, ngunit mahalaga pa rin, minarkahan namin ang label na ito.
"Ginawa". Ito ay isang label para sa mga nakumpletong kaso at nalutas na mga isyu. Sa prinsipyo, posible na agad na i-archive ang naturang sulat, ngunit mas mahusay pa rin na pansamantalang ilagay ito sa isang hiwalay na tatay. Ito ay magpapahintulot sa iyo na magpakasawa sa iyong pagpapahalaga sa sarili sa pagtatapos ng linggo ng trabaho, at magsisilbi rin bilang isang materyal para sa pagsusuri ng iyong pagiging produktibo.

Kaya, ang paunang pag-parse ng mga sulat sa Gmail ay bumaba sa isang mabilis na pagtingin sa mga header o nilalaman at pagkakategorya sa lahat ng mga email. Aabutin ka ng isang order ng magnitude na mas kaunting oras kaysa sa sunud-sunod na pagproseso ng bawat titik, kaya sa lalong madaling panahon ang iyong inbox ay ganap na walang laman.

Kapag nangyari ito, maaari kang mag-navigate sa "! Apurahan!" at harapin ang mga liham na talagang pinakamahalaga. Kapag napag-usapan na natin ang kategoryang ito ng priyoridad, pagkatapos ay pupunta tayo sa kategorya ng mga naunang nakaplanong gawain at isasagawa ang mga dapat mag-expire. Kung pagkatapos nito ay mayroon ka pang natitirang oras, pagkatapos ay buksan ang folder na may mga pangalawang titik na naghihintay ng tugon. Ang prosesong ito, bilang panuntunan, ay hindi nangangailangan ng maraming pagsisikap at espesyal na atensyon, samakatuwid maaari itong isagawa sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho. Well, ang mga titik na may label na "Tapos na" ay maaaring humanga minsan sa isang linggo kapag nagbubuod ng mga resulta.

Kaya, sa tulong ng mga simpleng hakbang na ito, maaari mong palaging bigyang-pansin ang mahahalagang bagay at huwag sayangin ito sa walang laman na sulat. Ang iyong mailbox ay palaging walang laman, at hindi ka na mawawalan ng kahit isang titik sa kaguluhan at kalituhan ng libu-libong hindi nakikitang mga titik.

Gumagamit ka ba ng anumang mga Gmail tag para pagbukud-bukurin ang iyong mail?