6 na tip para sa epektibong pamamahala ng email

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Ang email ay isa sa mga pinakamahusay na tool sa komunikasyon at, marahil, ang tanging ginagamit ng lahat ng mga user nang walang pagbubukod. Maaari o hindi mo gusto ang mga instant messenger, gumamit ng Skype o Facebook chat, ngunit malamang na mayroon kang email address.

Araw-araw ay nakakatanggap kami sa aming inbox hindi lamang ng mga mensahe mula sa mga kaibigan at kasamahan, kundi pati na rin sa dose-dosenang mga sulat sa advertising, mga abiso, mga spam lang. Upang maiwasang malunod sa dami ng mga papasok na mensahe, napakahalagang bumuo at maglapat ng mga epektibong kasanayan sa email.

Copyright

Mag-iskedyul ng oras ng pagsusuri sa email

Kung sa tingin mo ay gumugugol ka ng masyadong maraming oras sa pagpoproseso ng mail, at ang bilang ng mga titik sa iyong inbox ay hindi pa rin bumababa, pagkatapos ay subukang magplano nang mas mahigpit sa oras upang suriin ang iyong mailbox. Karaniwan nagsisimula kaming suriin ang mail, maghanap ng isang kawili-wiling link sa liham, pumunta sa site, mula doon patungo sa isa pa … at pagkatapos ng kalahating oras naaalala namin at bumalik sa pag-parse ng mga titik. Dahil dito, lumipas na ang panahon, ngunit hindi pa rin umuusad ang usapin.

Samakatuwid, subukang maglaan ng partikular na limitadong oras para sa iyong sarili na magtrabaho sa mail. Maaaring itakda ng bawat isa ang dalas at tagal ng mga agwat na ito para sa kanilang sarili nang nakapag-iisa, depende sa dami ng kanilang mga sulat. Marahil ay magiging isang oras sa umaga at isang oras sa pagtatapos ng araw ng trabaho, o maaaring mas maginhawa para sa iyo na mag-log in sa iyong mail account bawat oras sa loob ng limang minuto. Pinakamahalaga, subukang mahigpit na sumunod sa iskedyul na itinakda para sa iyong sarili at huwag magambala ng anumang bagay na nasa labas. Conciousness na limitado ang iyong oras, ay hindi maiiwasang hahantong sa pagtaas sa kahusayan ng pagproseso ng mga resibo sa koreo.

Ang bawat titik ay nangangahulugang isang aksyon

Ang pangunahing tuntunin na dapat mong ilapat kapag nag-parse ng mail ay ang bawat bukas na liham ay nangangailangan sa iyo na gumawa ng isang bagay. Kung nagbukas ka ng isang liham, sa anumang kaso ay hindi mo ito dapat iwanan muli sa Inbox. Dapat kang tumugon kaagad sa liham, o ipasa ito sa isang taong mas mahusay sa pagharap sa isyung ito, o mag-iskedyul ng gawain para sa iyong sarili sa Google Task o sa kalendaryo - sa anumang kaso, bilang resulta ng iyong aksyon, ang sulat ay dapat tanggalin o ilipat sa archive, ibig sabihin iwanan ang inbox … Kung susundin mo ang simpleng panuntunang ito, malilinis ang iyong inbox sa lalong madaling panahon.

Copyright

Mga filter at shortcut

Kung nakakatanggap ka ng malaking bilang ng mga email araw-araw, ang pag-parse sa mga ito ay nangangailangan ng maraming oras at pagsisikap sa iyong bahagi. Bakit hindi mo gamitin ang mga mapagkukunan ng serbisyo sa koreo para dito, lalo na dahil karamihan sa mga serbisyo ay mayroong tampok na ito at perpektong ipinatupad?

