Paano planuhin ang iyong oras sa Notion gamit ang GTD

2024 May -akda: Malcolm Clapton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 04:13

Kolektahin ang lahat ng iyong mga gawain sa isang madaling gamiting talahanayan para sa madaling kontrol.

Ano ang GTD

Ang life hacker ay paulit-ulit na nag-publish ng mga artikulo sa GTD - Getting Things Done technique. Ito ay naimbento at inilarawan nang detalyado sa kanyang aklat ni business coach David Allen. Sa madaling sabi, ang mga pangunahing tuntunin ng sistemang ito ay maaaring ilarawan bilang mga sumusunod:

1. Kunin ang lahat ng impormasyon … Isulat ang lahat ng ideya, gawain, at gawa. Kung mayroong isang bagay na hindi mo magagawa ngayon, gumawa ng marka nang hindi umaasa sa memorya. Ang lahat ng iyong naitala ay nakaimbak sa tinatawag na Inbox.
2. Panatilihing maayos. Habang napuno ang folder na may "Mga Papasok na Gawain," kailangan mong ayusin ang mga nilalaman nito, pag-uri-uriin ang mga gawain sa mga kategorya, at lumikha ng mga paliwanag at tala upang wala kang makalimutan.
3. Unahin … Ang bawat gawain ay dapat may takdang petsa at antas ng kahalagahan upang malaman mo kung ano ang unang gagawin at kung ano ang maaaring maghintay.
4. Panatilihing malapit ang lahat … Walang lugar ang GTD para sa prinsipyong "magsulat mamaya". Ang iyong mga listahan ng gagawin at tala ay dapat palaging nasa iyong paningin: sa iyong computer, smartphone, tablet at iba pang mga device. Sa ganitong paraan, kung may naiisip na kawili-wiling ideya o naisip mo ang ilang hindi naitala na kaso, maaari mo itong isulat kaagad. Kapag nalalapit na ang deadline para sa isang gawain, makakatanggap ka ng paalala, kaluwalhatian sa lahat ng naroroon na mga abiso.

Maaari kang magbasa nang higit pa tungkol sa GDT sa aming gabay.

Ang pamamaraan ay mabuti para sa kakayahang magamit nito. Ang lumikha nito, si David Allen, ay medyo makaluma: sa pamamagitan ng "Inbox" ang ibig niyang sabihin ay isang tunay na folder ng papel. Nag-print pa siya ng mga email at inilagay sa mga file set.

Ngunit sa parehong tagumpay, maaaring mailapat ang GTD sa mga file at folder ng computer, gamit ang system na ito kasabay ng ilang serbisyo. Halimbawa, maaari mong gamitin ang diskarteng ito upang pagbukud-bukurin ang iyong mga email sa Gmail, isulat ang mga gawain sa "", o ganap na kontrolin ang iyong buhay. Sa wakas, maraming mga task manager na tulad ng parehong Wunderlist ang nahasa sa ilalim ng pilosopiya ng GTD.

At siyempre, maaari mong gamitin ang pamamaraan sa isang kahanga-hanga at maraming nalalaman na programa bilang Notion.

Ito ay isang hybrid ng Google Docs, Evernote, Trello at isang dosenang iba pang mga application. Magagawa ng paniwala ang halos lahat ng kailangan mong magtrabaho. Mga tala, mga spreadsheet, mga base ng kaalaman, mga listahan ng gagawin, mga kanban board, mga dokumento - nasa programa ang lahat ng ito. Isang kasalanan na hindi mo ito gamitin para ayusin ang iyong mga gawain sa istilong GTD.

At si Maria Aldrey, isang business consultant na tumutulong sa mga business leader na ayusin ang kanilang trabaho, ay lumikha ng sarili niyang GTD-based system para sa Notion. Ibinahagi niya ang mga pag-unlad na ito sa kanyang blog.

Paano gamitin ang GTD sa Notion

Hindi ako masyadong organized. Kaya nang malaman ko ang tungkol sa GTD ni David Allen, literal na nagbago ang buhay ko. Ngayon ito ay isang uri ng relihiyon para sa akin. Unti-unti, gumawa ako ng sarili kong sistema, na nagpapahintulot sa akin na makasabay sa lahat, na nagtatrabaho sa aking karaniwang bilis.

