Ano ang isang error sa pag-iiskedyul at kung paano tama ang pagtatantya ng mga deadline

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Anim na paraan na magagawa mo ito sa trabaho at sa iyong pang-araw-araw na buhay.

Ano ang pagkakamali sa pagpaplano

Sa nakalipas na tatlong taon, nakapagpinta ako ng limang silid sa aking tahanan. Nagsimula ako sa kwarto at nagplanong hawakan ito sa loob ng isang linggo. Gayunpaman, ang huling pagpindot ay ginawa lamang makalipas ang isang buwan.

Sa palagay mo, sa pagsisimula ng pangalawang silid, nakikinita ko ang isang buwan upang ipinta ito? Pero hindi. Sigurado ako: dahil napuno ko na ang aking kamay, pagkatapos ay tiyak na matatapos ako sa katapusan ng linggo, maximum - sa susunod. Pero inabot ulit ako ng isang buwan. Tulad ng bawat isa sa iba pang mga silid. Bukod sa kusina, mas natagalan pa.

Sa bawat oras, naghahanda akong magpinta ng isa pang silid, inaasahan ko na sa isang linggo o dalawa ay magiging handa na ang lahat. Sinabi sa akin ng karanasan na hindi ko gagawin ito nang wala pang isang buwan. Gayunpaman, mahirap isuko ang tiwala na sa pagkakataong ito ay tiyak na magiging mas mabilis ang mga bagay.

Ang sobrang kumpiyansa na ito na ginagawang minamaliit natin ang oras na kailangan natin upang malutas ang mga problema ay may pangalan: pagkakamali sa pagpaplano. Ang konsepto na ito ay ipinakilala noong huling bahagi ng 70s ng mga psychologist na sina Daniel Kahneman at Amos Tversky.

Ipinaliwanag ng mga siyentipiko na kapag nagpaplano, madalas na binabalewala ng mga tao ang kanilang mga nakaraang karanasan. Sa aking kaso, ito ay ang katotohanan na inabot ako ng isang buwan upang ipinta ang silid sa bawat oras. Kadalasan ay nakatuon lamang kami sa gawain sa hinaharap: maliit ang silid na ito, na nangangahulugang hindi magtatagal upang maipinta ito.

Si Daniel Kahneman ay nagsasalita tungkol dito nang detalyado sa aklat na Think Slow … Magdesisyon nang Mabilis. Ipinapangatuwiran niya na ang mga pagkakamali sa pagpaplano ay karaniwang nauugnay sa dalawang bagay:

1. Hindi namin isinasaalang-alang kung gaano katagal namin natapos ang mga katulad na gawain sa nakaraan.
2. Ipinapalagay namin na hindi kami haharap sa mga komplikasyon na nagdudulot ng mga pagkaantala.

Ano ang nagdudulot ng maling paghuhusga sa oras?

Ayon sa Project Management Institute, higit sa kalahati ng lahat ng mga proyekto ay nakumpleto ayon sa iskedyul.

Ngunit isang bagay na maliitin ang dami ng oras na kinakailangan upang magpinta ng isang silid (magbibigay lamang ito sa iyo ng kaunting abala). Ibang klase ang gumawa ng parehong pagkakamali sa pagsusuri ng mga gawain at proyekto sa trabaho. Dito ang mga kahihinatnan ay maaaring maging mas seryoso.

Sa pinakamainam, magreresulta ito sa iyo o sa iyong koponan na kailangang mag-overtime. Sa pinakamasama - sa kakulangan ng badyet, maliit na kita, hindi kasiyahan sa mga boss at customer.

Paano suriin nang tama ang mga gawain

Kailangan mong ihinto ang pagpaplano, nagtitiwala sa isang intuwisyon. Mas mahusay na gumamit ng mga espesyal na pamamaraan.

1. Bumuo sa nakaraang karanasan

Inirerekomenda ng mga psychologist na sina Kahneman at Tversky: bago simulan ang trabaho, kailangan mo hindi lamang upang masuri kung ano ang kailangang gawin, kundi pati na rin upang tantiyahin kung gaano karaming oras ang karaniwang ginugugol sa naturang mga gawain.

Halimbawa, kailangan mong gumawa ng bagong feature para sa isang mobile app - alamin kung gaano katagal ang ginugol ng iyong team sa isang katulad na gawain. Kung gusto mong magsulat ng 4,000 salita na post sa blog, maghanap ng data kung gaano karaming oras o araw ang iyong kinuha noong huling pagkakataon.

