Paano gumawa ng tsart ng trabaho sa mga proyekto sa Excel sa 10 hakbang

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Gamit ang karaniwang mga tool ng pinakasikat na editor ng spreadsheet ng MS Excel, maaari kang gumuhit ng isang visual na diagram ng trabaho sa mga proyekto, na makakatulong sa iyong subaybayan kung paano umuusad ang bawat gawain at kung gaano karami ang dapat gawin.

Kung namamahala ka ng mga proyekto, mahalagang malaman palagi kung gaano karaming mga gawain ang mayroon ka at kung kailan kailangan itong tapusin. At kung gagawa ka ng isang visual na diagram, mas madaling ipaliwanag ang mga pangunahing punto sa buhay ng mga proyekto sa pangkat na kasangkot sa trabaho, gayundin sa iba pang mga stakeholder.

Ang mga espesyal na programa ay kadalasang ginagamit upang pamahalaan ang mga proyekto, ngunit maaari ka ring lumikha ng malinaw at naa-access na iskedyul sa pamilyar na MS Excel.

Ipinapakita ng project work diagram kung paano nauugnay ang mga kaganapan at gawain sa isa't isa sa paglipas ng panahon. Ang isang mahusay na dinisenyo na diagram ay sumasalamin sa mahalagang impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng isang partikular na gawain at ang pagbuo ng proyekto sa kabuuan, na tumutulong upang makita ang malaking larawan.

Upang lumikha ng gayong tsart sa MS Excel (mga bersyon 2007 at mas bago), kailangan mong gumawa lamang ng 10 hakbang.

Ano ang nasa diagram na ito? Ang mga pangunahing detalye ay ipinapakita na may mga kulay na linya at tabla:

• linya ng kasalukuyang araw - isang pulang patayong linya na nagpapakita kung nasaan ka ngayon;
• mga deadline ng gawain - mga kulay abong pahalang na bar na nagpapakita kung gaano katagal bago makumpleto ang bawat gawain;
• kahandaan ng mga gawain - mga berdeng pahalang na linya na nagpapakita sa kung anong yugto ang gawain ay tinatapos at kung gaano karami ang dapat gawin.

Sa iba't ibang mga bersyon ng MS Excel, ang mga aksyon ay maaaring bahagyang magkakaiba, ngunit ang isang paraan o iba pa ang proseso ay magiging pangkalahatan, at sinumang gumagamit ay maaaring makayanan ang pag-iskedyul.

Maaari kang manood ng isang detalyadong pagtuturo ng video (sa Ingles), aabutin ng kalahating oras ng iyong oras.

Hakbang 1. Sa simula, isipin ang resulta

Upang makayanan ang gawain nang walang anumang mga problema, i-print o iguhit sa isang sheet ng papel ang iskedyul kung paano ito makikita sa dulo. Hawakan ang piraso ng papel sa harap mo upang ihambing ang bawat hakbang sa isang pattern. Ang diagram ay hindi kailangang maingat na iguguhit, ayusin lamang ang hugis ng diagram at panatilihin itong madaling gamitin, ito ay magiging isang magandang paalala.

Hakbang 2. Gumawa ng talahanayan na may data

Upang bumuo ng isang graph, kailangan mo munang gumuhit ng isang talahanayan. Sa halimbawa, ang proyekto ay nahahati sa apat na yugto, bawat isa ay may mga gawain.

Bumuo ng talahanayan sa ibaba ng graph. Ang ika-30 na hilera ay naglalaman ng mga heading ng column.