Gumagamit ako ng isang pagsasanay na tinatawag kong Lingguhang Pagpaplano. Naglalaan ako ng isang oras tuwing Linggo (o Lunes) para planuhin ang susunod na linggo. Tinutulungan ako ng ugali na ito na malutas ang mga kumplikadong problema sa pamamagitan ng paghahati-hati sa mga ito sa mas maliit at mas madaling pamahalaan. Kaya mas marami akong ginagawa, hindi gaanong pagod, at mas madaling tumutok sa trabaho.

Para sa akin, ang Notion ay parang laro. Kailangan ng oras upang i-set up ang system. Ngunit kapag handa na siya, ang pagkumpleto ng mga gawain ay nagiging masaya, simple, at mabilis.

Linggo-linggo, nag-click ako sa isang button sa Notion, at may lalabas na blangkong spreadsheet sa harap ko. May isang walang laman dito, na maaari mong kunin at gamitin.

Narito ang hakbang-hakbang na proseso na ginagamit ko upang iiskedyul ang aking mga gawain sa Notion.

1. Kolektahin ang iyong mga ideya

Maglaan ng 10 minuto upang ilista at isulat ang lahat ng iyong mga ideya sa column na ito. Ang mga ito ay magiging mga gawain na kailangan mong tapusin sa darating na linggo.

1. Ilista ang lahat ng iyong mga proyekto na hindi pa natatapos.
2. Suriin ang iyong mga gawain para sa nakaraang tatlong buwan upang mahanap ang anumang natitirang mga gawain.
3. Tingnan mo ang iyong kalendaryo: baka may nakaplano din doon.
4. Suriin ang iyong papel na notebook, kung mayroon. Marahil ay mayroon ding ilang mga ideya na kailangang ilipat sa Notion.
5. Pag-isipan kung mayroon ka pang ibang mga gawain na kailangan mong gawin o mga taong makakasama mo.

Ipunin ang lahat ng ideyang ito nang sama-sama at ilista ang mga ito sa unang hanay. Ito ang iyong plano para sa susunod na pitong araw.

2. Italaga ang mga angkop na aksyon

Ang isang ideya ay hindi masama, ngunit kung walang aktibong pagkilos, ito ay mananatiling isang ideya. Tanungin ang iyong sarili, "Ano ang dapat kong gawin upang ilipat ang gawaing ito hanggang sa wakas?"

Halimbawa:

• Ipagpatuloy ang pagpuno sa site ng nilalaman → Sumulat ng draft ng seksyong "Tungkol sa akin".
• Lumikha ng kalendaryo sa pag-publish ng nilalaman → Gumuhit ng memory map para sa mga post at magtalaga ng mga petsa.
• Gumawa ng video para sa isang blog → Sumulat ng script ng video.
• Kilalanin si Chris → Padalhan siya ng email na may petsa at lugar ng pagpupulong.

Tandaan, kung higit sa isang aksyon ang kinakailangan upang makumpleto ang isang gawain, dapat kang magpasya kung ano ang unang gagawin.

3. Itakda ang pangangailangan ng madaliang pagkilos

Susunod, dapat mong tukuyin ang pangangailangan ng madaliang pagkilos ng bawat gawain. Ito ay kinakailangan upang tumuon sa mga talagang mahahalagang bagay, at hindi lamang gumawa ng isang grupo ng trabaho.

Upang maunawaan kung aling mga bagay ang unang gagawin, inuri-uri ko ang aking mga ideya sa apat na kategorya:

• Mahahalagang gawain - mga bagay na naglalapit sa atin sa pagkamit ng mga layunin.
• Mga agarang gawain - mga aksyon na nangangailangan ng agarang atensyon.
• Hindi ito masasaktan - Kasama sa kategoryang ito ang mga bagay na maaaring hindi apurahan at hindi mahalaga, ngunit ang pagpapatupad ng mga ito ay magpapadali sa iyong buhay sa susunod na pitong araw.
• Makakapaghintay - ito ay mga gawain na maaaring iiskedyul muli para sa isa pang linggo.