Kung nagtatrabaho ka nang mag-isa, ang pinakamadaling paraan upang kolektahin ang impormasyong ito ay ang paggamit ng app sa pagsubaybay sa oras. Ilapat ito sa iba't ibang uri ng mga gawain, at sa ibang pagkakataon ay gumamit ng mga yari na ulat.

Para sa mga aktibidad ng koponan, ang software sa pamamahala ng proyekto ay madaling gamitin. Karamihan sa kanila ay gumagamit ng ilang paraan ng pagkolekta ng data, halimbawa, isinasaalang-alang ang aktwal na oras ng trabaho at pagbuo ng Gantt chart.

2. Hilingin sa ibang tao na i-rate ang iyong gawain

Noong 1994, inilathala ng journal ng American Psychological Association "Personality and Social Psychology" ang mga resulta ng limang pag-aaral na isinagawa nina Roger Buhler, Dale Griffin at Michael Ross.

Kinumpirma nila na ang mga tao ay madalas na gumagawa ng pagkakamali sa pagpaplano na inilarawan nina Kahneman at Tversky. Ngunit iba ang napag-alaman: madalas nating mali ang paghuhusga sa mga gastos sa sarili nating mga gawain, ngunit mahuhulaan natin nang mabuti kung gaano katagal ito aabutin ng ibang tao.

Hiniling ng mga mananaliksik sa mga kalahok sa pag-aaral na hulaan kung gaano katagal bago makumpleto ng ibang tao ang isang partikular na gawain. Kapag sumasagot, mas madalas nilang tinutukoy ang umiiral na karanasan. At kahit na wala siya, ang kanilang mga pagtatasa ay higit na makatwiran kaysa sa mga konklusyon ng mga dapat magsagawa ng gawain.

Ito ay dahil kadalasan tayo ay napaka-optimistiko tungkol sa ating mga kakayahan. At higit pang layunin pagdating sa ibang tao. Kaya sa halip na subukang suriin ang mga gawain sa iyong sarili, hilingin sa isang kaibigan o kasamahan na gawin ito para sa iyo.

3. Lumikha ng isang hanay ng oras at isaalang-alang ang posibilidad ng mga pagkaantala

May mga sikat na kilala - mga bagay na alam natin na alam natin sila. Mayroon ding mga kilalang hindi alam - mga bagay na alam nating hindi natin alam. Ngunit mayroon pa ring hindi kilalang mga hindi alam - ito ang mga bagay na hindi natin alam, na hindi natin alam.

Donald Rumsfeld Amerikanong politiko

Ang quote na ito ay madalas na tinutukoy sa pamamahala ng proyekto. Upang isaalang-alang ang mga hindi kilalang hindi alam na pinag-uusapan ni Rumsfeld, ginagamit ng mga executive ang tinatawag nilang cone of uncertainty. Ito ay dinisenyo upang ipakita ang hanay ng oras na maaaring kailanganin ng isang gawain.

Noong una kang nagsimulang gumawa ng isang proyekto, kaunti pa ang alam mo tungkol dito. Samakatuwid, ang aktwal na oras na kinakailangan upang makumpleto ito ay maaaring mag-iba nang malaki mula sa hula. Sa palagay mo ay tatagal ng dalawang araw ang trabaho, ngunit sa katotohanan ay maaaring tumagal ito ng walo. O ilang oras lang.

Ngunit habang umuusad ang proseso, lumiliit ang saklaw na ito. Gayunpaman, maaari mo lamang sabihin nang eksakto kung gaano karaming oras ang kailangan mo sa pagtatapos - kapag natapos na ang proyekto.

Gayunpaman, ang kono ng kawalan ng katiyakan ay nagbibigay-daan para sa isang mas tumpak na pagtatantya. Kung wala kang masyadong alam tungkol sa isang paparating na proyekto, hatiin ang tinantyang runtime sa apat upang mahanap ang ibabang dulo ng hanay, at i-multiply sa pareho upang matukoy ang pinakamataas na limitasyon. Ang resulta ay, halimbawa, mula 1 hanggang 16 na araw.

Kung ang ganoong malaking hanay ay hindi angkop sa iyo, gamitin lamang ang pinakamataas na limitasyon para sa accounting - kung gayon, siguro, ang trabaho ay tatagal ng 16 na araw. Hindi ito ang pinakatumpak na numero, ngunit ito ay malamang na mas malapit sa katotohanan kaysa sa iyong orihinal na hula.

4. I-rate ang problema sa tatlong puntos

Ang pamamaraang ito ay makakatulong sa iyo na maging mas layunin. Para sa bawat gawain, kailangan mong magbigay ng pagtatasa:

• pinakamahusay na script;
• worst case scenario;
• malamang na senaryo.