Alamin natin kung ano ang ibig sabihin ng data sa talahanayan:

• Phase: "Phase 1", "Phase 2", "Phase 3", "Phase 4" o "Ngayon". Ipinapakita kung saang yugto ng proyekto tumutugma ang kaganapan.
• Uri ng: "Phase", "Task", "Today". Ipinapakita ang uri ng kaganapan, pagtatanggal ng mga gawain at mga yugto ng pagpapatupad ng proyekto.
• Petsa ng pagsisimula: petsa ng pagsisimula ng kaganapan.
• Kaganapan: ipinapakita ang pangalan ng kaganapan sa diagram.
• Timing: nagpapakita kung ilang araw ang kinakailangan upang makumpleto ang gawain.
• Porsiyento ng kahandaan: nagpapakita ng antas ng pagkumpleto para sa bawat gawain at yugto, 0% - ang gawain ay hindi pa nagsimula, 100% - natapos. Ang indicator na ito para sa kategoryang "Phase" ay hindi nauugnay sa pagkumpleto ng mga gawain at nakatakda bilang isang pagtatantya. Upang magpasya sa kung anong porsyento ang isang yugto ay kumpleto, kailangan mong ilapat ang iyong sariling mga panuntunan.
• Handa sa mga araw: ang panahon kung saan ang tagapagpahiwatig ng pagiging handa sa kaganapan ay naabot sa porsyento. Para sa isang gawain na tumatagal ng 10 araw at 50% na kumpleto, ang bilang na ito ay magiging limang araw (10 araw × 50%).
• Taas: ang halaga ng taas ay mahalaga para sa dekorasyon dahil tinutukoy nito kung gaano kataas o kababa ang kaganapan ay makikita sa mapa ng iskedyul. Maaari mong tukuyin ang anumang mga halaga, ngunit mas mahusay na kumuha ng maliliit na numero na malapit sa zero. Ang halimbawa ay gumagamit ng saklaw mula +25 hanggang -25. Kung ang taas ay positibo, ang kaganapan ay makikita sa tsart sa itaas ng pahalang na axis, kung negatibo - sa ibaba ng axis.

Hakbang 3. Gumawa ng chart na may X at Y axes, idagdag ang unang data mula sa column na "Timeline" dito

Oras na para gumawa ng chart para mailarawan ang data ng kaganapan mula sa talahanayang ginawa sa nakaraang hakbang. Gumamit ng scatter plot na may X at Y axes dahil pinapayagan ka nitong malayang iposisyon ang base coordinates sa parehong axes.

Sundin ang mga panuto:

• Piliin ang tab na "Ipasok" sa pangunahing menu.
• Pagkatapos ay piliin ang "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markers", isang walang laman na chart ang lalabas sa harap mo.
• I-hook ang mga gilid ng chart at i-resize at i-resize ang chart para masakop ng field ng chart ang hanay mula sa cell B4 hanggang cell K26 (pindutin nang matagal ang Alt key upang i-align nang eksakto ang lugar ng chart sa mga hangganan ng cell).
• Mag-right-click sa diagram at piliin ang item sa menu na "Pumili ng data".

Magdagdag ng isang serye ng data sa hanay sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "Magdagdag" sa dialog box na bubukas.

1. Upang baguhin ang pangalan na "Pangalan ng serye" ilagay sa kaukulang field ang halaga ng cell E30 "Mga Petsa".
2. Para sa halaga ng X-axis, piliin ang naaangkop na field at piliin ang mga cell C33: C46 Start Date.
3. Para sa halaga ng Y-axis, piliin ang naaangkop na field at piliin ang mga cell H33: H46 Taas.
4. I-click ang OK upang isara ang window ng magdagdag ng data.
5. I-click ang OK upang isara ang window ng pagpili ng data.

Ang mga hakbang na ito ay magbibigay sa amin ng simpleng scatter chart na may awtomatikong pag-format.

Gawin nating berde ang mga marker ng kaganapan:

• Mag-right-click sa anumang napiling marker ng data, piliin ang baguhin ang "Format ng serye ng data".
• Sa listahang bubukas sa kaliwa, piliin ang tab na "Mga parameter ng marker," pagkatapos ay piliin ang built-in na uri ng marker na "Crystal". Dagdagan ang laki sa 10 pt.
• Sa tab na Marker Fill, pumili ng solid fill. Baguhin ang kulay ng fill sa berde.