Ito ay tungkol sa pag-set up ng mga filter para sa awtomatikong pagpoproseso ng mail. Sa halip na manu-manong mag-click sa bawat post, at ang bawat pag-click mo ay pareho ng oras at pagsisikap, itakda lang ang mga filter na gusto mo nang isang beses. Halimbawa, ang lahat ng mensahe mula sa mga address ng iyong mga kamag-anak ay awtomatikong mapupunta sa folder ng Pamilya at mamarkahan ng isang marker bilang mahalaga. Ang lahat ng mga press release ay mapupunta sa isang hiwalay na folder na lumalampas sa folder ng Inbox, at ang mga abiso mula sa mga social network ay agad na ipinadala sa Basurahan.

Sa ganitong paraan, maaari mong ikategorya ang mga mensahe ayon sa mga pangunahing paksa at maghanda nang naaayon para sa pagproseso ng mga ito. Hindi ka na magkakaroon ng sitwasyon kung saan ang iyong utak, kapag nag-parse ng mail, ay lumipat mula sa mga gawaing bahay patungo sa mga isyu sa negosyo, at pagkatapos ay kaagad sa mga entertainment mail, at pagkatapos ay bumalik.

Mayroong isang malaking bilang ng mga pagpipilian para sa paglikha ng iba't ibang mga filter, at sigurado ako na sa sandaling bumuo ka ng isang awtomatikong sistema ng pag-filter, makakatipid ka ng mga araw at buwan ng iyong oras. Bilang karagdagan, gamit ang mga nakatalagang label o pamamahagi ayon sa mga folder, madali mong mahahanap ang mga titik na kailangan mo sa archive (naaalala mo ba na ang aming Inbox folder ay ganap na walang laman?).

Gamitin ang paghahanap

Maraming user, lalo na ang mga baguhan, ang nagtatago ng lahat ng kanilang mga email sa kanilang Inbox dahil pakiramdam nila ay hindi na nila ito mahahanap muli kapag nag-archive. Kung nag-set up ka ng system ng mga filter at shortcut, tulad ng inilarawan sa nakaraang talata, kung gayon ang iyong archive ay nakaayos na at mas madaling mag-navigate dito. Ngunit huwag kalimutan din ang tungkol sa search bar. Halimbawa, sa Gmail, ang sistema para sa paghahanap ng mga titik ay napakaperpekto (sino ang magdududa dito!) Na hindi magiging mahirap na makahanap ng anumang titik.

Gumamit ng mga marka

Maraming serbisyo sa email ang may tampok na markahan ang mga mensahe gamit ang mga espesyal na marker (sa Gmail, ito ay mga bituin). Sa kanilang tulong, madaling i-highlight ang mga kinakailangang mensahe na nangangailangan ng iyong pansin at ilagay ang mga ito sa isang hiwalay na folder. Sa Gmail, maaari kang pumili ng sarili mong hanay ng mga flag at gamitin ang mga ito nang may kakayahang umangkop. Kaya, ang isang sulyap sa mga nilalaman ng iyong inbox ay sapat na upang makilala ang mga email ayon sa kanilang kahalagahan.

Gumamit ng mga keyboard shortcut

Ang paggamit ng mga hotkey ay maaaring mapabilis ang pagpoproseso ng mga sulat nang labis na ito ay nagkakahalaga ng paggastos ng ilang oras sa pag-aaral ng mga ito. Ngunit bago iyon, tingnan ang mga setting (sa Gmail ito ay Mga Setting - Pangkalahatan - Mga Shortcut) at tiyaking naka-on ang mga ito. Pagkatapos nito, pindutin lamang ang tandang pananong sa keyboard at makakakita ka ng isang prompt kasama ang lahat ng mga hotkey ng Gmail.

Ang email ay isang mahusay na tool sa komunikasyon, ngunit hindi iyon nangangahulugan na kailangan mong italaga ang kalahati ng iyong buhay sa prosesong ito. Ang maximum na pag-automate ng lahat ng mga proseso, mabilis na mga tugon o pagpapasa ng mga mensahe, pagpaplano ng iyong oras, kasama ang iba pang mga tip mula sa artikulong ito, ay magbibigay-daan sa iyo na harapin ang anumang bilang ng mga titik nang mas mabilis at makatipid ng mas maraming oras para sa mas kasiya-siyang aktibidad.