Ang unang numero ay malamang na tumutugma sa iyong orihinal na hula. Ang pagtatasa ng pinakamalamang na senaryo ay maaaring batay sa empirical na data na mayroon ka. At kapag tinatasa ang pinakamasama, kailangan mong isaalang-alang kung gaano katagal kung magkamali.

Sa tatlong numero, kalkulahin ang average. Halimbawa, kung ang pinakamagandang senaryo ay tatlong araw, ang maaaring mangyari ay limang araw, at ang pinakamasama ay siyam, idagdag lamang ang: 3 + 5 + 9 = 17. Pagkatapos ay hatiin ang numerong iyon sa tatlo. Lumalabas sa average na 5, 67 araw - ito ang iyong pagtataya sa kinakailangang oras.

5. Kalkulahin ang rate ng error

Inirerekomenda ni Steve Pavlina, may-akda ng Personal Development Course para sa Matalinong Tao, ang pagkalkula ng koepisyent kung gaano ka mali sa iyong pagpaplano. Sa hinaharap, ang numerong ito ay magagamit para sa lahat ng iyong mga gawain.

Magbigay ng pagtatantya ng oras para sa ilang mga gawain na kailangan mong gawin sa malapit na hinaharap. Isulat ang iyong mga pagpapalagay. Pagkatapos ng trabaho, tandaan kung magkano ang iyong nagastos sa huli.

Idagdag ang lahat ng nakatakdang oras nang magkasama. Gawin ang parehong sa aktwal na isa. Ngayon hatiin ang lahat ng aktwal na oras sa orihinal na pagtatantya - makukuha mo ang ratio na gusto mo.

Halimbawa, tinatantya mo na aabutin ng 12 oras upang makumpleto ang ilang gawain. Sa huli, gumastos kami ng 15. Rate ng error: 15/12 = 1.25. Nangangahulugan ito na inabot ka ng mga gawain ng 25% na mas mahaba kaysa sa iyong pinlano.

Ngayon, palaging i-multiply ang iyong mga unang pagtatantya sa resultang error factor - at magiging mas tumpak ang mga ito.

6. Magsagawa ng pagtatasa sa mga pinaka-hindi produktibong oras ng araw

American analyst at business literature author na si Daniel Pink sa kanyang aklat na Timehacking. Paano tayo tinutulungan ng agham na gawin ang lahat sa tamang oras”nagpatuloy sa pagsasaliksik tungkol sa ating mga chronotypes - mga panloob na orasan.

Pinag-aralan niya kung paano nakakaapekto ang mga ito sa ating nararamdaman sa buong araw. At nalaman ko na hindi lamang kinokontrol ng mga chronotype ang ating pisikal at mental na aktibidad, ngunit tinutukoy din kung anong oras ng araw tayo pinaka-malikhain at kung kailan tayo madaling kapitan ng positibo at negatibong mga pag-iisip.

Binanggit ni Pink ang pananaliksik nina Scott Golder at Michael Macy, na sinuri ang mood ng mga tao sa Twitter. Nalaman nila na ang mga post ng user ay karaniwang hindi masyadong positibo sa mga panahon ng mababang produktibidad.

Para sa karamihan ng mga tao, ang pagbabang ito ay nangyayari sa kalagitnaan ng araw, pagkatapos lamang ng tanghalian. Ayon kina Golder at Macy, malamang na hindi maganda ang mood mo sa panahong ito. Makakatulong ito sa iyo na maiwasan ang labis na kumpiyansa at optimismo at, bilang resulta, magplano nang mas epektibo.

Kaya, ang kakanyahan ng huling pamamaraan ay upang suriin ang mga gawain habang bumababa ang pagiging produktibo. Ito ay mga anim na oras pagkatapos magising. Ngunit maaari ka lamang maghintay hanggang sa dumating ang pakiramdam ng pagkalat at pagkapagod.

Batay sa mga resulta ng trabaho, suriin kung malapit ka na sa katotohanan sa pamamagitan ng pagpaplano ng iyong oras sa ganitong paraan.

Ang mismong pag-unawa sa error sa pagpaplano ay tutulong sa iyo na masuri nang tama ang mga gawain. Maaaring hindi mo makontrol ang iyong tendensya na labis na timbangin ang iyong sariling mga kakayahan. Ngunit kung napagtanto mo kung paano nakakaapekto ang labis na optimismo, at subukang bawasan ang impluwensyang ito, kung gayon ikaw ay magiging mas mahusay sa pamamahala ng iyong oras.