Mayroon na tayong scatter plot na kumakatawan sa timeline. Sa ngayon, ang mga berdeng marker ay nagpapakita lamang ng pagsisimula ng mga gawain.

Baguhin ang pangalan ng tsart: i-double click sa field ng teksto na may pangalan at ilagay ang iyong pangalan.

Babalik tayo sa mga opsyon sa timing sa hakbang 5, magdagdag ng mga pahalang na bar sa kahabaan ng X-axis, ngunit sa ngayon ay ipagpatuloy ang pag-format ng chart.

Hakbang 4. Pag-aayos ng hitsura ng diagram at pagdaragdag ng mga pangalan ng mga kaganapan

Tinatanggal namin ang hindi namin kailangan sa diagram.

Y-axis … Itago ang vertical axis, dahil hindi ito nagdadala ng load ng impormasyon. Pumili ng isang diagram, sa pangunahing menu sa tab na "Paggawa gamit ang mga diagram", piliin ang "Layout". Pagkatapos ay piliin ang Axes → Main Vertical Axis → Do Not Show.

Mga pahalang na gabay … Wala rin silang silbi. Piliin ang chart, sa pangunahing menu, pumunta sa tab na Layout, pagkatapos ay piliin ang Grid → Horizontal Gridlines Along Major Axis → Do Not Show.

Alamat ng tsart … Papalitan namin ito ng mas maganda, ngunit sa ngayon ay i-disable ito: "Layout" → "Legend" → "No".

Panghuli, ipinapakita namin ang mga label ng data para sa bawat marker. Sa pangunahing menu sa tab na "Layout", piliin ang "Mga Signature ng Data" → "Kaliwa".

Paano baguhin ang data sa token signature

Ang pagpasok ng data tungkol sa bawat kaganapan sa diagram ay mahaba at mahirap, dahil kailangan mong piliin ang bawat marker nang hiwalay at palitan ang pangalan nito.

Ngunit ang prosesong ito ay maaaring mapabilis ng apat na beses:

• Mag-click sa caption ng unang marker (itaas na kaliwang sulok ng chart) upang piliin ang lahat ng mga halaga nang sabay-sabay. Huwag mag-click sa berdeng marker, pipili ito ng iba pang mga bagay!
• Mag-click muli sa caption ng marker upang i-edit ang nag-iisang pangalan.
• Sa field ng formula input, i-type ang simbolo =.
• Mag-click sa cell D33, naglalaman ito ng kaganapan na "Phase 1", pindutin ang Enter.
• Ulitin ang unang apat na hakbang para sa natitirang mga label para sa bawat marker.

Paano i-pin ang mga lugar

Nakatutulong na i-pin ang mga rehiyon sa linya 28 upang palagi mong makita ang diagram habang gumagawa sa dokumento. Ang unang 27 linya ay mananatili sa harap ng iyong mga mata, kahit na mag-scroll ka sa iba pang mga linya.

Upang i-freeze ang mga lugar:

• Piliin ang cell A28.
• Piliin ang tab na "View" mula sa pangunahing menu.
• Piliin ang Window → Freeze Areas.
• Piliin ang "I-freeze ang Mga Lugar" mula sa drop-down na menu.

Ang isang itim na pahalang na linya ay lilitaw sa itaas ng ika-28 na linya. Ang lahat sa itaas ay naka-dock na ngayon at ang mga ibabang linya lamang ang gagalaw kapag nag-scroll.

Hakbang 5. Magdagdag ng mga error bar upang ipakita ang mga timeline upang gawing visual na timetable ang chart

Ang mga pahalang na error bar sa diagram ay magpapakita kung gaano katagal bago makumpleto ang bawat gawain. Upang gawin ang mga ito:

• I-highlight ang graph.
• Mula sa pangunahing menu ng Chart Tools, piliin ang tab na Layout.
• Sa drop-down na listahan sa kaliwang sulok sa itaas (plot area), piliin ang serye ng data na "Timeline."
• Sa tab na Layout, piliin ang Error Bars → Advanced Error Bars Settings. Magbubukas ang isang dialog box.
• Sa drop-down na listahan sa kaliwang sulok sa itaas, piliin ang mga X-axis error bar para i-format ang chart.
• Sa dialog box para baguhin ang mga pahalang na bar, piliin ang check box para sa Plus pin. End Style → Walang Punto.
• Sa listahan ng "Error value," piliin ang "Custom" na item at i-click ang "Specify value" na button. Sa bagong window na "Pag-configure ng error bar" na bubukas, tukuyin ang "Positibong halaga ng error". Upang gawin ito, ilagay ang cursor sa naaangkop na field at piliin ang hanay ng mga cell mula E33 hanggang E74. I-click ang OK.

Ngayon ang mga kulay abong linya ay umaabot mula sa berdeng mga marker sa kanan, ipinapakita nila kung gaano karaming oras ang kailangan mong gastusin sa ito o sa gawaing iyon. Kailangang i-format ang mga ito para sa kalinawan:

• Sa window ng Format Error Bars, pumunta sa tab na Kulay ng Linya. Piliin ang Solid Line. Gawing kulay abo ang punan.
• Sa tab na Linetype, taasan ang lapad ng linya sa 4 pt.

Upang mas mahusay na mag-navigate sa diagram, gumuhit ng mga manipis na patayong linya pababa mula sa mga marker. Upang gawin ito, sa drop-down na listahan sa kaliwang sulok sa itaas, piliin ang "Mga error sa bar sa kahabaan ng Y axis". Ang dialog box ay nagpapakita ng mga vertical na error bar. Piliin ang Minus na direksyon, End Style → Walang Punto, Error Dami → Relative Value, ilagay ang 100% sa field na ito. Piliin ang kulay at kapal ng mga linya sa iyong sarili.

Hakbang 6. Idagdag ang halaga ng pagiging handa sa tsart

Oras na para magdagdag ng serye ng data sa chart na nagpapakita ng porsyento ng natapos na gawain.

Kung ang isang gawain ay tumatagal ng 10 araw at 50% na kumpleto, ang bar para sa pagkumpleto ay magiging kalahating puno. Ito ay isang panukala para sa pagsubaybay sa trabaho at hindi kasama ang mga katapusan ng linggo at mga pista opisyal. Upang magdagdag ng bagong impormasyon sa chart, sundin ang mga tagubilin sa ibaba.

• Mag-right-click sa lugar ng tsart, piliin ang "Pumili ng Data" mula sa menu ng konteksto.
• I-click ang "Add" button, sa lalabas na window, tukuyin ang "Row Name" sa pamamagitan ng pagpili sa cell G30. Ang hanay ng data para sa X at Y axes ay pareho sa hakbang # 3.
• Lalabas ang mga pulang marker sa diagram, na magtatago ng mga berde.

Hakbang 7. Pag-format ng mga bagong sukatan ng data

Upang maipakita ang chart sa parehong istilo, at hindi nagsasapawan ang data, i-format namin ang mga marker:

• Sa drop-down na listahan sa kaliwang sulok sa itaas, piliin ang "Ready Row". Kaagad sa ibaba ng drop-down na listahan mayroong isang pindutan na "Format ng napiling fragment". I-click ito, magbubukas ang isang dialog box.
• Baguhin ang mga parameter ng marker. Piliin ang uri ng hugis na "Crystal", itakda ang laki sa 10 pt, at pumili ng solidong green fill para sa marker. Isara ang dialog.
• Nang hindi inaalis ang pagpili ng mga marker, sa pangunahing menu sa tab na "Layout", i-click ang button na "Mga label ng data", piliin ang item na "Huwag ipakita" sa menu na lilitaw.

Hakbang 8. Magdagdag ng mga error bar upang subaybayan ang porsyento ng pagkumpleto ng mga gawain

Ngayon ay kailangan mong magdagdag ng mga bagong tabla upang makita mo sa isang sulyap kung saang yugto ang mga gawain.