4. Tukuyin ang antas ng konsentrasyon

Nakalulungkot, lahat tayo ay may limitadong halaga ng atensyon, oras at lakas. Ang bawat gawain ay kumokonsumo ng isang tiyak na porsyento ng mga mahahalagang mapagkukunang ito. Samakatuwid, suriin ang nakatakdang gawain at italaga ang kaukulang numero dito sa ikaapat na hanay.

Halimbawa, ang pagsulat ng draft para sa isang post sa blog ay kinuha ang halos 20% ng aking pansin. At ang sulat para kay Chris ay tatlong linya ang haba - 2% lang.

5. Magtalaga ng priyoridad

Ang checkbox na ito ay nagmamarka ng mga gawain na may mga tag na "Mahalaga" at "Apurahang". Ibig sabihin, kailangan nilang gawin, anuman ang mangyari. Ito ang iyong priority list.

Kapag tapos ka nang piliin ang mga gawaing ito, dagdagan ang mga porsyento mula sa nakaraang column upang makita kung gaano karaming mapagkukunan ang gagastusin mo sa mga ito. Kung ito ay naging higit sa 90%, pagkatapos ay labis mong tinantya ang iyong lakas at kumagat ng higit sa maaari mong ngumunguya. I-reschedule ang bahagi nito sa susunod na linggo, o ikaw ay magiging sobra sa trabaho at wala kang oras para sa anumang bagay.

Sa pamamagitan ng paraan, isang kapaki-pakinabang na tip: Binibigyang-daan ka ng paniwala na i-filter ang mga nilalaman ng mga hilera ng talahanayan - ito ay kung paano ka makakapili ng mga priyoridad na gawain.

6. Iskedyul ang gawain

Ipinapakita ng checkmark sa susunod na column kung naka-iskedyul ang gawain sa iyong kalendaryo. Magpasya kung kailan mo ito tatakbo at lumikha ng naaangkop na kaganapan.

Siyanga pala, kung hindi ka gumagamit ng Google Calendar o iba pa, kumuha ng Notion. Doon maaari kang magdagdag ng mga gawain na naka-iskedyul para sa linggo.

7. Italaga ang gawain

Oo, mayroon kang parehong bilang ng oras bawat araw bilang Beyoncé, ngunit mayroon siyang malaking pangkat ng mga katulong na gumagawa ng maruming trabaho para sa kanya, kaya mas marami siyang ginagawa. Gayunpaman, kung mayroon ka ring isang tao na maaari mong ilipat ang ilan sa mga gawain, gawin ito at lagyan ng tsek ang itinalagang gawain sa naaangkop na hanay.

8. Tapusin ang gawain

Well, ang lahat ay simple. Kapag natapos mo na ang iyong proyekto o natapos mo ang isang gawain, lagyan ng check ang kahon sa huling column.

Bonus

Narito ang ilang hakbang upang matulungan kang maging mas organisado:

1. Suriin ang iyong paggastos sa nakaraang linggo at planuhin ang iyong badyet para sa susunod.
2. Isipin ang iyong menu para sa linggo, magdagdag ng mga produkto sa listahan ng pamimili.
3. Iproseso ang iyong Inbox para sa huling pitong araw sa isang napapanahong paraan at ayusin ang lahat ng naipon doon.
4. Magplano ng hindi bababa sa isang araw sa isang linggo para sa ehersisyo.

Tandaan na ang GTD ay medyo flexible at maaaring iayon sa iyong mga pangangailangan. Huwag mag-atubiling ayusin ang mga template ng Notion. Halimbawa, ang column ni Maria's Attention ay tila redundant sa akin. Para sa akin, sapat na ang isang tala, apurahan man o hindi ang gawain. Madali mong matatanggal ang mga column nito at magdagdag ng sarili mong column. Kaya, gumawa ako ng column na may label na "Trabaho", "Tahanan", "Pagmalikhain" at iba pa para pagbukud-bukurin ang mga gawain sa mga kategorya. Magagawa mo ito sa iyong paraan.