• Piliin muli ang Row Ready mula sa drop down na listahan sa kaliwa. Pindutin ang pindutan na "Mga error sa bar" sa pangunahing menu. Piliin ang "Mga Advanced na Opsyon" mula sa drop-down na menu. Magbubukas ang isang dialog box. Itakda ang mga vertical slats sa isang nakapirming halaga sa pamamagitan ng paglalagay ng zero sa kaukulang field.
• Lumipat sa mga parameter ng mga tabla na kahanay sa X-axis. Itakda ang direksyon sa "Plus". Estilo ng Pagtatapos → Walang Punto, Dami ng Error → Custom. Sa dialog box na Positive Error Value, tukuyin ang hanay ng mga cell G33-G47.
• Baguhin ang kulay ng mga linya sa berde sa pamamagitan ng pagpili ng solid fill. Itakda ang lapad ng linya sa 7 pt.

Ang mga pahalang na berdeng linya ay nagpapakita kung ang mga gawain ay nakumpleto nang bahagi o buo.

Hakbang 9. Magdagdag ng patayong linya na kumakatawan sa kasalukuyang araw

Ipinapakita ng pulang linya kung anong araw ito, at ginagawang malinaw kung paano umaangkop ang proyekto sa deadline.

• Tawagan ang menu ng konteksto para sa diagram gamit ang kanang pindutan. Piliin ang "Pumili ng Data".
• I-click ang pindutang "Magdagdag", ilagay ang salitang "Ngayon" sa field na "Pangalan ng serye". Ilagay ang hanay ng mga cell C31-C32 para sa X-axis value at H31-H32 para sa Y-axis value.

Dalawang bagong marker ang lumitaw sa chart. Lagyan ng label ang mga ito: piliin ang mga label ng data at isulat ang salitang "Ngayon" sa formula bar. Mag-right-click sa lagda at piliin ang item na "Data Format" sa menu ng konteksto. Ilagay ang posisyon ng caption na "Itaas".

• Pumunta sa pangunahing menu sa tab na "Layout".
• Piliin ang "Today Row" sa drop-down na listahan sa kaliwang sulok sa itaas.
• Magdagdag ng mga error bar na may mga karagdagang parameter na sumusunod sa mga tagubilin tulad ng sa ikalimang hakbang. Kakailanganin mo ang isang tabla sa kahabaan ng vertical axis, na may direksyon ng Minus, ang panghuling istilo ng Walang punto, na may kamag-anak na halaga na 100%.

Mayroon ka na ngayong patayong linya na kumakatawan sa kasalukuyang araw. Baguhin ang kulay ng linya sa pula, dagdagan ang laki sa 3 pt.

Sa sample, ang kasalukuyang petsa ay naayos, kaya hindi ito magbabago. Ngunit para sa mga proyektong aktibong binuo, ibang paraan ng pagtatala ng data ang inirerekomenda. Upang gawin ito, ilagay ang petsa sa cell B2 sa pamamagitan ng paglalagay ng formula = TODAY () at tukuyin sa dialog box ng pagpili ng data para sa halaga ng X axis cell B2 sa halip na ang saklaw na iyong tinukoy kanina.

Hakbang 10. Magdagdag ng mga bloke ng teksto

Ngayon ang diagram ay kulang na lamang sa alamat para sa alamat upang ito ay maunawaan ng buong pangkat.

• Piliin ang diagram, pumunta sa pangunahing menu sa tab na "Ipasok". Piliin ang "Lettering".
• Iposisyon ang lugar ng label sa kanang sulok sa itaas ng chart. Piliin ang hangganan ng text box gamit ang kanang pindutan ng mouse, piliin ang item na "Format Shape" sa menu ng konteksto. Sa window na bubukas, piliin ang uri ng punan na "Solid", kulay abo ang kulay. I-format ang label. Maaari kang magpasok ng anumang bilang ng mga bloke.

Ngayon ay maaari kang gumawa ng isang diagram sa loob ng 20-30 minuto gamit lamang ang iyong paboritong editor na MS Excel.